Modèle de prêt pour inventaire dans Google Sheets

Un service de votre entreprise prête-t-il des articles en interne ? Peut-être avez-vous une bibliothèque dans votre école qui prête des livres aux étudiants. Ou un service informatique qui prête du matériel informatique aux employés. Peut-être avez-vous une entreprise de location qui loue des articles à ses clients, comme des bicyclettes, des outils ou des vêtements ?

Quel que soit le type d'entreprise, d'institut ou d'organisation dans lequel vous travaillez, le suivi des articles prêtés est une tâche essentielle - mais elle est souvent effectuée manuellement ou à l'aide de systèmes informatiques encombrants.

En gardant un œil sur votre stock actuel et sur ce qui a été prêté (et à qui), vous pouvez calculer si vous avez suffisamment d'équipement pour votre entreprise, savoir si certains articles ne sont pas utilisés et retrouver les articles manquants ou en retard qui n'ont pas été restitués.

Vous pourriez acheter un logiciel de prêt spécialisé ou demander à votre équipe informatique de vous créer un système de suivi, mais vous pouvez en fait le faire vous-même en utilisant l'outil que vous connaissez et utilisez déjà : les feuilles de calcul. Je vous montrerai ici comment créer un système de prêt sur stock fiable dans Google Sheets, à l'aide d'un modèle automatisé.

Pourquoi choisir Google Sheets pour gérer les prêts sur stocks ?

• Flexible : Google Sheets vous permet de créer un système de prêt d'inventaire sur mesure que vous pouvez adapter vous-même. Aucun codage ni logiciel coûteux n'est nécessaire.
• Accessible : Parce qu'ils sont en ligne, les fichiers Google Sheets sont accessibles à tous les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent et à tout moment.
• Compatible avec tout : Si vous utilisez d'autres progiciels dans votre entreprise, vous pouvez facilement les intégrer à Google Sheets. Vous pouvez ainsi fusionner des données provenant d'autres départements.
• Facile à utiliser : Aucune formation n'est nécessaire, car vous êtes probablement déjà familiarisé avec les feuilles de calcul. Le système est simple à maintenir sans l'aide d'un spécialiste en informatique.

Comment démarrer

Modèle de prêt d'inventaire de Sheetgo est un système de feuille de calcul préétabli pour le prêt d'inventaire qui peut être utilisé par les entreprises ou les écoles qui louent ou prêtent du matériel de toute sorte. Le système offre aux gestionnaires un moyen fiable de suivre les niveaux d'inventaire tout en fournissant au personnel de la bibliothèque ou de l'atelier un moyen simple d'enregistrer les articles à l'entrée et à la sortie.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

1. Feuille de calcul pour l'enregistrement : C'est sur cette feuille de calcul que la (les) personne(s) responsable(s) enregistre(nt) les objets qui ont été retournés.
2. Feuille de calcul des sorties : C'est dans ce fichier que la (les) personne(s) responsable(s) enregistre(nt) les objets qui ont été prêtés, loués ou empruntés.
3. Fiche de prêt sur stock : Cette fiche est destinée au gestionnaire qui supervise toutes les opérations. Elle s'accompagne de tableaux de bord automatisés qui donnent une vue d'ensemble des niveaux de stock actuels.
4. Formulaire d'encaissement avec lecteur de code-barres (optionnel) : si vous souhaitez que la personne chargée de l'encaissement le fasse à l'aide d'un lecteur de code-barres, vous pouvez utiliser notre formulaire et éviter les erreurs humaines. 

Comment obtenir le modèle de prêt pour inventaire

Installez le modèle gratuit en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Comment utiliser le modèle de flux de travail pour les prêts sur stocks

Étape 1 : Supprimer les données de l'échantillon

Dans les fichiers d'entrée et de sortie, vous trouverez des exemples de données. Il suffit de supprimer ces données de toutes les cellules blanches avant de remplir les vôtres.

Étape 2 : Remplir la base de données des articles

Dans l'onglet Base de données des articles (Entrée), dressez la liste de tous les articles que vous avez en stock. Remplissez simplement le nom de l'article dans la colonne A et le stock total (montant) dans la colonne B.

Étape 3 : Commencer à vérifier les articles

Utilisez le dossier ou le formulaire "Check-out" pour noter tout objet que vous avez prêté, ainsi que le montant.

 Formulaire de sortie :

Consulter le dossier :

Étape 4 : Programmer des mises à jour automatiques pour que tous vos fichiers soient à jour

Étape 5 : Contrôler les niveaux de stock dans un tableau de bord automatisé

Enfin, le tableau de bord automatisé permet de contrôler visuellement les niveaux de stock. Vous verrez combien d'articles sont en rupture, quels articles exactement, et combien par chaque emprunteur.

Prêter des objets automatiquement dans Google Sheets

Le modèle étant basé sur Google Sheets, il est très flexible. Vous pouvez ajouter des données provenant de Google Forms, vous connecter à un lecteur de codes-barres ou vous relier à des flux de travail provenant d'autres départements, tels que les ventes ou les finances.

Voici comment utiliser le modèle de prêt pour inventaire dans Google Sheets.