Modelo de empréstimo de inventário no Planilhas Google

Algum departamento de sua empresa empresta itens internamente? Talvez você tenha uma biblioteca em sua escola que empresta livros aos alunos. Ou um departamento de TI que empresta equipamentos de informática aos funcionários. Talvez você tenha uma empresa de locação onde aluga itens para os clientes, como bicicletas, ferramentas ou roupas?

Seja qual for o tipo de empresa, instituto ou organização em que você trabalhe, o rastreamento de itens emprestados é uma tarefa essencial, mas geralmente é feito manualmente ou por meio de sistemas de TI complicados.

Manter o controle sobre exatamente o estoque que você tem no momento, o que foi emprestado (e para quem) ajuda a calcular se você tem equipamento suficiente para o seu negócio, a reconhecer se determinados itens não estão sendo usados e a ajudá-lo a rastrear itens perdidos ou vencidos que não foram devolvidos.

Você poderia comprar um software especializado em empréstimos ou pedir à sua equipe de TI que crie um sistema de rastreamento, mas na verdade você mesmo pode fazer isso usando a ferramenta que já conhece e usa: planilhas. Aqui, mostrarei como criar um sistema de empréstimo de inventário confiável no Google Sheets, usando um modelo automatizado.

Por que escolher o Google Sheets para gerenciar o empréstimo de estoque?

• Flexível: O Google Sheets permite que você crie um sistema de empréstimo de inventário sob medida que pode ser adaptado por você mesmo. Não é necessário codificar ou usar softwares caros.
• Acessível: Por serem on-line, os arquivos do Google Sheets podem ser acessados por todos da equipe em qualquer lugar e a qualquer momento.
• Compatível com tudo: Se você usa outros pacotes de software em sua empresa, pode integrá-los facilmente ao Google Sheets. Isso permite que você mescle dados de outros departamentos.
• Fácil de usar: Não é necessário nenhum treinamento, pois você provavelmente já está familiarizado com planilhas. A manutenção do sistema é simples, sem necessidade de suporte especializado de TI.

Como começar

Modelo de empréstimo de inventário da Sheetgo é um sistema de planilhas pré-construído para empréstimo de inventário que pode ser usado por empresas ou escolas que alugam ou emprestam equipamentos de qualquer tipo. O sistema oferece aos gerentes uma maneira confiável de controlar os níveis de estoque e, ao mesmo tempo, fornece à equipe da biblioteca ou da loja uma maneira simples de registrar a entrada e saída de itens.

O que você obtém com esse modelo:

1. Planilha de check-in: Essa planilha é onde a(s) pessoa(s) responsável(is) registra(m) quais itens foram devolvidos.
2. Planilha de check-out: Esse arquivo é onde a(s) pessoa(s) responsável(is) registra(m) os itens que foram emprestados, alugados ou tomados emprestados.
3. Planilha mestre de empréstimo de estoque: Destina-se ao gerente que supervisiona todas as operações. Ela vem com painéis automatizados que fornecem uma visão geral dos níveis atuais de estoque.
4. Formulário de check-out com leitor de código de barras (opcional): se você quiser que a pessoa responsável pelo check-out o faça com um leitor de código de barras, poderá aproveitar nosso formulário e evitar erros humanos. 

Como obter o modelo de empréstimo de inventário

Instale o modelo gratuito clicando no botão abaixo:

Como usar o modelo de fluxo de trabalho de empréstimo de inventário

Etapa 1: Remover dados de amostra

Nos arquivos de Check-in e Check-out, você encontrará dados de amostra. Basta remover esses dados de todas as células brancas antes de preencher os seus próprios dados.

Etapa 2: Preencher o banco de dados de itens

Na guia Item Database (Input), liste todos os itens que você tem em estoque. Basta preencher o nome do item na coluna A e o estoque total (valor) na coluna B.

Etapa 3: Comece a verificar os itens

Use o arquivo ou formulário Check-out para anotar qualquer item que você emprestar e o valor.

 Formulário de check-out:

Confira o arquivo:

Etapa 4: Programe atualizações automáticas para que todos os seus arquivos estejam atualizados

Etapa 5: Monitore os níveis de estoque em um painel automatizado

Por fim, monitore visualmente os níveis de estoque no painel automatizado. Você verá quantos itens estão esgotados, quais itens exatamente e quantos por cada mutuário.

Emprestar itens automaticamente no Planilhas Google

Como o modelo é baseado no Google Sheets, ele é bastante flexível. Você pode adicionar entradas de dados do Google Forms, conectar-se a um leitor de código de barras ou vincular-se a fluxos de trabalho de outros departamentos, como vendas ou finanças.

É assim que você usa o modelo de empréstimo de inventário no Planilhas Google.