Modèle de bon de commande dans Google Sheets

Si vous travaillez dans une petite entreprise, il est probable que vous disposiez d'un système informel de gestion des commandes et des achats. Les employés envoient peut-être un message rapide à un administrateur pour demander du matériel. Ou bien ils décrochent le téléphone pour passer une commande directement au fournisseur.

L'inefficacité et les problèmes de communication peuvent entraîner des commandes erronées, des pénuries et des perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Autant de mauvaises nouvelles pour vos clients. En outre, les dépenses excessives et les stocks peuvent nuire à votre trésorerie.

Imaginez que vous passiez une commande par téléphone auprès d'un fournisseur. Le jour de l'arrivée de la marchandise, un collègue accepte la livraison, mais la facture indique un prix plus élevé que le devis initial. Certains articles manquent et certaines marchandises arrivent endommagées. À moins que la même personne ne passe la commande et ne reçoive la livraison, il peut s'écouler un certain temps avant que quelqu'un ne remarque les erreurs. À ce moment-là, la facture a peut-être déjà été traitée et il est plus difficile de résoudre le problème avec le vendeur.

Votre collègue a-t-il déjà passé la commande ? Peut-être avez-vous commandé “deux” boîtes au téléphone, mais la personne au bureau a cru que vous aviez dit “dix”. Les problèmes de communication peuvent être évités grâce à un système formel de contrôle des achats, mais il n'est pas toujours facile de concevoir et de mettre en œuvre un système à partir de zéro.

Les progiciels spécialisés dans le contrôle des achats et l'approvisionnement ne sont pas bon marché, et ces programmes peuvent être trop complexes pour les petites entreprises. Au lieu de cela, vous pouvez créer votre propre solution de gestion des bons de commande à l'aide de l'outil que vous utilisez déjà : les feuilles de calcul.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour gérer les bons de commande ?

• Souplesse : Les feuilles de calcul vous permettent de créer un système adapté à votre entreprise. Vous pouvez l'adapter et l'étendre au fil du temps, sans assistance informatique.
• Accessible : Google Sheets étant basé sur le cloud, vous pouvez gérer vos données relatives aux bons de commande de n'importe où et à n'importe quel moment. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion internet. De plus, vous ne gaspillez pas d'argent en achetant des logiciels coûteux et inutiles.
• Compatible avec tout : tous les autres logiciels s'intègrent à Google Sheets. Cela signifie que vous pouvez facilement importer des données provenant d'autres secteurs de l'entreprise et les centraliser dans Google Sheets.
• Facile à utiliser : La plupart des gens utilisent des feuilles de calcul à un moment ou à un autre. Par conséquent, l'ensemble de l'équipe sera en mesure d'utiliser le système sans formation. Par conséquent, il est à l'épreuve du temps et facile à maintenir.

Comment démarrer

Sheetgo's Le modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul est un système préconstruit pour la gestion automatisée des bons de commande. Il peut être utilisé par n'importe quelle entreprise, dans n'importe quel secteur. Le modèle offre aux administrateurs un moyen simple et fiable de gérer les demandes de commandes émanant de l'ensemble de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Un modèle de feuille de calcul standard est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques, des mises en page et des formules. En revanche, un modèle de flux de travail Sheetgo est un système complet. Il s'agit d'un groupe de feuilles de calcul Google interconnectées qui échangent des données entre elles. Vous pouvez ainsi partager des données avec d'autres personnes tout en travaillant de manière indépendante dans votre propre fichier.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données : Chaque dossier est consacré à une tâche spécifique, ce qui permet de sécuriser et de séparer les flux de données. Les équipes soumettent des demandes d'approvisionnement dans leur propre feuille de calcul. Le responsable reçoit toutes les demandes dans sa feuille principale, où il enregistre également des informations sur les livraisons reçues.
• Évolutivité : La fonction de partage de Google Sheets est puissante, mais plusieurs personnes travaillant sur la même feuille de calcul peuvent alourdir et ralentir le fichier. La séparation des données dans des feuilles de calcul individuelles assure le bon fonctionnement du système. Pour étendre le modèle à d'autres services, il suffit de dupliquer l'une des feuilles de calcul et de la partager avec d'autres équipes.
• Intégration : Outre la possibilité d'importer des données à partir de différents logiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul permet aux gestionnaires de fusionner les données des différents services. En quelques clics, vous pouvez relier votre flux de commandes d'achat à votre flux financier pour générer des rapports.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le modèle de gestion des bons de commande Sheetgo, Dans le cas d'une connexion à Sheetgo, trois fichiers Google Sheets avec des connexions prêtes à l'emploi sont enregistrés sur votre Google Drive :

• Deux Demande de commande feuilles de calcul. Partagez ces fichiers avec les membres de l'équipe qui soumettront les demandes d'achat et faites-en autant de copies que nécessaire pour les autres services. Chaque équipe utilise sa copie de la feuille de calcul pour demander du matériel et des fournitures.
• Un Gestion des bons de commande Le gestionnaire reçoit les demandes de commande de l'ensemble de l'entreprise et enregistre les dates d'arrivée des commandes. Le gestionnaire y reçoit les demandes de commande de l'ensemble de l'entreprise et enregistre l'arrivée des commandes. Dans les tableaux de bord automatisés, il obtient un aperçu visuel des délais de livraison, des réclamations, des commandes passées et reçues, ainsi que des coûts par fournisseur.

Comment obtenir le modèle de flux de travail

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour installer le modèle de gestion des bons de commande de Sheetgo et ensuite

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Cliquez sur Installer le modèle.
3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo crée des copies des fichiers et les connecte.

Le fichier principal Gestion des bons de commande s'ouvre dans Sheetgo. Jetez un coup d'œil à tous les fichiers pour vous familiariser avec le modèle. Vous verrez que les feuilles de calcul contiennent des exemples de données pour vous montrer comment fonctionne le modèle. Il suffit de supprimer ou d'écraser ces informations lorsque vous commencez à utiliser le modèle.

Pour ouvrir l'une des feuilles de calcul, double-cliquez sur le fichier dans la barre latérale de droite. Pour fermer la barre latérale, il suffit de la faire glisser vers la droite à l'aide des flèches bleues.

Comment utiliser le modèle de bon de commande

Étape 1: Créer une liste de fournisseurs

Dans le cadre de la Fiche de gestion des commandes d'achat, supprimez les données de l'échantillon et entrez votre liste de fournisseurs dans le champ Registre des fournisseurs (Entrée) tabulation.

Ne pas taper dans la zone grise Colonne du code fournisseur (colonne A). Le tableur génère automatiquement ce code pour vous.

Étape 2 : Transfert des données des fournisseurs vers les fichiers connectés

Lorsque vous avez complété le registre des fournisseurs, il est temps de transférer ces informations à l Demande de commande de l'entreprise. Cela permettra à vos collègues de sélectionner un fournisseur à partir d'un menu déroulant dans leurs propres feuilles de calcul lorsqu'ils passent une commande.

Cliquez sur Flux de travail sur le côté droit de l'écran pour ouvrir le panneau latéral.

Cliquez maintenant sur Exécuter dans la barre de menu.

Étape 3 : Partager les feuilles de calcul des demandes de commande

Tout d'abord, supprimez les données de l'échantillon de la base de données Demande de commande #1 et Demande de commande #2 et les partager avec le(s) collègue(s) approprié(s) en utilisant la fonction de partage de Google Sheets.

Deuxièmement, partager les feuilles de calcul avec des personnes, une équipe ou un service spécifique.

Dans Sheetgo, cliquez sur Ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Lorsque le fichier s'ouvre dans votre navigateur, il vous suffit de cliquer sur le bouton vert Partager bouton.

Étape 4 : Commencer à saisir les commandes

Lorsque vos collègues souhaitent commander des articles, il leur suffit de saisir les informations dans le formulaire de commande. Demande de commande de leur feuille de calcul.

Notez qu'ils ne doivent pas modifier les colonnes grises (Numéro de commande et Coût total), car le modèle les remplit automatiquement. Dites à vos collègues de consulter les instructions figurant dans le premier onglet de la feuille de calcul.

Étape 5 : Mise à jour du flux de travail

Une fois que vos collègues ont commencé à saisir les demandes de commande dans leurs feuilles de calcul, vous devez transférer ces données dans la feuille maîtresse du gestionnaire. Pour ce faire manuellement, cliquez sur Flux de travail sur le côté droit et cliquez sur Exécuter.

Vous verrez que toutes les demandes de commande des feuilles de calcul de vos collègues ont été importées dans la base de données du Commandes consolidées à l'intérieur de la feuille maîtresse. Notez que l'onglet comporte une icône de cadenas. Cette icône vous rappelle qu'il s'agit d'un onglet Sheetgo connecté et que les données ne doivent pas être modifiées.

Étape 6 : Automatiser le système de gestion des bons de commande

Pour être sûr de recevoir régulièrement les nouvelles demandes de commande, programmez des mises à jour automatiques.

Chaque fois que vous mettez à jour le flux de travail, les connexions Sheetgo actualisent les données dans toutes les feuilles de calcul.

Cela signifie que si vous ajoutez un nouveau fournisseur, il apparaîtra automatiquement dans la liste des fournisseurs. Demande de commande dans le menu déroulant de la fiche. Lorsqu'un collègue place une demande de commande, celle-ci apparaît dans votre feuille maîtresse.

Cliquez sur Automatiser dans la barre de menu et choisissez la fréquence de mise à jour des connexions.

Étape 7 : Enregistrer les livraisons

Lorsque de nouvelles livraisons arrivent dans l'entreprise, il convient de les enregistrer dans la base de données des livraisons. Onglet Commandes reçues de la fiche du gestionnaire.

Saisissez la date, sélectionnez le numéro de commande dans le menu déroulant et notez toute réclamation ou tout problème lié à la livraison.

Si les livraisons sont acceptées ou traitées par un autre collègue ou une autre équipe, vous pouvez partager cette feuille de calcul avec eux et leur demander de remplir cet onglet.