Modèle de bon de commande dans Google Sheets

Si vous travaillez dans une petite entreprise, il est probable que vous disposiez d'un système informel de gestion des commandes et des achats. Les employés envoient peut-être un message rapide à un administrateur pour demander du matériel. Ou bien ils décrochent le téléphone pour passer une commande directement au fournisseur.

L'inefficacité et les problèmes de communication peuvent entraîner des commandes erronées, des pénuries et des perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Autant de mauvaises nouvelles pour vos clients. En outre, les dépenses excessives et les stocks peuvent nuire à votre trésorerie.

Imaginez que vous passiez une commande par téléphone auprès d'un fournisseur. Le jour de l'arrivée de la marchandise, un collègue accepte la livraison, mais la facture indique un prix plus élevé que le devis initial. Certains articles manquent et certaines marchandises arrivent endommagées. À moins que la même personne ne passe la commande et ne reçoive la livraison, il peut s'écouler un certain temps avant que quelqu'un ne remarque les erreurs. À ce moment-là, la facture a peut-être déjà été traitée et il est plus difficile de résoudre le problème avec le vendeur.

Votre collègue a-t-il déjà passé la commande ? Peut-être avez-vous commandé “deux” boîtes au téléphone, mais la personne au bureau a cru que vous aviez dit “dix”. Les problèmes de communication peuvent être évités grâce à un système formel de contrôle des achats, mais il n'est pas toujours facile de concevoir et de mettre en œuvre un système à partir de zéro.

Les progiciels spécialisés dans le contrôle des achats et l'approvisionnement ne sont pas bon marché, et ces programmes peuvent être trop complexes pour les petites entreprises. Au lieu de cela, vous pouvez créer votre propre solution de gestion des bons de commande à l'aide de l'outil que vous utilisez déjà : les feuilles de calcul.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour gérer les bons de commande ?

• Souplesse : Les feuilles de calcul vous permettent de créer un système adapté à votre entreprise. Vous pouvez l'adapter et l'étendre au fil du temps, sans assistance informatique.
• Accessible : Google Sheets étant basé sur le cloud, vous pouvez gérer vos données relatives aux bons de commande de n'importe où et à n'importe quel moment. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion internet. De plus, vous ne gaspillez pas d'argent en achetant des logiciels coûteux et inutiles.
• Compatible avec tout : tous les autres logiciels s'intègrent à Google Sheets. Cela signifie que vous pouvez facilement importer des données provenant d'autres secteurs de l'entreprise et les centraliser dans Google Sheets.
• Facile à utiliser : La plupart des gens utilisent des feuilles de calcul à un moment ou à un autre. Par conséquent, l'ensemble de l'équipe sera en mesure d'utiliser le système sans formation. Par conséquent, il est à l'épreuve du temps et facile à maintenir.

Comment démarrer

Sheetgo’s Purchase order management template is a ready-to-use Google Sheets file for tracking purchase orders from request to delivery. It works for any business, in any sector — there is nothing to install and nothing to connect. Get your free copy, and start logging orders in minutes.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

When you get le modèle de gestion des bons de commande Sheetgo, you receive a single Google Sheets file with everything in one place:

• A Suppliers register and an Orders log where teams record purchase requests.
• A Received tab to record deliveries as they arrive.
• Un Open POs tab that shows what is still outstanding — ordered minus received — for every order line.

How to get the template

Click on the button below to get Sheetgo’s Purchase order management template, then:

Step 1: Enter your orders

First, list the companies you buy from in the Suppliers tab. Then, in the Orders tab, log each order line: order number, date, supplier, item, unit price and quantity.

Leave the gray Total column alone — the template fills it in with a built-in formula. The Read me tab explains what goes in each column.

Step 2: Register deliveries

When new deliveries arrive, log them in the Received tab: order number, item, received date and quantity received.

Le Open POs tab then shows what is still outstanding — ordered minus received — for every order line.

If deliveries are accepted by another colleague or team, you can share the file with them and ask them to fill out this tab.

Questions fréquemment posées