Se você trabalha em uma pequena empresa, é provável que tenha um sistema informal de gerenciamento de pedidos e compras. Talvez a equipe simplesmente envie uma mensagem rápida a um administrador solicitando materiais. Ou talvez peguem o telefone para fazer um pedido diretamente ao fornecedor.
Ineficiências e problemas de comunicação podem levar a pedidos incorretos, escassez e interrupção da cadeia de suprimentos. Tudo isso é uma má notícia para seus clientes. Além disso, gastos excessivos e estoques podem prejudicar seu fluxo de caixa.
Imagine que você faça um pedido a um fornecedor por telefone. No dia em que a remessa chega, um colega aceita a entrega, mas a fatura mostra um preço mais alto do que a cotação original. Alguns itens estão faltando e algumas mercadorias chegam danificadas. A menos que a mesma pessoa faça o pedido e receba a entrega, pode haver um atraso até que alguém detecte os erros. Nesse momento, a fatura pode já ter sido processada e é mais difícil resolver o problema com o fornecedor.
Seu colega já fez o pedido? Talvez você tenha pedido “duas” caixas pelo telefone, mas a pessoa no escritório achou que você tinha dito “dez”. Os problemas de comunicação podem ser evitados com um sistema formal de controle de compras, mas nem sempre é fácil projetar e implementar um sistema do zero.
Pacotes de software especializados em controle de compras e aquisições não são baratos, e esses programas podem ser excessivamente complexos para pequenas empresas. Em vez disso, é possível criar sua própria solução de gerenciamento de pedidos de compra com a ferramenta que você já usa: planilhas.
Get the free template and start managing your pedidos de compra
Por que usar o Google Sheets para gerenciar pedidos de compra?
- Flexíveis: As planilhas permitem que você crie um sistema personalizado para a sua empresa. Você pode adaptá-lo e expandi-lo ao longo do tempo, sem suporte de TI.
- Acessível: O Google Sheets é baseado na nuvem, portanto, você pode gerenciar os dados do seu pedido de compra de qualquer lugar, a qualquer momento. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet. Além disso, você não desperdiçará dinheiro com softwares caros e desnecessários.
- Compatível com tudo: todos os outros pacotes de software se integram ao Google Sheets. Isso significa que você pode importar facilmente dados de outras partes da empresa e centralizar tudo no Google Sheets.
- Fácil de usar: A maioria das pessoas usa planilhas em algum momento. Portanto, toda a equipe poderá usar o sistema sem treinamento. Como resultado, ele é preparado para o futuro e fácil de manter.
Como começar
Sheetgo’s Purchase order management template is a ready-to-use Google Sheets file for tracking purchase orders from request to delivery. It works for any business, in any sector — there is nothing to install and nothing to connect. Get your free copy, and start logging orders in minutes.
O que você obtém com esse modelo:
When you get o modelo de gerenciamento de pedidos de compra da Sheetgo, you receive a single Google Sheets file with everything in one place:
- A Suppliers register and an Orders log where teams record purchase requests.
- A Recebido tab to record deliveries as they arrive.
- Um Open POs tab that shows what is still outstanding — ordered minus received — for every order line.
How to get the template
Click on the button below to get Sheetgo’s Purchase order management template, then:
Step 1: Enter your orders
First, list the companies you buy from in the Suppliers tab. Then, in the Orders tab, log each order line: order number, date, supplier, item, unit price and quantity.
Leave the gray Total column alone — the template fills it in with a built-in formula. The Read me tab explains what goes in each column.
Start managing your pedidos de compra
Step 2: Register deliveries
When new deliveries arrive, log them in the Recebido tab: order number, item, received date and quantity received.
O Open POs tab then shows what is still outstanding — ordered minus received — for every order line.
If deliveries are accepted by another colleague or team, you can share the file with them and ask them to fill out this tab.
Start managing your pedidos de compra
Perguntas frequentes
Is the purchase order template free?
Yes. It is a Google Sheets file you copy to your own Drive, with nothing to install.
How does it track what is still outstanding?
The Open POs tab compares what you ordered against what you have recorded as received, and shows the difference per order line.
Can it send the purchase orders for me?
No. It is a spreadsheet for logging and tracking orders. Sending orders and chasing suppliers is what Sheetgo’s supply-chain virtual employee does.
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