Modelo de pedido de compra no Planilhas Google

Se você trabalha em uma pequena empresa, é provável que tenha um sistema informal de gerenciamento de pedidos e compras. Talvez a equipe simplesmente envie uma mensagem rápida a um administrador solicitando materiais. Ou talvez peguem o telefone para fazer um pedido diretamente ao fornecedor.

Ineficiências e problemas de comunicação podem levar a pedidos incorretos, escassez e interrupção da cadeia de suprimentos. Tudo isso é uma má notícia para seus clientes. Além disso, gastos excessivos e estoques podem prejudicar seu fluxo de caixa.

Imagine que você faça um pedido a um fornecedor por telefone. No dia em que a remessa chega, um colega aceita a entrega, mas a fatura mostra um preço mais alto do que a cotação original. Alguns itens estão faltando e algumas mercadorias chegam danificadas. A menos que a mesma pessoa faça o pedido e receba a entrega, pode haver um atraso até que alguém detecte os erros. Nesse momento, a fatura pode já ter sido processada e é mais difícil resolver o problema com o fornecedor.

Seu colega já fez o pedido? Talvez você tenha pedido “duas” caixas pelo telefone, mas a pessoa no escritório achou que você tinha dito “dez”. Os problemas de comunicação podem ser evitados com um sistema formal de controle de compras, mas nem sempre é fácil projetar e implementar um sistema do zero.

Pacotes de software especializados em controle de compras e aquisições não são baratos, e esses programas podem ser excessivamente complexos para pequenas empresas. Em vez disso, é possível criar sua própria solução de gerenciamento de pedidos de compra com a ferramenta que você já usa: planilhas.

Por que usar o Google Sheets para gerenciar pedidos de compra?

• Flexíveis: As planilhas permitem que você crie um sistema personalizado para a sua empresa. Você pode adaptá-lo e expandi-lo ao longo do tempo, sem suporte de TI.
• Acessível: O Google Sheets é baseado na nuvem, portanto, você pode gerenciar os dados do seu pedido de compra de qualquer lugar, a qualquer momento. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet. Além disso, você não desperdiçará dinheiro com softwares caros e desnecessários.
• Compatível com tudo: todos os outros pacotes de software se integram ao Google Sheets. Isso significa que você pode importar facilmente dados de outras partes da empresa e centralizar tudo no Google Sheets.
• Fácil de usar: A maioria das pessoas usa planilhas em algum momento. Portanto, toda a equipe poderá usar o sistema sem treinamento. Como resultado, ele é preparado para o futuro e fácil de manter.

Como começar

Sheetgo's O modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha é um sistema pré-construído para o gerenciamento automatizado de pedidos de compra. Ele pode ser usado por qualquer empresa, em qualquer setor. O modelo oferece aos administradores uma maneira simples e confiável de gerenciar solicitações de pedidos de toda a empresa.

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Um modelo de planilha padrão é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas. Por outro lado, um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo é um sistema completo. É um grupo de Planilhas Google interconectadas que trocam dados entre si. Isso permite que você compartilhe dados com outras pessoas enquanto trabalha de forma independente em seu próprio arquivo individual.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade dos dados: Cada arquivo é dedicado a uma tarefa específica, o que mantém os fluxos de dados seguros e separados. As equipes enviam solicitações de suprimentos em sua própria planilha. O gerente recebe todas as solicitações em sua planilha principal, onde também registra informações sobre as entregas recebidas.
• Escalabilidade: A função de compartilhamento do Google Sheets é poderosa, mas várias pessoas trabalhando na mesma planilha podem tornar o arquivo pesado e lento. A separação dos dados em planilhas individuais mantém o sistema funcionando sem problemas. Para expandir o modelo para mais departamentos, basta duplicar uma das planilhas e compartilhá-la com outras equipes.
• Integração: Além de poder importar dados de diferentes softwares, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes mesclem dados de departamentos. Com alguns cliques, você pode conectar o fluxo de trabalho do pedido de compra ao fluxo de trabalho financeiro para gerar relatórios.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o o modelo de gerenciamento de pedidos de compra da Sheetgo, Se o Sheetgo estiver pronto, três arquivos do Google Sheets com conexões prontas do Sheetgo serão salvos em seu Google Drive:

• Dois Solicitação de pedido planilhas eletrônicas. Compartilhe esses arquivos com os membros da equipe que enviarão as solicitações de compra e faça quantas cópias forem necessárias para outros departamentos. Cada equipe usa sua cópia da planilha para solicitar materiais e suprimentos.
• Um Gerenciamento de pedidos de compra para o administrador e a pessoa responsável pelo processamento das entregas. Aqui, o gerente recebe solicitações de pedidos de toda a empresa e registra quando os pedidos chegam. Nos painéis automatizados, ele tem uma visão geral dos prazos de entrega, reclamações, pedidos feitos e recebidos, além dos custos por fornecedor.

Como obter o modelo de fluxo de trabalho

Clique no botão abaixo para instalar o modelo de gerenciamento de pedidos de compra da Sheetgo e, em seguida

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Clique em Instalar o modelo.
3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo cria cópias dos arquivos e os conecta.

O arquivo mestre de gerenciamento de pedidos de compra é aberto no Sheetgo. Dê uma olhada em todos os arquivos para se familiarizar com o modelo. Você verá que as planilhas contêm dados de amostra para mostrar como o modelo funciona. Basta excluir ou sobrescrever essas informações quando você começar a usar o modelo.

Para abrir qualquer uma das planilhas, clique duas vezes no arquivo na barra lateral à direita. Quando quiser fechar a barra lateral, basta deslizá-la para a direita usando as setas azuis.

Como usar o modelo de pedido de compra

Etapa 1: Criar uma lista de fornecedores

No Planilha mestre de gerenciamento de pedidos de compra, exclua os dados de amostra e insira sua lista de fornecedores na seção Registro de fornecedores (Entrada) guia.

Não digite no campo cinza Coluna Código do fornecedor (Coluna A). A planilha gerará esse código para você automaticamente.

Etapa 2: transfira os dados do fornecedor para os arquivos conectados

Depois de concluir o registro do fornecedor, é hora de transferir essas informações para o Solicitação de pedido arquivos. Isso permitirá que seus colegas selecionem um fornecedor em um menu suspenso em suas próprias planilhas quando fizerem um pedido.

Clique em Fluxo de trabalho no lado direito da tela para abrir o painel lateral.

Agora clique em Executar na barra de menus.

Etapa 3: Compartilhe as planilhas de solicitação de pedidos

Em primeiro lugar, exclua os dados de amostra da pasta Solicitação de pedido #1 e Solicitação de pedido #2 e compartilhá-los com o(s) colega(s) apropriado(s) usando a função de compartilhamento do Google Sheets.

Em segundo lugar, compartilhe as planilhas com indivíduos ou com uma equipe ou departamento específico.

Dentro do Sheetgo, clique em Abrir em uma nova janela. Quando o arquivo for aberto em seu navegador, basta clicar no ícone verde Compartilhar botão.

Etapa 4: Comece a registrar os pedidos

Quando seus colegas quiserem fazer pedidos de itens, basta inserir as informações no Solicitação de pedido da planilha.

Observe que eles não devem editar as colunas cinza (Número do pedido e Custo total), pois o modelo as preenche automaticamente. Diga a seus colegas para verificarem as instruções na primeira guia da planilha.

Etapa 5: Atualizar o fluxo de trabalho

Depois que seus colegas começarem a inserir as solicitações de pedidos em suas planilhas, você precisará puxar esses dados para a planilha mestre do gerente. Para fazer isso manualmente, clique em Fluxo de trabalho no lado direito e clique em Executar.

Você verá que todas as solicitações de pedidos das planilhas de seus colegas foram importadas para a planilha Ordens consolidadas dentro da planilha mestre. Observe que a guia tem um ícone de cadeado. Isso serve apenas para lembrá-lo de que essa é uma guia conectada da Sheetgo e que os dados não devem ser editados.

Etapa 6: Automatizar o sistema de gerenciamento de pedidos de compra

Para garantir que você receba novas solicitações de pedidos regularmente, programe atualizações automáticas.

Toda vez que você atualiza o fluxo de trabalho, as conexões do Sheetgo atualizam os dados em todas as planilhas.

Isso significa que, se você adicionar um novo fornecedor, ele aparecerá automaticamente na lista Solicitação de pedido menu suspenso da planilha. Quando um colega fizer uma solicitação de pedido, ela aparecerá em sua planilha mestre.

Clique em Automatizar na barra de menus e escolha a frequência com que deseja que as conexões sejam atualizadas.

Etapa 7: Registre as entregas

Quando novas entregas chegarem à empresa, registre-as no Guia Pedidos recebidos da planilha mestre do gerente.

Digite a data, selecione o número do pedido no menu suspenso e anote quaisquer reclamações ou problemas com a entrega.

Se as entregas forem aceitas ou processadas por outro colega ou equipe, você pode compartilhar essa planilha com eles e instruí-los a preencher essa guia.