Si trabaja en una pequeña empresa, es probable que disponga de un sistema informal de gestión de pedidos y adquisiciones. Tal vez el personal se limite a enviar un mensaje rápido a un administrador solicitando materiales. O tal vez descuelguen el teléfono para hacer un pedido directamente al proveedor.
La ineficacia y los problemas de comunicación pueden dar lugar a pedidos incorrectos, desabastecimiento e interrupción de la cadena de suministro. Todo ello son malas noticias para sus clientes. Además, los gastos excesivos y la acumulación de existencias pueden hacer mella en su flujo de caja.
Imagine que hace un pedido a un proveedor por teléfono. El día que llega el envío, un colega acepta la entrega pero la factura muestra un precio superior al presupuesto original. Faltan algunos artículos y otros llegan dañados. A menos que la misma persona haga el pedido y reciba la entrega, puede haber un retraso antes de que alguien detecte los errores. En ese momento, puede que la factura ya se haya procesado y sea más difícil resolver el problema con el proveedor.
¿Su colega ya ha hecho el pedido? Quizá pidió “dos” cajas por teléfono, pero la persona de la oficina pensó que había dicho “diez”. Los problemas de comunicación pueden evitarse con un sistema formal de control de compras, pero no siempre es fácil diseñar e implantar un sistema desde cero.
Los paquetes de software especializados en control de compras y aprovisionamiento no son baratos, y estos programas pueden resultar excesivamente complejos para las pequeñas empresas. En su lugar, puedes crear tu propia solución de gestión de pedidos de compra con la herramienta que ya utilizas: las hojas de cálculo.
Get the free template and start managing your órdenes de compra
¿Por qué utilizar Google Sheets para gestionar pedidos de compra?
- Flexibles: Las hojas de cálculo te permiten crear un sistema a la medida de tu empresa. Puedes adaptarlo y ampliarlo con el tiempo, sin ayuda informática.
- Accesible: Google Sheets está basado en la nube, por lo que puedes gestionar los datos de tus pedidos de compra desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet. Además, no gastarás dinero en software caro e innecesario.
- Compatible con todo: todos los demás paquetes de software se integran con Google Sheets. Esto significa que puedes importar fácilmente datos de otras partes de la empresa y centralizarlo todo en Google Sheets.
- Facilidad de uso: La mayoría de la gente utiliza hojas de cálculo en algún momento. Por lo tanto, todo el equipo podrá utilizar el sistema sin necesidad de formación. Como resultado, está preparado para el futuro y es fácil de mantener.
Cómo empezar
Sheetgo’s Purchase order management template is a ready-to-use Google Sheets file for tracking purchase orders from request to delivery. It works for any business, in any sector — there is nothing to install and nothing to connect. Get your free copy, and start logging orders in minutes.
Lo que obtienes con esta plantilla:
When you get la plantilla de gestión de pedidos de Sheetgo, you receive a single Google Sheets file with everything in one place:
- A Suppliers register and an Orders log where teams record purchase requests.
- A Recibido tab to record deliveries as they arrive.
- En Open POs tab that shows what is still outstanding — ordered minus received — for every order line.
How to get the template
Click on the button below to get Sheetgo’s Purchase order management template, then:
Step 1: Enter your orders
First, list the companies you buy from in the Suppliers tab. Then, in the Orders tab, log each order line: order number, date, supplier, item, unit price and quantity.
Leave the gray Total column alone — the template fills it in with a built-in formula. The Read me tab explains what goes in each column.
Start managing your órdenes de compra
Step 2: Register deliveries
When new deliveries arrive, log them in the Recibido tab: order number, item, received date and quantity received.
En Open POs tab then shows what is still outstanding — ordered minus received — for every order line.
If deliveries are accepted by another colleague or team, you can share the file with them and ask them to fill out this tab.
Start managing your órdenes de compra
Preguntas más frecuentes
Is the purchase order template free?
Yes. It is a Google Sheets file you copy to your own Drive, with nothing to install.
How does it track what is still outstanding?
The Open POs tab compares what you ordered against what you have recorded as received, and shows the difference per order line.
Can it send the purchase orders for me?
No. It is a spreadsheet for logging and tracking orders. Sending orders and chasing suppliers is what Sheetgo’s supply-chain virtual employee does.
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