Flux de travail pour l'approbation des bons de commande dans Google Sheets

Comme de nouveaux départements demandent constamment de nouveaux bons de commande pour assurer le bon déroulement de leurs opérations, l'ensemble du processus d'approbation des bons de commande peut devenir complexe et difficile à gérer efficacement. Avec un workflow d'approbation des bons de commande, vous pouvez facilement garder le contrôle sur les nouvelles demandes de commande et suivre les approbations en un seul endroit, réduisant ainsi le temps d'exécution pour toutes les personnes impliquées.

Les flux d'approbation des bons de commande permettent de rationaliser l'ensemble du processus de commande dans plusieurs départements d'une organisation. Supposons par exemple que je sois le responsable des commandes pour l'ensemble de mon entreprise. Grâce à un flux d'approbation des bons de commande, je peux recevoir plusieurs demandes de commande par jour de la part de différents services tels que les ventes, le marketing ou les ressources humaines. Je peux ensuite gérer les approbations à partir d'un seul endroit, déterminer les demandes de commande à envoyer aux fournisseurs et enfin suivre les commandes exécutées.

Voyons plus en détail ce qu'est un workflow d'approbation des bons de commande et comment vous pouvez en mettre un en place dans vos opérations en seulement 12 étapes faciles.

Qu'est-ce que l'approbation d'un bon de commande ?

Un bon de commande est un document officiel qui représente un contrat entre le fournisseur et l'acheteur de biens achetés. L'approbation d'un bon de commande est l'ensemble du processus qui va de la demande d'une commande à son envoi au fournisseur et au suivi de l'exécution de l'achat jusqu'à votre entreprise.

Chaque demande de commande doit être vérifiée par l'approbateur désigné, qui peut être un responsable de commande ou même des parties prenantes (en fonction de votre activité). Il peut approuver ou refuser une demande, et toutes les demandes approuvées deviennent alors le bon de commande officiel qui est envoyé au fournisseur.

Comment fonctionne le processus d'approbation d'un bon de commande ?

Bien que le processus d'approbation des bons de commande comporte de nombreuses étapes, il s'agit d'une séquence assez simple.

Tout d'abord, les membres de l'équipe demandent à acheter un ou plusieurs articles sous la forme d'une demande de commande. Celle-ci est ensuite reçue par l'approbateur, qui peut approuver ou rejeter la demande.

Si elle est approuvée, la demande de commande est immédiatement envoyée au fournisseur, qui répond à la demande et livre la commande à l'entreprise.

Flux de travail pour l'approbation des bons de commande Sheetgo

Le processus d'approbation des bons de commande de Sheetgo se distingue des autres car il automatise l'ensemble du processus, du début à la fin. Le système préconstruit se compose de 4 formulaires Sheetgo, qui sont connectés à la feuille de calcul principale - la base de données des bons de commande. Vous disposez ainsi d'un flux d'approbation basé sur des formulaires qui enregistre et envoie automatiquement vos données d'achat au membre de l'équipe concerné.

Les différents services peuvent soumettre leur demande de commande via un formulaire Sheetgo. L'approbateur désigné est automatiquement informé par e-mail de chaque nouvelle demande et peut approuver ou refuser la demande à l'aide d'un autre formulaire Sheetgo. Sheetgo reprend ensuite les données du formulaire de demande de commande et les transfère dans les onglets dynamiques situés dans le modèle de document de commande.

Sheetgo génère donc automatiquement le document de commande officiel pour toutes les commandes approuvées, au format PDF. Ce document peut ensuite être envoyé directement au fournisseur. Pour compléter le flux de travail, le demandeur doit ensuite remplir un formulaire pour indiquer qu'il a reçu la commande du fournisseur.

Pourquoi utiliser l'approbation des bons de commande ?

Grâce à un workflow d'approbation des bons de commande, une entreprise peut gérer en un seul endroit tous ses bons de commande dans plusieurs départements. De plus, elle peut rationaliser de manière significative le délai d'exécution entre la demande de commande et l'exécution de la commande.

Avec le workflow d'approbation des bons de commande de Sheetgo, vous bénéficiez d'encore plus d'avantages pour votre entreprise. En voici quelques-uns :

• Flux de travail entièrement automatisé : Sheetgo automatise l'ensemble du processus, du début à la fin, pour une opération rationalisée et efficace qui ne nécessite qu'un minimum d'efforts de votre part.
• Introduisez facilement des données avec les formulaires de Sheetgo : Les formulaires Sheetgo permettent aux différents membres de votre équipe de soumettre facilement de nouvelles données, à tout moment et en tout lieu. De plus, Sheetgo transfère automatiquement ces données dans d'autres connexions pour vous !
• Génération automatique de documents et de fichiers PDF : Il n'est pas nécessaire de créer manuellement un nouveau document pour chaque nouvelle demande de commande. Sheetgo génère automatiquement vos documents et les transforme en PDF prêts à être partagés.
• Intégration de Gmail : Envoyez automatiquement un document ou un PDF à son destinataire grâce à l'intégration de Gmail dans Sheetgo. Sheetgo extrait automatiquement les données de messagerie de vos feuilles de calcul et envoie chaque nouveau document au destinataire correspondant.
• Flux de travail évolutif : Lorsque votre entreprise se développe, votre flux de travail aussi. Les flux de travail de Sheetgo sont facilement personnalisables et constructibles pour répondre à vos besoins.
• Recevez les dernières informations sur le tableau de bord : Obtenez des informations en temps réel grâce à une variété d'indicateurs à portée de main. Utilisez-les pour optimiser votre gestion et prendre des décisions importantes pour l'avenir.

Maintenant que nous connaissons les avantages du workflow d'approbation des bons de commande de Sheetgo et que nous savons exactement comment il fonctionne, voici une description étape par étape de l'installation du workflow d'achat et de son utilisation efficace dans vos propres opérations commerciales.

Comment mettre en place un workflow d'approbation des commandes

1. Installer le modèle de bon de commande avec approbation de Sheetgo

Pour accéder au workflow d'approbation des bons de commande par Sheetgo, cliquez sur le bouton bleu ci-dessous.

Une fois ouvert dans Sheetgo, cliquez sur Installer le modèle.

Si c'est la première fois que vous installez un modèle en utilisant l'intégration Gmail, il se peut que vous deviez autoriser l'utilisation de votre compte Gmail via Sheetgo.

Une fois que vous avez autorisé l'utilisation de Gmail dans Sheetgo, l'application web de Sheetgo s'ouvre sur la page d'accueil. Vue d'ensemble de votre nouveau système.

2. Supprimer les données de l'échantillon de la feuille de calcul

Afin d'ajouter vos propres données au flux de travail, vous devez d'abord supprimer les données d'échantillonnage qui se trouvent dans la base de données des commandes d'achat. Dans la fenêtre Flux de travail Cliquez sur la section Dossiers et ouvrez la base de données des bons de commande. Tout en conservant toutes les colonnes intactes, supprimez toutes les données de l'échantillon dans les cellules blanches uniquement.

Vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl/Cmd + Shift + flèche vers le bas pour sélectionner facilement toutes les cellules. Appuyez ensuite sur supprimer.

A noter : Il est extrêmement important de ne supprimer que les données des cellules blanches des fiches d'approbation. Les cellules colorées remplissent des fonctions spécifiques dans le flux de travail et ne doivent donc pas être modifiées.

Pour plus d'informations, visitez notre site Page d'aide des formulaires Sheetgo.

3. Customize the purchase order document template

The purchase order document template is a Google Doc ready to be customized to create your own purchase orders. It already contains the dynamic tabs needed to automatically transfer the data from an order request to the template to create an official document.

However, you can customize certain elements of the template specific to your company e.g. company logo, company address, etc.

To do this, simply navigate to Workflow > Files tab > Purchase order document.

4. Edit workflow details

The system is designed to have one person in control of the entire workflow – this is the approver. The approver is the person who is responsible for approving all purchase order requests and editing the connections correctly. This includes editing the sharing processes in the two workflows that make up this system.

Step 1: Send PO to approval

In order to send the order request directly to the assigned approver, you must edit the connection.

Start by heading to the Flux de travail menu and selecting the Connexions tab. Then, click the Plus d'options (⋮) button in the Send PO to approval. Sélectionner le Editer option.

Expand the Générer section of the connection. Here you can add the email address of the assigned approver. Select the Utiliser des destinataires personnalisés option and add the approver’s email address. Now, whenever an order request is submitted, the approver will be the one notified via email.

Furthermore, you can also edit the sample email request for the purchase order, to create a customized order request. Use the dynamic tags to create an email that suits your needs. Sheetgo will later replace these with the dynamic data of the order requests.

Once you’re happy with the edit, press Terminer et sauvegarder.

Step 2: Generate and send approved PO

The approver can also edit the Generate and send approved PO connection so that any approved order request is sent directly to the supplier as a PDF.

To do this, head back to the Flux de travail menu and select the Connexions tab. Then, click the Plus d'options (⋮) button in the Generate and send approved PO. Sélectionner le Editer option.

Then, from the dropdown menu below, choose the column in your database that contains the supplier email addresses.In this case, it’s column I. You can also edit other aspects of the email, including the subject line.

Once you’re happy with the result, click Enregistrer les modifications.

5. Register suppliers

In order to begin submitting and receiving order requests, you must first register all of your supplier data using Sheetgo forms.

En vertu de la Formulaires tab, select Register supplier and submit a form full of data for every supplier. Sheetgo will automatically transfer this data into the Suppliers tab of the Order purchase database.

6. Share the workflow

Now that everything is set up, it’s time to share the workflow with your team members who will want to request purchase orders for their department.

To share the workflow, head to the Vue d'ensemble, sélectionner Partager les paramètres and enter the email addresses. Once finished, press Terminé.

7. Input order request data into the Sheetgo form

Whenever any team member needs to request an order, they should head to the Formulaires tab and select Register order.

Once filled in correctly and submitted, Sheetgo will automatically transfer the data to the main spreadsheet and notify the approver of the order via email.

8. Fill out Approve order form

The approver will receive an email for every new order request submitted. In the email, the approver will be navigated to the Approve order form, where they can either approve or deny the request.

If approved, the dynamic data from the form will be transferred to the purchase order document template, to create an official document.

9. Send PDF to supplier

The official purchase order request document will then be converted into a PDF automatically by Sheetgo.

If the approver has edited the connection as shown in step 4, then this PDF will be sent directly to the supplier’s email address.

10. Fill out Receive order form

The purchase order request document should be received by the supplier, who should then send out your order.

Once the order has been delivered and received by your company, the original requester must fill out and submit the Receive order form under the Formulaires menu. This will update the main spreadsheet and keep the purchase order metrics up-to-date.

11. Schedule automatic updates

In order to keep the Purchase workflow as up-to-date as possible, you can schedule automatic updates within the Sheetgo app. Within the Flux de travail, sélectionnez l'option Automatiser icon at the bottom of the screen. Make sure that the Exécution automatique button is on. Here, you can customize the automation settings, including the days and hours.

Une fois que vous êtes satisfait de votre programme, cliquez sur Économiser.

12. Check the Dashboard

You will be able to find all the latest insights into the purchase order processes by clicking on the Tableau de bord menu.

Here, you can view valuable metrics such as the pending orders to approve, pending orders to receive, and complaints per supplier.