Ce tutoriel en cinq étapes vous montrera comment convertir des feuilles Google en PDF. PDF est l'acronyme de Portable Document Format. Les PDF vous permettent d'enregistrer des fichiers que d'autres ne peuvent pas modifier, mais qui sont facilement partageables et imprimables.
D'ici la fin de cet article, vous aurez le pouvoir de convertir des Google Sheets en PDF, manuellement ou à l'aide de l'automatisation Sheetgo.
Étape 1 : Ouvrez le fichier que vous souhaitez convertir
Accédez au fichier Google Sheets et ouvrez-le. Vous pouvez trouver vos fichiers Google Sheets de plusieurs manières :
- Navigation vers Sheets.google.com
- Créer une Signet du navigateur dans Google Chrome
- Ajouter une feuille Raccourci de bureau (Windows uniquement)
- Navigue vers ton Google Drive
Étape 2 : Sélectionnez “ Document PDF (.pdf) ”
- Survolez “ Fichier ” dans le coin supérieur gauche de l'écran, directement sous le titre de la feuille Google.
- Passez la souris sur “ Télécharger ” dans le menu déroulant
- Cliquez sur “ Document PDF (.pdf) ”.”
Étape 3 : Configurer les paramètres d'exportation
Les paramètres d’impression s’ouvriront et afficheront deux écrans. Sur la gauche, vous verrez à quoi ressemblera votre PDF. Sur la droite, vous verrez les options de mise en forme pour le téléchargement de votre PDF.
Vous pouvez configurer plusieurs options dans les paramètres d'impression :
Exporter Spécifiez le contenu de votre Google Sheet que vous souhaitez convertir en PDF. Vous pouvez choisir parmi la feuille actuelle, l'intégralité du classeur ou des cellules sélectionnées.
Sélection : Spécifiez les feuilles que vous souhaitez télécharger si vous avez sélectionné “ classeur ” dans le menu déroulant d’exportation. Vous pouvez télécharger toutes les feuilles du classeur ou en choisir et en exclure certaines.
Taille du papier : Votre feuille Google sera sur le format de papier par défaut pour le papier d'imprimante ; Lettre (8,5” x 11”). Vous pouvez le changer à la taille que vous voulez en utilisant la liste déroulante ou créer une taille personnalisée.
Orientation de la page : Précisez si le fichier exporté doit être en mode portrait ou paysage.
Échelle : Spécifiez si vous souhaitez l'orientation de la page en mode paysage ou portrait.
Marges : Précisez si vous souhaitez que les marges restent Normales (par défaut), étroites, larges ou personnalisées.
Étape 4 : Configurer les paramètres de formatage
Vous pouvez configurer plusieurs options dans les paramètres de mise en forme :
Afficher les lignes de la grille : Spécifiez si vous souhaitez afficher les lignes de quadrillage en cochant ou décochant la case. Les lignes de quadrillage sont les lignes horizontales et verticales qui séparent les cellules dans une feuille de calcul.
Notes de l'épisode : Spécifiez si vous souhaitez que le PDF affiche les notes dans le fichier PDF exporté. Sheets exportera toutes les notes sous forme de notes de bas de page.
Ordre des pages : Spécifiez l'ordre des pages comme “Dessus, puis dessous” ou “Bas, puis dessus”
Alignement horizontal : Spécifiez si vous souhaitez que le contenu du téléchargement PDF soit aligné “ Centre ”, “ Gauche ” ou “ Droite ”.”
Alignement vertical : Spécifiez si vous souhaitez que le contenu du téléchargement PDF soit aligné “ En haut ”, “ En bas ” ou “ Au centre ”.”
En-têtes et pieds de page Indiquez si vous souhaitez afficher les numéros de page, le titre du classeur, le nom de la feuille, la date actuelle ou l'heure actuelle dans l'en-tête ou le pied de page.
Étape 5 : Cliquez sur le bouton bleu “ Exporter ”
Remontez en haut et cliquez sur le bouton bleu “ Exporter ”.
Votre téléchargement devrait apparaître en bas de la fenêtre de votre navigateur sur Chrome et la plupart des autres navigateurs. Vous pouvez également trouver votre téléchargement dans le dossier Téléchargements sur votre ordinateur portable Mac ou Windows.
Sheetgo : convertir Google Sheets en PDF automatiquement
Grâce à l'application web Sheetgo, vous pouvez créer un flux de travail automatisé 100%. Sheetgo est capable d'identifier les lignes de données dans votre feuille Google Sheet, de transférer et d'ajouter ces données à n'importe quel document de votre choix, de convertir ce document au format PDF, puis de l'envoyer à son destinataire. Il vous suffit de configurer le flux de travail. Fournissez votre feuille de calcul contenant toutes vos données ainsi que le modèle de document dans lequel vous souhaitez insérer ces données.
Sheetgo s'occupe de tout le reste.
Pourquoi est-ce mieux que de convertir manuellement Google Sheets en PDF ?
- Préserver la confidentialité des données : Protégez vos données confidentielles avec Sheetgo. Au lieu de partager des fichiers entiers, vous pouvez partager uniquement les informations nécessaires.
- Personnalisation complète Créez des modèles de documents personnalisés pour vos données, des contrats aux factures.
- Pas d'erreur humaine : Sheetgo automatise l'ensemble du processus pour vous, évitant ainsi tout risque d'erreur humaine.
- Planifier des virements automatiques : Vous pouvez automatiser les transferts pour votre flux de travail. Le reste de votre connexion sera mis à jour chaque fois que vos données source seront mises à jour.
Étape 1 : S'inscrire à Sheetgo
L'inscription à Sheetgo est facile. Il suffit de cliquer sur le bouton bleu ci-dessous.
Connectez-vous avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox pour commencer.
Étape 2 : Préparez vos données de feuille de calcul et votre modèle de document
Avant de créer votre workflow, vous aurez besoin de deux fichiers prêts :
- Votre feuille de calcul source
- Votre modèle de document
Regardons cela plus en détail.
Fichier de données source :
Votre fichier de données source doit contenir toutes les données dynamiques dont vous avez besoin pour créer votre document souhaité. Dans cet exemple, mon fichier Google Sheets contient toutes les informations sur les stagiaires dont j'ai besoin pour créer les contrats et les convertir en PDF.
Vous devez nommer chaque colonne clairement. Ces colonnes deviendront les balises dynamiques dans votre modèle de document, où Sheetgo transférera les données de votre feuille de calcul. Chaque ligne de données dans votre feuille de calcul créera un nouveau document.
Modèle de document :
Vous avez également besoin d'un modèle de document créé dans Google Docs.
Ceci devrait contenir deux choses :
- Le contenu fondamental que vous souhaitez inclure dans tous vos documents
- Balises dynamiques, par exemple {{prénom}}, où vous souhaitez insérer vos données dynamiques à partir de votre fichier source. Ces balises dynamiques doivent être identiques aux noms des colonnes de votre feuille de calcul.
Dans mon exemple, j'ai créé un Google Doc avec le contenu fondamental du texte principal du contrat et des espaces réservés variables pour les informations personnelles de chaque stagiaire.
Étape 3 : Créez votre flux de travail
Maintenant que vos fichiers sources et vos modèles de documents sont prêts, il est temps de créer votre flux de travail.
Ouvrez l'application web Sheetgo. Sélectionnez + Nouveau workflow sur la page d'accueil, puis Connecter des fichiers pour créer votre workflow à partir de zéro. Renommez votre nouveau workflow en haut. Je vais nommer mon nouveau workflow “ Contrats de stage 2022 ” dans mon exemple.
Étape 4 : Connectez votre fichier source à votre modèle de document
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs fichiers source pour commencer votre flux de travail. Dans ce cas, je veux ajouter ma feuille Google, donc je vais sélectionner Fichier unique, puis télécharger ma feuille de calcul. N'oubliez pas de choisir l'onglet où se trouvent vos données dans votre fichier.
Une fois terminé, appuyez sur Suivant.
Il est maintenant temps d'ajouter votre modèle de document. Dans la section ‘ Générer ’, sélectionnez Documents. Téléchargez votre modèle de document. Vous pouvez modifier le titre de vos documents pour identifier clairement chaque document que Sheetgo créera à l'aide de vos données sources.
Dans mon exemple, je peux utiliser les balises dynamiques de mes données source pour identifier chaque contrat par le nom du stagiaire. Pour ce faire, je peux taper le titre du document comme “ Contrat de stage – {{Prénom}} {{Nom}}. ».
Enfin, choisissez le fichier de destination pour ces nouveaux documents.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Cette connexion permettra de transférer chaque nouvelle ligne de vos données dans un document individuel basé sur votre modèle. Poursuivons maintenant la conversion de ces nouveaux documents en PDF.
Étape 5 : Convertissez automatiquement vos nouveaux documents au format PDF
Pour convertir vos documents nouvellement créés en PDF, rendez-vous dans la section ‘ Générer ’ et sélectionnez PDF. Sélectionnez ou créez un dossier de destination dans lequel vous souhaitez enregistrer ces PDF.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Cette connexion signifie désormais que chaque nouveau document créé dans la connexion précédente sera converti automatiquement en PDF par Sheetgo. Vous aurez le document original et le PDF dans vos fichiers.
Étape 6 (facultatif) : Partagez vos PDF automatiquement via Gmail
Vous pouvez choisir d'envoyer automatiquement ces PDF à leurs destinataires. Sheetgo peut découvrir les adresses e-mail dans vos données sources et envoyer chaque nouveau document à son destinataire prévu via Gmail.
Pour ce faire, allez dans la section ‘ Partager ’ et cliquez Courriel. Sélectionner le Obtenir dynamiquement à partir d'une colonne option et sélectionnez la colonne d'adresses e-mail. Vous pouvez envoyer vos nouveaux documents sous forme de lien d'accès ou de pièce jointe. Enfin, vous pouvez modifier l'objet de l'e-mail – ici, j'utiliserai mes balises dynamiques pour personnaliser la ligne d'objet.
Une fois l'opération terminée, cliquez sur Finir et enregistrer.
Convertir Google Sheets en PDF
Voilà.
Nous avons répondu : “ Comment convertir des feuilles Google en PDF ”. Vous avez maintenant deux façons de convertir des feuilles Google en PDF. Google Sheets est un outil puissant qui vous permet de partager des feuilles au format PDF sur Internet ou entre petits groupes. Vous pouvez convertir vos feuilles Google en PDF automatiquement en utilisant le Application web Sheetgo pour tirer encore plus parti de Google Sheets.
Regardez la vidéo ci-dessous et découvrez comment convertir automatiquement des feuilles Google en PDF.
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