Cómo convertir Google Sheets a PDF [5 sencillos pasos].

Este tutorial de cinco pasos te mostrará cómo convertir Hojas de cálculo de Google a PDF. PDF es una abreviatura que significa Portable Document Format. Los PDF te permiten guardar archivos que otros no pueden modificar, pero que se comparten e imprimen fácilmente.

Al final de este artículo, poseerás la capacidad de convertir Google Sheets a PDF manualmente o utilizando la automatización de Sheetgo.

Paso 1: Abre el archivo que quieres convertir

Navega y abre el archivo de Google Sheets. Puedes localizar tus archivos de Google Sheets de varias maneras:

• Navegando a Hojas.google.com
• Crear un Marcador de navegador en Google Chrome
• Agregar una hoja de cálculo Acceso directo en el escritorio (Solo para Windows)
• Navega a tu Google Drive

Paso 2: Seleccionar “Documento PDF (.pdf)”

1. Pasa el cursor sobre “Archivo” en la esquina superior izquierda de la pantalla, directamente debajo del título de la hoja de cálculo de Google.
2. Pasa el ratón por encima de “Descargar” en el menú desplegable
3. Haz clic en “Documento PDF (.pdf)”.”

Paso 3: Configurar los ajustes de exportación

Se abrirán la configuración de impresión, mostrando dos pantallas. En la izquierda, verás cómo se verá tu PDF. En la derecha, verás las opciones de formato para tu descarga de PDF.

Puedes configurar varias opciones en la configuración de impresión:

Exportar Especifique el contenido de su Hoja de cálculo de Google que desea convertir a PDF. Puede elegir entre la hoja actual, todo el libro de trabajo o celdas seleccionadas.

Selección Especifique qué hojas desea descargar si seleccionó “libro de trabajo” en el menú desplegable de exportación. Puede descargar todas las hojas del libro de trabajo o elegir y excluir algunas específicas.

Tamaño de papel: Tu hoja de cálculo de Google tendrá el tamaño de papel predeterminado para papel de impresora; Carta (8.5” x 11”). Puedes cambiarlo a cualquier tamaño que desees usando el menú desplegable o crear un tamaño personalizado. 

Orientación de la página: Especifique si el archivo exportado debe ser vertical u horizontal.

Escala: Especifique si desea la orientación de la página en horizontal o vertical. 

Márgenes: Especifique si desea que los márgenes permanezcan Normales (predeterminado), estrechos, anchos o un margen personalizado.

Paso 4: Configurar los ajustes de formato

Puedes configurar varias opciones en la configuración de formato:

Mostrar líneas de cuadrícula: Especifique si desea mostrar las líneas de cuadrícula marcando o desmarcando la casilla. Las líneas de cuadrícula son las líneas horizontales y verticales que separan las celdas de una hoja de cálculo.

Notas del episodio: Especifica si deseas que las notas se muestren en el archivo PDF exportado. Las hojas exportarán las notas como notas al pie de página.

Orden de la página: Especificar el orden de las páginas como “Arriba, luego abajo” o “Abajo, luego arriba”

Alineación horizontal: Especifique si desea que el contenido de la descarga del PDF esté alineado “Centro”, “Izquierda” o “Derecha”.”

Alineación vertical: Especifique si desea que el contenido de la descarga del PDF se alinee “Arriba”, “Abajo” o “Al centro”.”

Encabezados y pies de página Especifique si desea mostrar números de página, título del libro de trabajo, nombre de la hoja, fecha actual o hora actual en el encabezado o pie de página.

Paso 5: Haz clic en el botón azul “Exportar”

Desplázate hacia arriba y haz clic en el botón azul “Exportar”. 

Tu descarga debería aparecer en la parte inferior de la ventana de tu navegador en Chrome y en la mayoría de los demás navegadores. También puedes localizar tu descarga en la carpeta Descargas de tu portátil Mac o Windows.

Sheetgo: Convierte hojas de cálculo de Google a PDF automáticamente

Con la aplicación web Sheetgo, puedes crear un flujo de trabajo automatizado 100%. Sheetgo puede identificar las filas de datos de tu hoja de cálculo de Google, transferir y añadir esos datos a cualquier documento que desees, convertir el documento a PDF y, a continuación, enviarlo al destinatario. Lo único que tienes que hacer es configurar el flujo de trabajo. Proporciona tu hoja de cálculo con todos los datos y la plantilla del documento al que desees añadir esos datos.

Sheetgo se encarga de todo lo demás.

¿Por qué esto es mejor que convertir Google Sheets a PDF manualmente?

• Mantener la privacidad de los datos: Protege tus datos confidenciales con Sheetgo. En lugar de compartir archivos completos, puedes compartir solo la información necesaria.
• Personalización completa: Crea plantillas de documentos personalizadas para tus datos, desde contratos hasta facturas.
• Sin errores humanos: Sheetgo automatiza todo el proceso por ti, evitando cualquier riesgo de error humano.
• Programar transferencias automáticas: Puedes automatizar las transferencias para tu flujo de trabajo. El resto de tu conexión se actualizará cada vez que se actualicen tus datos de origen.

Paso 1: Inscríbete en Sheetgo

Registrarse en Sheetgo es fácil. Simplemente haz clic en el botón azul de abajo.

Inicia sesión con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox para empezar.

Paso 2: Prepara tus datos de hoja de cálculo y plantilla de documento

Antes de crear tu flujo de trabajo, necesitarás tener dos archivos listos: 

1. Tu hoja de cálculo de origen
2. Tu plantilla de documento

Veamos esto con más detalle.

Archivo de datos de origen:

Tu archivo de datos de origen debe contener todos los datos dinámicos que necesitas para crear el documento deseado. En este ejemplo, mi archivo de Hojas de cálculo de Google contiene toda la información de los pasantes que necesito para crear los contratos y convertirlos en PDF.

Debes nombrar cada columna claramente. Estas columnas se convertirán en las etiquetas dinámicas en tu plantilla de documento, donde Sheetgo transferirá los datos de tu hoja de cálculo. Cada fila de datos en tu hoja de cálculo creará un nuevo documento.

Plantilla de documento:

También necesitas una plantilla de documento creada en Google Docs.

Esto debería contener dos cosas:

1. El contenido fundamental que deseas incluir en todos tus documentos
2. Etiquetas dinámicas, por ejemplo {{nombre}}, donde quieres insertar tus datos dinámicos de tu archivo de origen. Estas etiquetas dinámicas deben ser las mismas que los nombres de las columnas de tu hoja de cálculo.

En mi ejemplo, he creado un Documento de Google con el contenido fundamental del texto principal del contrato y marcadores de posición variables para la información personal de cada pasante.

Paso 3: Crea tu flujo de trabajo

Ahora que su archivo de origen y plantillas de documento están listos, es hora de crear su flujo de trabajo.

Abre la aplicación web Sheetgo. Selecciona + Nueva flujo de trabajo en la página de inicio, luego Conectar archivos para construir tu flujo de trabajo desde cero. Renombra tu nuevo flujo de trabajo en la parte superior. Yo nombraré mi nuevo flujo de trabajo “Contratos de Prácticas 2022” en mi ejemplo.

Paso 4: Conecta tu archivo de origen a tu plantilla de documento

Puedes añadir uno o varios archivos de origen para comenzar tu flujo de trabajo. En este caso, quiero añadir mis Hojas de cálculo de Google, así que seleccionaré Archivo único y luego subiré mi hoja de cálculo. No olvides elegir la pestaña donde se encuentran tus datos en tu archivo.

Una vez terminado, presiona Siguiente.

Ahora es el momento de añadir tu plantilla de documento. En la sección ‘Generar’, selecciona Documentos. Sube tu plantilla de documento. Puedes cambiar el título de tus documentos para identificar claramente cada documento que Sheetgo creará utilizando tus datos de origen.

En mi ejemplo, puedo usar las etiquetas dinámicas de mis datos de origen para identificar cada contrato por el nombre del becario. Para ello, puedo escribir el título del documento como “Contrato de prácticas – {{Nombre}} {{Apellido}}".

Finalmente, elige el archivo de destino para estos nuevos documentos.

Una vez completado, haga clic en Siguiente.

Esta conexión permitirá que cada fila nueva de tus datos se transfiera a un documento individual basado en tu plantilla. Ahora continuemos para convertir estos nuevos documentos en un PDF.

Paso 5: Convierte tus nuevos documentos a PDF automáticamente

Para convertir sus documentos recién creados a PDF, diríjase a la sección ‘Generar’ y seleccione PDF. Seleccione o cree una carpeta de destino donde desee guardar estos PDF.

Una vez que termines, haz clic en Siguiente.

Esta conexión ahora significa que cada nuevo documento creado en la conexión anterior será convertido automáticamente a PDF por Sheetgo. Tendrás el documento original y el PDF en tus archivos.

Paso 6 (opcional): Comparte tus PDF automáticamente a través de Gmail

Puedes optar por enviar estos PDF a sus destinatarios automáticamente. Sheetgo puede descubrir las direcciones de correo electrónico dentro de tus datos de origen y enviar cada nuevo documento a su destinatario previsto a través de Gmail.

Para hacer esto, dirígete a la sección de ‘Compartir’ y haz clic Correo electrónico. Selecciona el Obtener dinámicamente de una columna opción y seleccione la columna de dirección de correo electrónico. Puede enviar sus nuevos documentos como un enlace de acceso o un archivo adjunto. Finalmente, puede editar el asunto del correo electrónico; aquí usaré mis etiquetas dinámicas para personalizar la línea de asunto.

Una vez completado, pulse Terminar y guardar.

Convertir Hojas de Cálculo de Google a PDF

Ahí lo tienes.

Respondimos, “Cómo convertir Hojas de cálculo de Google a PDF”. Ahora tienes dos formas de convertir Hojas de cálculo de Google a PDF. Hojas de cálculo de Google es una herramienta poderosa que te permite compartir hojas como PDF a través de Internet o entre grupos pequeños. Puedes convertir tus Hojas de cálculo de Google a PDF automáticamente usando el Aplicación web Sheetgo para sacar aún más provecho de Google Sheets.

Mira el video a continuación y aprende a convertir automáticamente Google Sheets a PDF.