Comment ajouter des données Excel et enregistrer des valeurs historiques

Beaucoup d'entre nous collectent et analysent des données dynamiques qui changent régulièrement. Si vous travaillez avec des feuilles de calcul, il existe de nombreuses façons d'importer des données dans vos fichiers. Grâce à la puissance de l'informatique dématérialisée, vous pouvez désormais extraire des données en temps réel à partir d'une base de données. un autre fichier Excel en ligne ou à partir de Google Sheets directement dans un classeur Excel.

Vous pouvez même importer dans vos feuilles de calcul des données en temps réel provenant de sites web et de bases de données en ligne à l'aide de fonctions telles que IMPORTHTML. Si vous vous occupez d'actions et de titres, Excel et Google Sheets proposent également des formules pratiques qui vous permettent d'importer des actions et des titres. données boursières dans votre feuille de calcul.

Disposer de feuilles de calcul “vivantes” est fantastique, mais qu'en est-il si vous souhaitez conserver un historique des données saisies précédemment ? Il n'existe pas de fonction intégrée au tableur qui vous permette de capturer et d'enregistrer les valeurs des cellules pour référence ultérieure.

L'enregistrement de différentes versions d'un fichier à intervalles réguliers est une option, mais cela prend énormément de temps et vous générez rapidement un nombre confus de feuilles de calcul.

Sauvegarde des données historiques dans Excel

Une meilleure alternative consiste à ajouter Excel vers une autre feuille à intervalles réguliers, générant ainsi un historique des données.

Cela vous permet de :

• Analyser les tendances historiques
• Suivi des modifications apportées aux données Excel
• Conserver une trace des anciennes entrées de données
• Gel des valeurs à intervalles réguliers
• Générer des rapports et des graphiques historiques

Comment ajouter des données Excel automatiquement

Ok, comment ajouter des données dans Excel ?

La méthode la plus fiable consiste à mettre en place un système automatisé de sauvegarde ou de copie des données sur une autre feuille de calcul.

Sheetgo est un outil sans code pour les feuilles de calcul qui vous permet de connecter des feuilles de calcul et de déplacer des données entre les fichiers automatiquement. Vous pouvez spécifier quelles données vous souhaitez sauvegarder, sur quelle feuille et à quelle fréquence.

Dans l'exemple suivant, je vous montrerai comment connecter deux classeurs avec Sheetgo et exporter des données du fichier A vers le fichier B. Les données exportées seront automatiquement ajoutées au fichier B.

Voici comment cela fonctionne :

Étape 1 : Installer Sheetgo

• Ouvrez Sheetgo en cliquant sur le bouton ci-dessous.
• Connectez-vous avec votre compte Microsoft, Google ou Dropbox.

Étape 2 : Sélectionnez les données Excel que vous souhaitez geler

• Cliquez sur Créer un flux de travail > Connecter.
• Donnez votre Flux de travail sans titre un nom en haut de l'écran.
• Sous Sélectionner les données sources, choisir Fichier(s) de feuilles.

• Cliquez sur +Sélectionner le fichier pour localiser le fichier source à l'intérieur de votre stockage en nuage.

Votre fichier source est le classeur Excel contenant le fichier données dynamiques qui change fréquemment.

Étape 3 : Sélectionnez votre onglet source

Sheetgo fonctionne en envoyant des données d'un onglet (feuille de calcul) à un autre. Vous pouvez envoyer des données à un onglet dans le même cahier d'exercices ou vers un onglet dans un autre cahier d'exercices. Notez que votre onglet source reste inchangé, ce qui vous permet de bénéficier d'une traçabilité totale des données.

Pour avoir une meilleure idée de son fonctionnement, voyons-le en pratique.

Ici, j'ai un fichier source nommé Cours des actions en direct du NASDAQ.xlsx.

À l'intérieur de ce classeur se trouve un onglet appelé L'énergie. Il contient les cours de cinq actions du secteur des énergies renouvelables que je suis sur la bourse NASDAQ : Xcel Energy, SunPower corporation, SolarEdge Technologies, Canadian Solar Inc et Enphase Energy.

Il s'agit de mon données de base. Chaque jour, les valeurs de cet onglet changent car le fichier est mis à jour avec les derniers prix des actions.

Pour sauvegarder ces données et créer un historique des prix des actions au fil du temps, je vais transférer et ajouter le prix quotidien des actions à une autre feuille de calcul.

• Lorsque vous avez sélectionné votre fichier source dans Sheetgo, allez dans Onglet Fichier et sélectionnez l'onglet (feuille de calcul) contenant les données à transférer.
• Cliquez sur Poursuivre.

Étape 4 : Choisir le fichier dans lequel copier les données

Vous pouvez envoyer les données à

• Un autre onglet de la page même fichier
• Autre feuille de calcul existante (Excel ou autre format de fichier) dans n'importe lequel de vos dossiers de stockage sur le cloud.
• A nouvelle feuille de calcul (Excel ou autre format de fichier). Sheetgo créera automatiquement un nouveau fichier pour vous. Il vous suffit de choisir le dossier de stockage sur le cloud dans lequel vous souhaitez l'enregistrer.

Dans tous les cas, Sheetgo enverra les données à un fichier nouvel onglet dans le fichier de destination.

Je souhaite ici envoyer et ajouter les cours des actions du secteur de l'énergie à un nouveau fichier xlsx. Dans la zone de nom du nouveau fichier, j'appellerai le fichier Prix historiques du NASDAQ.

Sheetgo propose un nom pour le nouvel onglet : Sheetgo_Energy. N'hésitez pas à inscrire le nom de votre choix.

Dans ce cas, je suis heureux de laisser le nom suggéré, car il me rappelle que l'onglet est lié à Sheetgo et indique d'où proviennent les données.

Étape 5 : Activer le paramètre Append

• Cliquez sur Paramètres, localisé dans le cadre de la Onglet Nouveau fichier boîte.
• Activer Ajouter en faisant glisser le bouton vers la droite.

• Cliquez sur Terminer et sauvegarder pour démarrer le transfert de données.

Comme vous pouvez le constater, Sheetgo crée la connexion entre les deux fichiers :

Cliquez sur Flux de travail pour avoir un aperçu visuel de la façon dont vos fichiers sont connectés :

• Double-cliquez sur le fichier de destination pour l'ouvrir et vous verrez qu'il contient les données importées de votre fichier source.

Ici, mes données sur les stocks d'énergie ont été importées dans un onglet intitulé Sheetgo_Energy dans un nouveau fichier appelé Historique des prix du NASDAQ.

Chaque fois que la connexion entre les fichiers est mise à jour, une nouvelle entrée de données apparaît dans l'onglet de destination. Les entrées suivantes seront annexé dans un journal.

Pour mettre à jour la connexion manuellement, cliquez sur Exécuter dans la barre de menu du flux de travail.

Lorsque je mets à jour (exécute) le flux de travail le lendemain, Sheetgo importe les dernières données de l'onglet source dans l'onglet destination.

Comme vous pouvez le constater, les prix des actions sont aujourd'hui les suivants annexé sous les entrées de la veille :

Étape 6 : Automatiser le flux de travail

Maintenant que vous avez mis en place le flux de travail, vous pouvez programmer des transferts automatiques afin que le système fonctionne de lui-même.

Le flux de travail sera mis à jour automatiquement, en ajoutant les données les plus récentes à la feuille de destination - sans que vous ayez à ouvrir Sheetgo.

• Cliquez sur Automatiser dans la barre de menu flottante.
• Créez votre calendrier de transfert et cliquez sur Économiser.

Réfléchissez à la fréquence à laquelle vos données sources changeront et à la fréquence à laquelle vous souhaitez enregistrer les données. Vous pouvez automatiser les transferts d'une fois par heure à une fois par mois.

Dans cet exemple, je souhaite suivre les cours de la bourse NASDAQ et j'ai donc défini mon paramètre Suivi du cours des actions flux de travail à transférer une fois par jour, du lundi au vendredi.

Conseil : Pour éviter les entrées répétées (doublons) dans la feuille de destination, n'oubliez pas de ne pas automatiser les transferts plus souvent que les données ne sont susceptibles d'être modifiées.

Automatiser la gestion des données dans Excel

Voici comment ajouter des données Excel et sauvegarder des valeurs dynamiques automatiquement.

Maintenant que vous avez créé votre première connexion, vous avez commencé à construire un flux de travail. Vous pouvez développer le flux de travail en ajoutant d'autres connexions, en important davantage de données sources à partir d'autres feuilles de calcul ou en envoyant des données vers des rapports et des tableaux de bord.

Vous cherchez d'autres astuces d'automatisation pour Excel ? Apprenez à combiner des données provenant de plusieurs classeurs Excel en un seul fichier central.