Cómo añadir datos de Excel y registrar valores históricos

Incluso puede importar datos en tiempo real a sus hojas de cálculo desde sitios web y bases de datos en línea utilizando funciones como IMPORTHTML. Si trabaja con acciones y participaciones, tanto Excel como Google Sheets disponen de prácticas fórmulas que le permiten importar datos bursátiles en tu hoja de cálculo.

Disponer de hojas de cálculo “vivas” es fantástico, pero ¿qué ocurre si quieres mantener un registro histórico de entradas de datos anteriores? No existe ninguna función integrada en las hojas de cálculo que te permita capturar y guardar los valores de las celdas para consultarlos en el futuro.

Guardar diferentes versiones de un archivo a intervalos regulares es una opción, pero eso lleva mucho tiempo y rápidamente generarás un número confuso de hojas de cálculo.

Guardar entradas de datos históricos en Excel

Una alternativa mejor es añadir datos de Excel a otra hoja a intervalos regulares, generando un registro histórico de datos.

Esto te permite:

• Analizar las tendencias históricas
• Seguimiento de los cambios en los datos de Excel
• Mantener un registro de las entradas de datos antiguos
• Congelar valores a intervalos regulares
• Generar informes históricos y gráficos

Cómo añadir datos de Excel automáticamente

¿Cómo se añaden datos en Excel?

La forma más fiable de hacerlo es configurar un sistema automatizado para hacer copias de seguridad, o copiar, los datos en otra hoja de cálculo.

Sheetgo es una herramienta sin código para hojas de cálculo que te permite conectar hojas de cálculo y mover datos entre archivos automáticamente. Puede especificar qué datos desea respaldar, en qué hoja y con qué frecuencia.

En el siguiente ejemplo, le mostraré cómo conectar dos libros de trabajo con Sheetgo y exportar datos del archivo A al B. Los datos exportados se añadirán al archivo B automáticamente.

Así es como funciona:

Paso 1: Instalar Sheetgo

• Abra Sheetgo haciendo clic en el botón de abajo.
• Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft, Google o Dropbox.

Paso 2: Seleccione los datos de Excel que desea congelar

• Haga clic en Crear flujo de trabajo > Conecta.
• Dé su Flujo de trabajo sin título un nombre en la parte superior de la pantalla.
• En Seleccionar datos de origen, Elige Fichero(s) de hojas.

• Haga clic en +Seleccionar archivo para localizar el archivo de origen dentro de su almacenamiento en la nube.

El archivo de origen es el libro de Excel que contiene los archivos datos dinámicos que cambia con frecuencia.

Paso 3: Seleccione su ficha fuente

Sheetgo funciona enviando datos de una pestaña (hoja de cálculo) a otra. Puede enviar datos a una pestaña de la mismo libro o a una pestaña en otro cuaderno de trabajo. Tenga en cuenta que su ficha de origen permanece inalterada, lo que le ofrece una trazabilidad total de los datos.

Para tener una mejor idea de cómo funciona, veámoslo en la práctica.

Aquí tengo un archivo fuente llamado NASDAQ Cotizaciones en directo.xlsx.

Dentro de este libro de trabajo hay una pestaña llamada Energía. Contiene los precios de las acciones de cinco valores de energías renovables que estoy siguiendo en la bolsa NASDAQ: Xcel Energy, SunPower Corporation, SolarEdge Technologies, Canadian Solar Inc y Enphase Energy.

Para respaldar estos datos y crear un registro histórico de los precios de las acciones a lo largo del tiempo, transferiré y adjuntaré el precio diario de las acciones a otra hoja de cálculo.

• Cuando haya seleccionado su archivo fuente en Sheetgo, vaya a Ficha Archivo y seleccione la pestaña (hoja de cálculo) que contiene los datos que desea transferir.
• Haga clic en Continúa.

Paso 4: Elegir en qué fichero copiar los datos

Puedes enviar los datos a:

• Otra pestaña de mismo archivo
• Otro hoja de cálculo existente (Excel u otro formato de archivo) en cualquiera de sus carpetas de almacenamiento en la nube.
• A nueva hoja de cálculo (Excel u otro formato de archivo). Sheetgo creará un nuevo archivo automáticamente. Solo tienes que elegir en qué carpeta de almacenamiento en la nube quieres que se guarde.

En todos los casos, Sheetgo enviará los datos a un nueva pestaña en el archivo de destino.

Aquí quiero enviar y anexar los precios de mis acciones de energía a un nuevo archivo xlsx. En el cuadro del nuevo nombre de archivo, llamaré al archivo Precios históricos del NASDAQ.

Sheetgo sugiere un nombre para la nueva pestaña: Sheetgo_Energy. Siéntase libre de introducir un nombre de su elección.

En este caso, me parece bien dejar el nombre sugerido, ya que me recordará que la pestaña está conectada con Sheetgo e indica de dónde proceden los datos.

Paso 5: Activar el ajuste Append

• Haga clic en Ajustes, situado bajo el Ficha Nuevo archivo caja.
• Activar Añada deslizando el botón hacia la derecha.

• Haga clic en Terminar y guardar para iniciar la transferencia de datos.

Como puede ver, Sheetgo crea la conexión entre los dos archivos:

• Haga doble clic en el archivo de destino para abrirlo y verá que contiene los datos importados del archivo de origen.

Aquí, los datos de mis reservas energéticas se han importado a una pestaña llamada Sheetgo_Energy dentro de un nuevo archivo llamado Precios históricos del NASDAQ.

Para actualizar la conexión manualmente, pulse Ejecutar en la barra de menú del flujo de trabajo.

Como puede ver, las cotizaciones de hoy son adjunto debajo de las entradas del día anterior:

Paso 6: Automatizar el flujo de trabajo

Ahora que ha configurado el flujo de trabajo, puede programar transferencias automáticas para que el sistema funcione solo.

El flujo de trabajo se actualizará automáticamente, añadiendo los datos más recientes a la hoja de destino, sin que tenga que abrir Sheetgo.

• Haga clic en Automatice en la barra de menú flotante.
• Cree su calendario de transferencias y haga clic en Guardar.

Piense con qué frecuencia cambiarán sus datos de origen y con qué frecuencia desea registrar los datos. Puedes automatizar transferencias desde una vez por hora hasta una vez al mes.

En este ejemplo, quiero seguir los precios de la bolsa de valores NASDAQ, por lo que configuro mi opción Seguimiento de la cotización de las acciones flujo de trabajo para transferir una vez al día, de lunes a viernes.

Automatice la gestión de datos en Excel

Así es cómo añadir datos de Excel y hacer copias de seguridad de valores dinámicos automáticamente.

Ahora que ha creado su primera conexión, ha empezado a construir un flujo de trabajo. Puede ampliar el flujo de trabajo añadiendo más conexiones, importando más datos de origen de otras hojas de cálculo o enviando datos a informes y cuadros de mando.

¿Busca más consejos de automatización para Excel? Aprenda a combinar datos de varios libros de Excel en un archivo central.