Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Tablas dinámicas son sin duda una de las herramientas más potentes disponibles en Excel. Permiten resumir y analizar datos grandes y complejos de forma muy sencilla. Sin embargo, si nunca las has utilizado antes pueden intimidarte un poco.

En este artículo, te mostraré lo fácil que es crear y utilizar una tabla dinámica en Excel.

¿Qué es una tabla dinámica?

Como he mencionado antes, una tabla dinámica es una función de Excel que te ayuda a resumir y analizar datos.

Pero, ¿qué es exactamente una tabla dinámica? La forma más fácil de explicarlo es mostrarte un ejemplo.

Aquí tengo algunos datos sobre los empleados de unos grandes almacenes, incluidas sus ventas en 2019 y 2020, y su bonificación más reciente.

Ahora imagina que soy el director de los grandes almacenes y quiero saber la cantidad de primas que he pagado por cada departamento.

Utilizando una tabla dinámica, puedo obtener rápidamente esa información.

Genial, ¿verdad? Las tablas dinámicas ayudan a resumir y analizar datos de todo tipo.

Pero antes de entrar en esos detalles, te mostraré cómo empezar a crear una tabla dinámica en Excel.

Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Excel hace que sea muy sencillo insertar una tabla dinámica en tu hoja de cálculo. Los detalles exactos serán un poco diferentes dependiendo de la versión de Excel que esté ejecutando, y en qué sistema. Pero el proceso general será el mismo.

Sigue estos sencillos pasos para crear tu tabla dinámica en Excel.

1. Organice sus datos

El primer paso es configurar los datos. Deben estar en una tabla con encabezados, y deben estar lo más limpios posible. Elimine las filas en blanco y asegúrese de que cada columna contiene el mismo tipo de datos (por ejemplo, no mezcle números y texto).

Una vez que su tabla de datos esté limpia, estará listo para crear su tabla dinámica.

2. Insertar una tabla dinámica

Para insertar una tabla dinámica, haga clic en el botón Tabla dinámica botón. Normalmente estará debajo de Inserte pero también puede estar en la pestaña Datos dependiendo de su versión de Excel.

Una vez localizado el botón Tabla dinámica, haga clic en él para obtener la siguiente pantalla.

Dentro de este Crear tabla dinámica seleccione los datos que desea analizar y elija dónde irá la tabla dinámica.

En la sección Ubicación, seleccione todo el conjunto de datos, incluidas las cabeceras. A continuación, elija dónde insertar la tabla dinámica. Para este ejemplo, he elegido insertarla en la misma hoja de cálculo, justo al lado de mis datos de origen.

También hay una opción para insertar un Tabla dinámica recomendada. Si selecciona esta opción, Excel echa un vistazo a sus datos y genera y rellena una tabla dinámica automáticamente.

Es una buena opción para conjuntos de datos sencillos, así que no dudes en probarla.

3. Construya su tabla dinámica

Pulse OK y creará una tabla dinámica vacía, junto con la pantalla Pivot Table Builder (también puede llamarse pantalla Pivot Table Fields dependiendo de su versión de Excel).

Esta es la parte en la que elige qué aspectos de los datos de origen desea mostrar en la tabla dinámica.

En esta pantalla, arrastre y suelte los campos de datos en la sección que desee. Como puede ver, puede designar los campos como filas, columnas, valores o filtros.

Más adelante explicaré cómo funciona.

Elegir qué campos añadir a la tabla dinámica puede ser la parte más difícil del proceso. Aquí tienes mucha autonomía para resumir los datos como mejor te parezca.

¿Recuerdas el primer ejemplo, en el que mostraba las bonificaciones por departamento? Voy a construir que de nuevo aquí para que pueda ver el proceso.

Para construir esta tabla dinámica, lo primero que hice fue arrastrar el archivo Departamento en el campo Etiquetas de fila cuadro. Esto crea una fila de tabla dinámica para cada valor único de la columna Departamento de mis datos de origen (por ejemplo, ropa, alimentos, etc.).

A continuación, arrastré el Bono hasta el campo Valores ya que quiero resumir las primas pagadas en cada departamento.

Observa que dice “Suma de Bonos” en la sección Valores. Cada vez que generes un valor, tienes que decirle a Excel exactamente qué mostrar.

En este caso elegí Suma, porque quiero que se sumen las primas de cada departamento.

Sin embargo, hay un montón de opciones: recuento, media, máximo, etc. Para cambiar el tipo, sólo tienes que seleccionar el campo en la sección Valor y verás todas las opciones.

Cuando elija los campos que desea mostrar, podrá ver cómo se actualiza la tabla dinámica en tiempo real. Esto le permite jugar y obtener la configuración que desee.

Cuando esté satisfecho con su tabla pivotante, seleccione cualquier celda fuera de la tabla y el menú Tabla pivotante desaparecerá. ¡Ahora ya ha creado su tabla pivotante!

Cómo utilizar las tablas dinámicas

Ahora que ya has visto cómo crear una tabla pivotante, hablaré de algunos usos comunes de las mismas, así como de algunos consejos que te ayudarán a obtener la tabla exacta que deseas.

Diferentes tipos de valores

Como he mencionado antes, las tablas dinámicas pueden hacer crujir los datos de varias maneras. En el ejemplo anterior utilicé Suma para sumar las primas de cada departamento.

Esta vez, usaré Media para obtener las ventas medias de cada departamento.

De nuevo, empiezo arrastrando los campos a las secciones adecuadas. Cuando arrastro el campo Ventas 2020 a la sección Valores, aparece por defecto Suma. Para cambiarlo, selecciono el campo y elijo Promedio en la lista de opciones.

Una vez hecho esto, la tabla dinámica se actualiza automáticamente y me muestra las ventas medias de cada departamento.

Tablas bidimensionales

Puede utilizar tablas dinámicas para generar tablas bidimensionales con varias columnas y filas.

Para ampliar el ejemplo anterior, ¿qué ocurre si quiero ver las ventas medias en 2019 y 2020? Lo hago añadiendo las ventas de 2019 y 2020 a la sección Valores.

Esto genera dos columnas de valores: una para cada campo.

Tenga en cuenta que incluso puede añadir otro campo directamente a la sección Etiquetas de columna para obtener un resumen aún más granular de sus datos de origen.

Filtrado

Otra característica interesante de las tablas dinámicas es la opción de filtrar. De este modo, puedes controlar qué datos se muestran.

Para filtrar un campo que ya está incluido en una fila o columna, basta con hacer clic en el icono desplegable:

En este caso, elijo qué departamentos quiero incluir en la tabla dinámica.

También puede añadir filtros para campos que no estén en su tabla dinámica como filas o columnas.

Por ejemplo, supongamos que quiero eliminar las cifras de ventas de Frank del cálculo de las ventas medias.

Para ello, añado Nombre a la sección Filtro del Generador de tablas dinámicas. Esto crea una opción de filtro en la parte superior de la tabla dinámica.

A continuación, simplemente hago clic en el icono desplegable y anulo la selección de Frank.

Formato de tablas dinámicas

Las celdas de las tablas dinámicas pueden formatearse igual que las celdas normales. Puede cambiar el tipo de número (a moneda, fecha, etc.), el nivel decimal, la fuente, el color y mucho más.

Incluso puede cambiar el nombre de las cabeceras para sustituir las generadas automáticamente.

Actualización de datos

Si los datos de origen cambian, puedes actualizar una tabla dinámica para asegurarte de que incluye la información más actualizada.

Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la tabla dinámica y pulse Actualizar datos para hacerlo.

Porcentaje del total

Las tablas dinámicas permiten cambiar la forma en que se muestran los valores.

Por ejemplo, podría elegir ver las bonificaciones por departamento como porcentaje del total de bonificaciones pagadas.

Para ello, haga clic con el botón derecho en los datos y seleccione Ajustes de campo. Desde este menú, puede elegir cómo mostrar los datos.

(Dependiendo de su versión de Excel, es posible que pueda hacerlo directamente desde el botón derecho del ratón sin entrar en Configuración de campo).

Reflexiones finales

Las tablas dinámicas son una forma fantástica de resumir y analizar datos en Excel. Una vez que aprendes a hacerlas, son rápidas y fáciles de trabajar, ¡y extremadamente potentes!

Si quieres aprender más y maximizar tus conocimientos de Excel, echa un vistazo a nuestro Funciones de Excel entradas de blog.