Importar y exportar de SharePoint a Excel (y viceversa)

SharePoint es una plataforma online de Microsoft que la mayoría de las empresas usan como sitio web interno o intranet, es decir, un sistema de almacenamiento y gestión en la nube para todos los datos del negocio, incluidos tus documentos de Excel. Aunque puedes usar OneDrive para compartir un archivo de Excel, SharePoint ofrece funciones de colaboración más avanzadas. Los libros guardados allí también admiten la coautoría en Excel, así que varias personas pueden editar el mismo archivo a la vez.

En este artículo verás qué es una lista de SharePoint, cómo importar datos de Excel a una lista de SharePoint y cómo exportar de SharePoint a Excel.

Si quieres importar datos a Excel, Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, puede ayudarte. Con Sheetgo puedes compartir fácilmente hojas o intervalos concretos de tu archivo principal de Excel con otras personas, filtrar datos e incluso dividirlos en varios archivos. También controlas las ediciones y los cambios antes de volver a combinarlo todo en tu archivo maestro guardado en SharePoint, así que tienes una visión completa de tus datos.

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¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una plataforma web de colaboración desarrollada por Microsoft. Reúne en un solo paquete la gestión y el almacenamiento de documentos, portales de intranet, extranets y herramientas de red social. SharePoint está pensado para ayudar a las empresas a gestionar sus flujos de trabajo y colaborar mejor con compañeros, socios y clientes. Con sus funciones, las organizaciones pueden simplificar sus procesos, crear espacios de trabajo virtuales y compartir información de forma segura.

SharePoint está disponible para empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas startups hasta grandes corporaciones. Ofrece una interfaz fácil de usar para acceder a documentos, hacer seguimiento de tareas y comunicarse con otras personas. Con SharePoint, las organizaciones pueden compartir archivos, seguir proyectos, asignar tareas y mantener conversaciones de forma rápida y sencilla.

Así, los empleados trabajan mejor, terminan las tareas más rápido y mejoran la colaboración entre equipos. SharePoint también ofrece otras funciones, como herramientas de análisis, búsqueda empresarial, bibliotecas de documentos y acceso móvil. Estas herramientas adicionales facilitan que las empresas gestionen sus datos, se mantengan organizadas y colaboren desde cualquier lugar.

¿Cómo se usa SharePoint?

SharePoint sirve para guardar, gestionar y compartir documentos con tus compañeros. También es una plataforma de colaboración en proyectos, para que los equipos trabajen juntos en tareas en tiempo real. SharePoint permite crear páginas web personalizadas, como intranets y extranets, para la colaboración del equipo o la relación con clientes. Además, puedes acceder a SharePoint desde el móvil, así que es más fácil seguir conectado y colaborar desde cualquier sitio.

Además de las funciones anteriores, SharePoint ofrece otras herramientas para gestionar documentos, como bibliotecas de documentos, listas, flujos de trabajo y debates. Estas funciones ayudan a organizar y gestionar los datos, lo que mejora la eficiencia y la colaboración.

¿Qué es una lista de SharePoint?

Una lista de SharePoint es, sobre todo, un contenedor de datos, parecido a una tabla de Excel con filas y columnas. Estas listas pueden guardar todo tipo de información detallada sobre tus clientes, empleados, productos o servicios.

Las listas de SharePoint te permiten configurar las columnas según el formato de los datos, es decir, texto, número, fechas, moneda, etc. Puedes adjuntar fotos o hipervínculos para que tu lista sea lo más detallada posible.

Empecemos creando una lista de SharePoint a partir de datos importados de Excel.

¿Cómo exportar datos de Excel a una lista de SharePoint?

Para exportar datos de Excel a una lista de SharePoint, asegúrate de tres cosas:

• Has dado formato de tabla a los datos.
• Has puesto nombre a la tabla.
• Has puesto nombre a las columnas.

Así puedes exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint.

1. Abre tu libro de Excel y selecciona toda la tabla. Después, ve a Diseño de tabla > Exportar > Exportar tabla a lista de SharePoint.

2. Escribe la URL de tu sitio de SharePoint en el campo "Dirección".

3. Marca la casilla "Crear una conexión de solo lectura a la nueva lista de SharePoint". Así, los datos nuevos aparecen en tu tabla de Excel cuando añades datos a tu lista de SharePoint o la actualizas. Excel guarda este vínculo como una conexión de datos, que puedes actualizar desde la pestaña Datos. Nuestra guía sobre las conexiones de Excel explica cómo funcionan.

4. Escribe el "Nombre" de la lista de SharePoint. Si quieres, añade más información en el cuadro "Descripción". Después, haz clic en "Siguiente".

5. Revisa los tipos de datos de cada columna por si necesitas hacer algún cambio. Cuando estés listo para exportar, haz clic en "Finalizar".

6. Ve a tu sitio de SharePoint para comprobar que la tabla se ha exportado correctamente. Aparecerá en el grupo "Actividad", como se ve a continuación.

Ahora que sabes exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint, veamos cómo hacer el proceso inverso.

¿Cómo exportar una lista de SharePoint a Excel?

Para exportar datos de una lista de SharePoint a Excel, sigue estos pasos.

1. Ve al sitio de SharePoint y haz clic en la lista de SharePoint que acabas de crear para abrirla. Ve a Exportar > Exportar a Excel. La lista se exportará como un archivo "query.iqy".

2. Abre el archivo "query.iqy" y haz clic en "Habilitar" si te aparece la alerta "Aviso de seguridad de Microsoft Excel".

Si solo necesitas una copia estática, elige Exportar a CSV en el mismo menú Exportar e importa el CSV en Excel, o conviértelo en un archivo de Excel con nuestro conversor de archivos gratuito.

Veamos cómo hacer estas mismas acciones de forma automática con Power Query.

¿Cómo importar una lista de SharePoint a Excel automáticamente?

Power Query es una función de automatización de Excel que te permite realizar tareas repetitivas de forma automática. A diferencia de la conexión de solo lectura del método anterior, te da más control sobre qué datos de la lista de SharePoint quieres importar o exportar.

Eso sí, para importar o exportar una lista de SharePoint en Excel con Power Query, necesitas una suscripción al plan Enterprise.

1. Abre tu hoja de cálculo de Excel y ve a Datos > Obtener datos > Desde los servicios en línea > Desde la lista de SharePoint Online.

2. Escribe la URL de tu sitio de SharePoint. Haz clic en "Aceptar" para continuar.

3. Selecciona la lista de SharePoint que quieres importar. Debería aparecer una vista previa de la lista a la derecha.

Tenga en cuenta lo siguiente: Todas las listas de SharePoint asignan un identificador único a cada columna. SharePoint crea esta columna ID automáticamente. Solo tienes que editarla según tus preferencias para excluir las columnas que no quieras.

4. Selecciona las columnas que quieres importar manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haz clic con el botón derecho en cualquiera de los encabezados seleccionados para elegir "Quitar otras columnas".

5. Cuando termines, haz clic en "Guardar" y "Cargar". En el Editor de Power Query, ve a Inicio > Cerrar y cargar.

Ahora que has configurado las conexiones de Power Query entre SharePoint y Excel, puedes actualizar rápidamente tu lista de SharePoint desde Excel.

¿Cómo actualizar automáticamente una lista de SharePoint desde Excel?

Para actualizar una lista de SharePoint desde Excel, puedes hacerlo a mano con solo hacer clic en el botón "Actualizar" de la pestaña "Diseño de tabla". Si quieres que Excel lo haga automáticamente mediante un flujo de trabajo, puedes usar Power Query, Power BI o Power Automate. Ten en cuenta que automatizar con Power Query requiere el plan Enterprise. Así puedes actualizar rápidamente una lista de SharePoint desde Excel con Power Automate.

1. Abre Power Automate y ve a "Plantillas" en el menú de la izquierda.

2. Escribe "Cuando se modifique un archivo en OneDrive, sincronizar los cambios con SharePoint" para acceder rápidamente a la plantilla.

3. Asegúrate de haber iniciado sesión en todas las aplicaciones para continuar. Haz clic en "Continuar".

4. Selecciona la carpeta donde has guardado el archivo de Excel para activar la acción "Cuando se modifica un archivo". Después, selecciona la carpeta de SharePoint donde guardaste la lista. Cuando termines, haz clic en "Guardar".

5. Prueba el flujo para comprobar que funciona bien haciendo clic en el botón "Probar" del extremo derecho.

Además, Power Automate puede pedirte que hagas un cambio en tu archivo de Excel para activar el flujo. También puedes crear un desencadenador automático, aunque requiere una configuración más compleja, que puedes ver con más detalle aquí.

Conclusión

SharePoint ha demostrado ser una gran plataforma para guardar y gestionar datos en cualquier organización. Además, ofrece funciones potentes para alcanzar niveles avanzados de colaboración entre los distintos departamentos de una empresa.

En este artículo has visto cómo se integran SharePoint y Excel, para que puedas exportar e importar datos de forma manual y automática con Power Query. Solo ten en cuenta que las funciones de Office 365 son más limitadas en el plan Business que en el plan Enterprise.

Si te interesa aprovechar todo el potencial de las herramientas de Office 365 y crear tus propios flujos de trabajo entre aplicaciones, lee Power Automate y Excel: ejemplos y casos de uso.