Cómo bloquear celdas y proteger hojas en Google Sheets

Con la llegada de Internet y la tecnología basada en la nube, la colaboración y el intercambio de información se han convertido en pan comido. Hojas de cálculo de Google ha sido el líder en el espacio de las hojas de cálculo. Tan fácil como se ha convertido en trabajar en estas aplicaciones ubicuas, es igualmente asegurar los datos en los archivos de Google Sheets. Este artículo explica el procedimiento para proteger celdas o páginas en Google Sheets.

Para bloquear celdas en Google Sheets, tienes que protegerlas. Elige un intervalo, una fila, una columna o una hoja entera y decide quién puede seguir editándolo, o deja que otros lo editen después de ver una advertencia. Excel también permite bloquear celdas, pero allí los pasos son distintos. Consulta cómo bloquear y proteger un libro de Excel.

¿Por qué proteger celdas o páginas en Google Sheets?

La mayoría de nosotros utilizamos Google Sheets por la facilidad con la que podemos compartir los archivos de hojas de cálculo con otras personas. Si bien esto ha facilitado nuestra vida laboral, también conlleva ciertas preocupaciones. Veamos un ejemplo. Un vicepresidente de ventas de una cadena de tiendas quiere tener las cifras de ventas de todas las regiones en una hoja de cálculo. Para ello, ha compartido el archivo con su equipo de ventas, donde cada jefe de ventas introduce los datos de ventas correspondientes a su región. Una hoja de resumen consolida los datos en un único lugar, donde puede comparar el rendimiento de las distintas regiones.

Mientras todo esto se lleva a cabo, el vicepresidente no quiere que su equipo de ventas manipule accidentalmente ninguna fórmula o número de la hoja de resumen. Este escenario definitivamente requiere una solución que pueda proteger celdas o páginas en Google Sheets. A continuación te explicamos cómo hacerlo. Este es el aspecto de la hoja de resumen.

Proteger celdas en Google Sheets — hoja de resumen All Regions con clientes e ingresos mensuales de las regiones A, B y C

Cómo bloquear celdas en Google Sheets

Hay dos formas de abrir la configuración de protección de una celda: el menú del clic derecho y el menú Datos. Las dos llevan a la misma barra lateral.

Usa el menú del clic derecho

1. Haz clic con el botón derecho en la celda que quieres bloquear y ve a Ver más acciones de celda > Proteger intervalo.

Bloquear celdas en Google Sheets — Proteger intervalo en Ver más acciones de celda, en el menú del clic derecho de la celda B4

2. En la barra lateral que aparece, haz clic en "+ Añadir hoja o intervalo".

Bloquear celdas en Google Sheets — Añadir hoja o intervalo en la barra lateral Hojas e intervalos protegidos

3. Comprueba que la celda que quieres bloquear coincide con el valor de la barra lateral (B4 en el ejemplo) y haz clic en "Establecer permisos".

Bloquear celdas en Google Sheets — intervalo Sheet1!B4 en la barra lateral con el botón Establecer permisos

4. Comprueba que en el menú desplegable de la ventana está seleccionado "Solo tú" y haz clic en "Hecho".

Bloquear celdas en Google Sheets — opción Restringir quién puede editar este intervalo con Solo tú seleccionado

Usa el menú Datos

También puedes ir a Datos > Proteger hojas e intervalos. Las capturas de pantalla de abajo son de una versión anterior de Google Sheets, en la que esta opción del menú se llamaba Hojas e intervalos protegidos.

El vicepresidente quiere proteger las celdas A1 a C4, que contienen información que no debe modificarse. Para ello, navegamos hasta Datos > Hojas e intervalos protegidos.

Bloquear celdas en Google Sheets — Hojas e intervalos protegidos al final del menú Datos

Al hacerlo, vemos la barra lateral en la parte derecha de la pantalla. Ahora hacemos clic en el botón Añadir hoja o rango botón.

Bloquear celdas en Google Sheets — Añadir hoja o intervalo en la parte superior de la barra lateral Hojas e intervalos protegidos

Ahora, damos una descripción de nuestra elección para explicar lo que significa si alguna vez volvemos a ella en el futuro. Nos aseguramos de que Intervalo y el campo correspondiente muestra ‘All Regions’!A1:C4.

Bloquear celdas en Google Sheets — descripción Summary_Figures e intervalo All Regions A1:C4 en la barra lateral

Ahora hacemos clic en el botón Establecer permisos botón . En la ventana de opciones que nos aparece, podemos configurar los permisos que queramos. Podemos optar por configurarlo sólo para que muestre un mensaje de advertencia cuando otro usuario intente modificar una celda protegida. O bien, podemos configurarlo para que nadie pueda editar estas celdas. O incluso configurar una lista personalizada de usuarios que pueden editar las celdas. En este caso, lo dejamos como se muestra en la imagen de abajo. Por último, hacemos clic en el botón Hecho botón.

Bloquear celdas en Google Sheets — ventana Permisos de edición del intervalo con Restringir quién puede editar este intervalo y Solo tú

Cómo bloquear una fila o columna para que nadie más pueda editarla

Las filas y las columnas se bloquean igual que las celdas. La única diferencia es dónde haces clic con el botón derecho: en el número de la fila o en la letra de la columna.

Bloquear una fila

1. Haz clic con el botón derecho en el número de la fila que quieres bloquear y ve a Ver más acciones de fila > Proteger intervalo.

2. Comprueba que la fila que quieres bloquear coincide con el valor de la barra lateral (4:4 en el ejemplo) y haz clic en "Establecer permisos".

Bloquear una fila en Google Sheets — intervalo Sheet1!4:4 en la barra lateral con Establecer permisos

3. Comprueba que en el menú desplegable de la ventana está seleccionado "Solo tú" y haz clic en "Hecho".

Bloquear una fila en Google Sheets — Permisos de edición del intervalo configurados en Solo tú para la fila 4

Bloquear una columna

Los pasos son los mismos si quieres bloquear o proteger una columna en Google Sheets:

1. Haz clic con el botón derecho en la letra de la columna que quieres bloquear y ve a Ver más acciones de columna > Proteger intervalo.

Bloquear una columna en Google Sheets — Proteger intervalo en Ver más acciones de columna para la columna B

2. Comprueba que la columna que quieres bloquear coincide con el valor de la barra lateral (B:B en el ejemplo) y haz clic en "Establecer permisos".

Bloquear una columna en Google Sheets — intervalo Sheet1!B:B en la barra lateral con Establecer permisos

3. Comprueba que en el menú desplegable de la ventana está seleccionado "Solo tú" y haz clic en "Hecho".

Bloquear una columna en Google Sheets — Permisos de edición del intervalo configurados en Solo tú para la columna B

Si lo que quieres es mantener una fila o columna a la vista mientras te desplazas, y no impedir que se edite, inmovilízala. Consulta cómo inmovilizar filas y columnas en Google Sheets.

Cómo proteger una hoja en Google Sheets

Proteger una hoja bloquea una pestaña de tu hoja de cálculo. Las demás pestañas se pueden seguir editando, a menos que también las protejas.

Puede haber otros casos en los que queramos proteger una hoja entera o casi toda. En este caso, podemos optar por el botón Hoja como se muestra en la siguiente imagen. Incluso podemos eximir de la hoja protegida las celdas que no queramos proteger.

Proteger una hoja en Google Sheets — pestaña Hoja de la barra lateral, con All Regions elegida y Excepto ciertas celdas

Desde la pestaña de la hoja

También puedes empezar desde la pestaña de la parte inferior de la pantalla:

1. Haz clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja que quieres bloquear y elige Proteger hoja.

Proteger una hoja en Google Sheets — Proteger hoja en el menú de la pestaña Sheet1

2. Comprueba que la hoja que quieres bloquear coincide con el valor de la barra lateral ("Sheet1" en el ejemplo) y haz clic en "Establecer permisos".

Proteger una hoja en Google Sheets — opción Hoja con Sheet1 y la casilla Excepto ciertas celdas

3. Comprueba que en el menú desplegable de la ventana está seleccionado "Solo tú" y haz clic en "Hecho".

Proteger una hoja en Google Sheets — Permisos de edición del intervalo configurados en Solo tú para Sheet1

Elige quién puede editar o muestra solo una advertencia

Cuando haces clic en "Establecer permisos" al bloquear una celda, se abre una ventana llamada "Permisos de edición del intervalo".

En esta ventana puedes elegir quién puede editar la celda o dejar un mensaje de advertencia para los demás usuarios. Estos pasos te muestran cómo dar permiso de edición a otros usuarios:

1. Sigue los tres primeros pasos del método del clic derecho del apartado Cómo bloquear celdas en Google Sheets, más arriba.

2. Cuando se abra la ventana "Permisos de edición del intervalo", haz clic en el menú desplegable que muestra "Solo tú" y selecciona "Personalizado".

Bloquear celdas en Google Sheets — Personalizado en el menú desplegable de Restringir quién puede editar este intervalo

3. En el cuadro "Añadir editores:", escribe los nombres de los usuarios a los que quieres dar permiso y haz clic en "Hecho". Ahora esos usuarios también pueden editar la celda.

Bloquear celdas en Google Sheets — cuadro Añadir editores con una dirección de correo electrónico bajo Personalizado

Ahora, ¿qué pasa cuando otro usuario intenta editar una de estas celdas protegidas? He aquí cómo se lo impide.

Proteger celdas en Google Sheets — mensaje de error que ve quien intenta editar una celda protegida

Para dejar un mensaje de advertencia a los demás usuarios, con la ventana Permisos de edición del intervalo abierta, selecciona "Mostrar una advertencia al editar este intervalo" y haz clic en "Hecho".

Bloquear celdas en Google Sheets — opción Mostrar una advertencia al editar este intervalo seleccionada

Los demás usuarios podrán seguir editando el contenido de la celda, pero la advertencia les indica que quieres proteger ese valor.

También puedes avisar a otros usuarios o impedirles editar fórmulas importantes de tu archivo de Google Sheets. Muchas veces, varias celdas influyen en una misma fórmula de Google Sheets, y un solo cambio accidental puede afectar a toda la función. Protege las celdas de las que dependen tus fórmulas, con una advertencia o una restricción, para que un cambio por error no rompa el cálculo.

Cómo desbloquear celdas en Google Sheets

Para desbloquear una celda que has bloqueado, sigue estos cuatro pasos:

1. Ve a Datos > Proteger hojas e intervalos.

Desbloquear celdas en Google Sheets — Proteger hojas e intervalos en el menú Datos

2. Haz clic en la celda bloqueada en la barra lateral, a la derecha de la pantalla.

Desbloquear celdas en Google Sheets — Sheet1 en la lista de la barra lateral Hojas e intervalos protegidos

3. Haz clic en el icono de la papelera junto al cuadro de descripción.

4. Confirma el desbloqueo haciendo clic en "Quitar".

Excel funciona al revés: todas las celdas empiezan bloqueadas, y el bloqueo solo se aplica cuando proteges la hoja. Aquí tienes cómo desbloquear celdas en Excel.

Desbloquear celdas en Google Sheets — botón Quitar en el cuadro de diálogo para confirmar que quieres quitar un intervalo protegido

¡Así es como se protegen las celdas o páginas en Google Sheets! No dude en leer las siguientes entradas del blog y aprender a compartir sólo temporalmente los datos de tu hoja de cálculo con otras personas o cómo nombrar rangos o celdas en Google Sheets.

Si lo que quieres es que todo un equipo edite el archivo, consulta cómo hacer que Google Sheets sea editable por varios usuarios.

Los intervalos protegidos impiden las ediciones, pero cualquier persona con la que compartas el archivo puede seguir viéndolo. Para que nadie pueda abrir los datos, consulta cómo proteger con contraseña una hoja de Google Sheets.

En Excel, puedes bloquear hojas y archivos completos con una contraseña. Si más adelante necesitas editar alguno, aquí te explicamos cómo quitar una contraseña en Excel.