Como filtrar o Google Sheets sem afetar outros usuários

Um dos motivos pelos quais as planilhas são usadas como ferramenta de colaboração é sua capacidade de armazenamento de informações. A desvantagem de trabalhar com grandes quantidades de dados é que pode ser demorado encontrar informações específicas. Felizmente, o Google Sheets tem filtros fáceis de usar no aplicativo para tornar esse processo mais eficiente. No entanto, como mais usuários trabalharão com as mesmas informações, é fundamental estabelecer um sistema de filtragem que ajude, e não atrapalhe, a experiência deles. Até o final deste artigo, você saberá como filtrar informações no Planilhas Google. Além disso, você poderá explorar como filtrar suas Planilhas Google sem afetar outros usuários por meio do aplicativo da Web Sheetgo.

Como filtrar suas Planilhas Google

Há duas maneiras principais de filtrar dados diretamente no Planilhas Google: filtros diretos e visualização de filtros.

1. Como aplicar o filtro direto a uma planilha do Google

Essa talvez seja a maneira mais direta de filtrar dados. Esse recurso é útil para qualquer cenário em que você queira que um grupo de usuários veja as mesmas informações filtradas que você. Imagine que eu seja o chefe de um departamento de TI e tenha um banco de dados no Google Sheets de todos os projetos passados e futuros.

Quero compartilhar as tarefas mensais com minha equipe. Para fazer isso, posso aplicar um filtro direto para mostrar as tarefas que pertencem ao próximo mês.

Primeiro, clique no ícone do funil localizado na extremidade direita da barra de ferramentas. Você deverá ver um sinal de filtro aparecer na parte superior de cada coluna. Clique nesse sinal na coluna desejada - no meu exemplo, a coluna E. Deve aparecer um menu suspenso.

Agora, limpe seus filtros para começar do zero. Basta expandir a seção Filtrar por valores e clique em Limpo. Agora é hora de personalizar seus filtros. Clique nos valores pelos quais deseja filtrar seus dados. Neste exemplo, quero filtrar meus dados de acordo com as tarefas com vencimento em maio.

Quando terminar, clique em OK.

Como você pode ver abaixo, sua equipe agora só verá as informações da tarefa relacionadas ao mês de maio.

Conforme mencionado anteriormente, esse método de filtragem é adequado para os casos em que você deseja que todos vejam os mesmos dados filtrados. No entanto, e se você quiser que usuários diferentes possam visualizar dados diferentes? Ou se quiser compartilhar filtros diferentes com pessoas diferentes? O recurso de visualização de filtro do Planilhas Google é a melhor opção a ser usada por esses motivos.

E o mais importante é que você também pode precisar usar esses filtros personalizados no futuro. É nesse ponto que a opção de visualização de filtros do Google Sheets é útil.

2. Como aplicar a visualização de filtro a um Planilhas Google

Imagine que você queira que a planilha mantenha todos os dados visíveis e não filtrados e deixe isso para a conveniência de cada usuário. A visualização de filtro permite que os usuários trabalhem na mesma planilha sem afetar o que os outros veem. Além disso, você pode salvar filtros personalizados para usá-los novamente no futuro. Vamos dar uma olhada em como criar uma visualização de filtro.

Em primeiro lugar, remova os filtros de suas colunas. Para isso, basta clicar no ícone de filtro na parte superior da coluna, expandir a seção Filtrar por valores e clique em Selecionar tudo. Todos os seus dados devem reaparecer. Para adicionar uma visualização de filtro, clique na seta ao lado do ícone de funil (e não no ícone de funil como antes) e selecione Criar nova visualização de filtro no menu suspenso.

Talvez você receba uma mensagem lembrando que apenas a sua visualização foi alterada. Você pode ignorar a mensagem e continuar a renomear o filtro Filtro 1 para atender às suas necessidades.

Digamos que agora eu queira visualizar as tarefas com vencimento em junho. Neste exemplo, vou renomeá-lo para “Tarefas de junho”. Em seguida, aplique as condições de filtro de sua escolha. Eu apliquei filtros para mostrar somente as tarefas de junho.

Lembre-se de que, ao aplicar condições de filtro com a visualização de filtro, apenas a sua visualização foi modificada e não afetará o que o restante da sua equipe vê. Se quiser editar, duplicar ou excluir a visualização de filtro que criou, clique no ícone de configurações à direita da planilha e selecione a ação desejada.

Como redefinir a exibição de filtro no Planilhas Google

Se você quiser redefinir ou remover as condições de exibição do filtro da Planilha Google, basta clicar no botão Fechar (X) localizado próximo ao Configurações no canto superior direito da planilha.

Caso você precise aplicar o mesmo filtro no futuro, selecione o filtro personalizado no menu suspenso, ao lado do ícone do funil. Como você pode ver, o filtro personalizado recentemente, “June tasks”, agora aparece na lista.

Com a visualização de filtro do Google Sheet, você pode ter quantas visualizações de filtro forem necessárias, de acordo com a tarefa ou os requisitos do usuário. Se você der acesso a um colega de trabalho ou cliente, poderá escolher diretamente os dados que serão visualizados e disponibilizados para ele. Mesmo que outras pessoas estejam trabalhando na mesma planilha do Google, você não afetará a visualização delas no momento.

Observe:

• Para editar ou criar exibições de filtro no Planilhas Google, é necessário ter permissão para isso. No entanto, mesmo um acesso “Somente visualização” concede aos usuários a visualização e a aplicação de exibições de filtro.
• Esse recurso não está habilitado para dispositivos de telefone ou tablet.

Como filtrar o Planilhas Google sem afetar outros usuários

E se você quiser que outros usuários editem simultaneamente sem afetar os dados de outros usuários? Atualmente, o Planilhas Google não possui um recurso interno que permita editar dados filtrados sem afetar o restante da equipe que está trabalhando na mesma planilha. Felizmente, o Sheetgo oferece uma solução para isso.

Filtrar dados para outras planilhas no Sheetgo

Você pode enviar dados específicos de uma planilha para outra usando o processo de Filtro no aplicativo Web Sheetgo. Digamos que eu queira enviar todos os projetos de junho para meu colega de trabalho Valentine.

Minha planilha atual tem centenas e centenas de linhas de diferentes tarefas, desde o início até o final de 2021. Usando o aplicativo da Web Sheetgo, posso enviar as tarefas específicas da Valentine para sua própria planilha de tarefas pessoal, onde ela terá tudo em um só lugar. Além disso, agora que ela tem acesso à sua própria planilha pessoal com suas tarefas específicas, ela pode atualizar seus próprios dados. Por exemplo, alterar o status de suas tarefas de “em andamento” para “concluídas”.

Aqui estão apenas alguns dos benefícios adicionais de usar o Sheetgo para filtrar suas Planilhas Google:

• Economize tempo e aumente a produtividade: Economize muito tempo automatizando todo o seu processo, do início ao fim, para que você possa se concentrar em tarefas mais importantes.
• Gerencie seus dados de forma eficaz: Mantenha controle total sobre os dados da sua planilha - escolha como conectar, transferir e compartilhar informações importantes.
• Personalize suas conexões: Personalize suas conexões para atender às suas necessidades e às de seus colegas de trabalho.

Para saber mais sobre o recurso de filtro Sheetgo e descobrir um guia passo a passo sobre como usá-lo, dê uma olhada em nosso artigo sobre como Filtrar o Google Sheets de uma planilha para outra.

Filtrar dados em uma planilha

E aí está! O Planilhas Google oferece duas maneiras de filtrar seus dados: filtros diretos e exibições de filtros. No entanto, para aproveitar todo o potencial da colaboração on-line, o Sheetgo permite filtrar, conectar e transferir os dados dentro de uma Planilha Google, sem afetar os dados de outros usuários. Como resultado, você pode otimizar os dados da sua planilha para o benefício de cada um dos seus colaboradores.

Para saber mais sobre como aproveitar ao máximo os filtros do Sheetgo, dê uma olhada na seção Página de suporte do filtro.

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