Pasadena : Automatisation d'un processus de gestion des tuteurs pour plus de 2 500 étudiants

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Grâce à Sheetgo, Pasadena économise désormais environ 4 jours par mois grâce à un flux de travail personnalisé qui affecte automatiquement des tuteurs à un élève ayant besoin d'un soutien supplémentaire.

Pasadena peut ainsi fournir des conseils supplémentaires à plus de 2 500 étudiants dans le cadre d'un flux de travail unique et automatisé.

Affectation de tuteurs à plus de 2 500 élèves dans l'une de leurs 67 écoles

• Énorme base de données complexe contenant des informations sur les étudiants
• Impossible d'affecter manuellement des tuteurs à 2 500 étudiants
• Trop de formules de tableur ont conduit à de graves erreurs

L'une des écoles de Pasadena avait besoin d'un système de rattrapage scolaire pour affecter les élèves ayant besoin d'un soutien supplémentaire aux enseignants susceptibles de les aider. Pour une école de plus de 2 500 élèves, cela aurait été difficile à faire manuellement, ce qui aurait entraîné beaucoup d'erreurs humaines.

Ils ont essayé d'organiser toutes ces données dans diverses feuilles de calcul, en utilisant des formules pour croiser les informations. Mais cela s'est rapidement avéré impossible en raison de la quantité de données et du nombre de formules utilisées.

Pasadena avait désespérément besoin d'un système qui permette aux enseignants d'insérer les demandes des élèves afin de leur attribuer un tuteur. Les logiciels conçus à cet effet sont trop chers et manquent de souplesse pour les personnaliser.

C'est pourquoi Pasadena a demandé à Sheetgo de lui fournir une solution personnalisée de gestion des tuteurs qui pourrait être connectée à leur base de données d'étudiants existante.

Un système de rapports sur les élèves transparent et sécurisé

• Connecter Google Forms pour transférer des données
• 1 feuille maîtresse pour combiner toutes les sources de données
• Diviser les données pour créer un rapport unique par étudiant

Avec Sheetgo, Pasadena a mis en place un flux de travail personnalisé qui crée automatiquement des rapports pour ses 2 500 étudiants afin de leur attribuer un tuteur. Sheetgo transforme leur base de données, autrefois interminable, en fichiers Excel digestes contenant des informations permettant de déterminer si un élève a besoin d'un soutien supplémentaire.

Leur nouveau flux de travail est également connecté à Google Forms, de sorte que tout élève qui demande un soutien supplémentaire peut soumettre un formulaire et les données seront ajoutées au flux de travail. Les fichiers Excel et les formulaires Google sont ensuite connectés à une feuille de calcul principale Google Sheets, où Pasadena dispose de toutes les données des élèves en un seul endroit.

Sheetgo utilise la fonction de division pour diviser la fiche principale en rapports distincts pour chaque élève, en préservant la confidentialité et la sécurité de leurs informations personnelles. Ces rapports uniques peuvent ensuite être distribués aux étudiants et aux enseignants, détaillant les informations relatives au tutorat.

Avec ce nouveau système, l'école n'a plus besoin de mettre à jour manuellement ses rapports ou d'identifier les élèves qui ont besoin d'un soutien - Sheetgo prend en charge l'ensemble du processus pour gérer automatiquement la gestion du tutorat.

Économiser un jour par semaine pour se consacrer à la fourniture d'un soutien de qualité aux étudiants

• 4 jours épargnés par mois
• Préserver la confidentialité et la sécurité des données des élèves
• Gestion de 2 500 étudiants en un seul flux de travail

Grâce à ce nouveau système, Pasadena gagne environ 1 jour par semaine, soit 1,5 heure par jour, qu'elle peut désormais consacrer au soutien de qualité dont ses élèves ont besoin.

De plus, ils disposent désormais d'un processus entièrement sécurisé qui préserve la confidentialité des données des étudiants 100% afin d'éviter tout problème de sécurité.

Grâce à ce flux de travail automatisé, cette école du district de Pasadena n'a plus à se préoccuper de la mise à jour manuelle des informations relatives au tutorat.

Ils disposent désormais d'une solution abordable et autonome qui traite les informations relatives à leurs étudiants en toute sécurité et génère les rapports dont ils ont besoin pour donner à leurs étudiants les meilleurs conseils et le soutien dont ils ont besoin pour le reste de leurs années d'études.