Pasadena: Automatización de un proceso de gestión de tutores para más de 2.500 estudiantes

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Usando Sheetgo, Pasadena ahora ahorra alrededor de 4 días al mes gracias a un flujo de trabajo personalizado que asigna automáticamente tutores a un estudiante que necesita apoyo adicional.

Como resultado, Pasadena puede ofrecer orientación adicional a más de 2.500 estudiantes dentro de un único flujo de trabajo automatizado.

Asignación de tutores a más de 2.500 estudiantes en una de sus 67 escuelas

• Base de datos enorme y compleja llena de información de estudiantes
• Imposible asignar tutores manualmente a 2.500 estudiantes
• Demasiadas fórmulas de hoja de cálculo provocaron errores graves

Una de las escuelas de Pasadena necesitaba un sistema de educación remedial para asignar a los estudiantes que necesiten apoyo adicional a los maestros que pudieran ayudarlos. Para una escuela con más de 2,500 estudiantes, esto sería difícil de hacer manualmente, lo que resultaría en muchos errores humanos.

Intentaron organizar todos estos datos en varias hojas de cálculo, usando fórmulas para cruzar la información. Sin embargo, esto se volvió rápidamente imposible debido a la gran cantidad de datos, así como al número de fórmulas utilizadas.

Pasadena necesitaba desesperadamente un sistema que facilitara a los maestros la inserción de las solicitudes de los estudiantes para asignarles apoyo de tutoría a cada uno. El software diseñado para esto es demasiado costoso y carece de flexibilidad para personalizaciones.

Es por eso que Pasadena se acercó a Sheetgo para que le proporcionara una solución personalizada de gestión de tutores que pudiera conectarse con su base de datos de estudiantes existente.

Un sistema de informes estudiantiles sin problemas y seguro

• Conectar Google Forms para transferir entradas de datos
• 1 hoja maestra para combinar todas las fuentes de datos
• Dividir datos para crear un informe único por estudiante

Con Sheetgo, Pasadena ha creado un flujo de trabajo personalizado que genera automáticamente informes para sus 2.500 estudiantes para asignarles apoyo de tutoría. Sheetgo convierte su otrora interminable base de datos en archivos de Excel manejables que contienen información sobre si un estudiante necesita apoyo adicional.

Su nuevo flujo de trabajo también se conecta con Google Forms, de modo que cualquier estudiante que solicite apoyo adicional puede enviar un formulario y los datos se agregarán al flujo de trabajo. Los archivos de Excel y los envíos de Google Forms se conectan luego a una hoja maestra de Google Sheets, donde Pasadena tiene todos los datos de los estudiantes en un solo lugar.

Sheetgo utiliza la función Dividir para luego dividir la hoja maestra en informes separados para cada estudiante, manteniendo su información personal privada y segura. Estos informes únicos se pueden distribuir a los estudiantes y profesores, detallando la información de su tutoría.

Con este nuevo sistema, la escuela ya no tiene que actualizar manualmente sus informes ni identificar a los estudiantes que necesitan apoyo; Sheetgo se encarga de todo el proceso para gestionar automáticamente la gestión de tutorías.

Ahorrar 1 día a la semana para dedicarlo a brindar apoyo estudiantil de calidad

• 4 días ahorrados al mes
• Mantener la privacidad y seguridad de los datos de los estudiantes
• Gestionando 2.500 estudiantes en un flujo de trabajo

Gracias a este nuevo sistema, Pasadena ahora ahorra alrededor de 1 día por semana o 1.5 horas por día que ahora pueden dedicar a brindar el apoyo de alta calidad que necesitan sus estudiantes.

Además, ahora cuentan con un proceso totalmente seguro que garantiza la privacidad y la confidencialidad de los datos de los alumnos para evitar cualquier problema de seguridad.

Con este flujo de trabajo automatizado, esta escuela del distrito de Pasadena ya no tiene que preocuparse por actualizar manualmente su información de tutoría.

Ahora tienen una solución asequible y autosuficiente que maneja su información estudiantil de forma segura, generando los informes que necesitan para brindar a sus estudiantes la mejor orientación y el apoyo que necesitan durante el resto de sus años académicos.