Le leader des télécommunications automatise le traitement des heures supplémentaires et des salaires au niveau mondial

Motive Technologies Inc. est une entreprise de télécommunications de premier plan qui a transformé les opérations de son département financier en automatisant le suivi des heures supplémentaires et le traitement de la paie au niveau mondial, qui étaient extrêmement complexes et manuels. Confronté à des inefficacités, des erreurs et des goulots d'étranglement importants dus à un système de validation et d'approbation en plusieurs étapes dans différentes régions, Sheetgo a fourni une solution complète. La plateforme a rationalisé le flux de données depuis les soumissions initiales jusqu'à la consolidation finale des salaires, en passant par la validation et l'approbation des responsables, améliorant ainsi considérablement l'efficacité et la précision pour les 5 000 employés de l'entreprise.

Le service financier de Motive Technologies Inc. était confronté à d'importants problèmes liés à un processus manuel et fastidieux de suivi et de reporting des heures supplémentaires. Le flux de travail commençait par les employés qui soumettaient leurs heures via un formulaire Google, qui alimentait ensuite une feuille Google centrale. Ces données nécessitaient une validation approfondie en plusieurs étapes pour tenir compte avec précision des différents calendriers régionaux (États-Unis et Pakistan, par exemple), du calcul des congés et du calcul des heures supplémentaires sur la base des heures de début et de fin enregistrées. Après validation, les données ont été distribuées manuellement à plus de 34 fiches de suivi distinctes, propres à chaque équipe, pour approbation par les responsables. L'étape finale consistait à consolider manuellement toutes les données approuvées dans une fiche de suivi principale pour le traitement des salaires. Ce processus alambiqué était très inefficace, sujet aux erreurs et créait un goulot d'étranglement important pour assurer une paie précise et en temps voulu. En outre, les limites des méthodes d'importation de données existantes entravaient l'évolutivité et le déroulement général du processus.

Sheetgo a complètement automatisé le processus de suivi et de reporting des heures supplémentaires de Motive Technologies Inc. de bout en bout, ce qui a permis d'améliorer considérablement l'efficacité et la précision. La plateforme a connecté de manière transparente les données provenant des soumissions initiales des employés (via Google Forms) à une série de feuilles de calcul de validation, garantissant des calculs précis pour les calendriers régionaux, les congés et les heures supplémentaires. Sheetgo a ensuite intelligemment divisé et distribué les données validées à diverses feuilles de calcul d'approbation spécifiques à l'équipe, permettant aux responsables d'examiner et d'approuver efficacement les entrées d'heures supplémentaires. Une fois l'approbation obtenue, le système consolide automatiquement toutes les données approuvées dans une feuille de calcul centrale, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et réduisant les erreurs. Les flux de travail automatisés de Sheetgo, qui utilisent des fonctionnalités telles que le filtrage des données et les étiquettes intelligentes dans les modèles d'e-mail, garantissent que les informations pertinentes parviennent rapidement aux bonnes parties prenantes et que des communications personnalisées sont envoyées aux employés. Cette automatisation poussée a permis de calculer les heures supplémentaires avec précision et en temps voulu, de rationaliser les approbations des responsables et d'optimiser le traitement des salaires, ce qui a permis de réduire les coûts opérationnels et d'améliorer la productivité de l'ensemble du département financier.