El líder de las telecomunicaciones automatiza el procesamiento global de horas extraordinarias y nóminas

Motive Technologies Inc., una empresa líder en telecomunicaciones, transformó las operaciones de su departamento financiero automatizando su complejo y manual sistema global de seguimiento de horas extras y procesamiento de nóminas. Enfrentándose a ineficiencias significativas, errores y cuellos de botella debido a un sistema de validación y aprobación de varias etapas en diferentes regiones, Sheetgo proporcionó una solución integral. La plataforma agilizó el flujo de datos desde los envíos iniciales hasta la validación, la aprobación de los gestores y la consolidación final de la nómina, mejorando drásticamente la eficiencia y la precisión en sus 5.000 empleados.

El departamento financiero de Motive Technologies Inc. se enfrentaba a importantes retos con un proceso manual y lento para el seguimiento de las horas extra y la elaboración de informes. El flujo de trabajo comenzaba con el envío de horas por parte de los empleados a través de un formulario de Google, que luego se rellenaba en una hoja central de Google. Estos datos requerían una validación exhaustiva en varias fases para tener en cuenta con precisión los diferentes calendarios regionales (por ejemplo, EE. UU. y Pakistán), los cálculos de vacaciones y los cálculos de horas extraordinarias basados en las horas de inicio y finalización registradas. Tras la validación, los datos se distribuyeron manualmente a más de 34 hojas de seguimiento específicas de cada equipo para su aprobación por parte de los responsables. El último paso consistía en consolidar manualmente todos los datos aprobados en un rastreador maestro para el procesamiento de las nóminas. Este complicado proceso era muy ineficaz, propenso a errores y creaba un importante cuello de botella a la hora de garantizar la puntualidad y precisión de las nóminas. Además, las limitaciones de los métodos de importación de datos existentes dificultaban la escalabilidad y el flujo general del proceso.

Sheetgo automatizó por completo el proceso integral de seguimiento e información de las horas extraordinarias de Motive Technologies Inc., lo que supuso un importante aumento de la eficiencia y la precisión. La plataforma conectó a la perfección los datos de los envíos iniciales de los empleados (a través de formularios de Google) a una serie de hojas de cálculo de validación, garantizando cálculos precisos para calendarios regionales, vacaciones y horas extra. A continuación, Sheetgo dividió y distribuyó de forma inteligente los datos validados a varias hojas de cálculo de aprobación específicas de cada equipo, lo que permitió a los responsables revisar y aprobar las entradas de horas extra de forma eficiente. Tras la aprobación, el sistema consolidaba automáticamente todos los datos aprobados en una hoja de cálculo de nóminas central, eliminando la introducción manual de datos y reduciendo los errores. Los flujos de trabajo automatizados de Sheetgo, que utilizaban funciones como el filtrado de datos y las etiquetas inteligentes en las plantillas de correo electrónico, garantizaban que la información relevante llegara rápidamente a las partes interesadas adecuadas y que se enviaran comunicaciones personalizadas a los empleados. Esta sólida automatización garantizó el cálculo puntual y preciso de las horas extraordinarias, agilizó las aprobaciones de los gestores y optimizó el procesamiento de las nóminas, lo que redujo los costes operativos y mejoró la productividad de todo el departamento financiero.