Líder em telecomunicações automatiza o processamento global de horas extras e folha de pagamento

A Motive Technologies Inc., uma empresa líder em telecomunicações, transformou as operações de seu departamento financeiro automatizando o processamento de folha de pagamento e o controle de horas extras globais altamente complexos e manuais. Enfrentando ineficiências, erros e gargalos significativos devido a um sistema de validação e aprovação em várias etapas em diferentes regiões, a Sheetgo forneceu uma solução abrangente. A plataforma simplificou o fluxo de dados desde os envios iniciais até a validação, as aprovações dos gerentes e a consolidação final da folha de pagamento, aumentando drasticamente a eficiência e a precisão em seus 5.000 funcionários.

O departamento financeiro da Motive Technologies Inc. enfrentou desafios substanciais com um processo manual e demorado de controle e relatório de horas extras. O fluxo de trabalho começava com os funcionários enviando horas por meio de um formulário do Google, que depois preenchia uma planilha central do Google. Esses dados exigiam uma validação extensa e em vários estágios para considerar com precisão os diferentes calendários regionais (por exemplo, EUA e Paquistão), cálculos de feriados e cálculos de horas extras com base nos horários de início e término registrados. Após a validação, os dados foram distribuídos manualmente para mais de 34 planilhas de rastreamento específicas da equipe para aprovação do gerente. A etapa final envolvia a consolidação manual de todos os dados aprovados em um rastreador mestre para o processamento da folha de pagamento. Esse processo complicado era altamente ineficiente, propenso a erros e criava um gargalo significativo para garantir uma folha de pagamento pontual e precisa. Além disso, as limitações dos métodos de importação de dados existentes prejudicavam a escalabilidade e o fluxo geral do processo.

A Sheetgo automatizou completamente o processo de rastreamento e geração de relatórios de horas extras de ponta a ponta da Motive Technologies Inc., proporcionando um aumento significativo na eficiência e na precisão. A plataforma conectou perfeitamente os dados dos envios iniciais dos funcionários (via Google Forms) a uma série de planilhas de validação, garantindo cálculos precisos para calendários regionais, feriados e horas extras. Em seguida, o Sheetgo dividiu e distribuiu de forma inteligente os dados validados para várias planilhas de aprovação específicas da equipe, permitindo que os gerentes revisassem e aprovassem as entradas de horas extras com eficiência. Após a aprovação, o sistema consolidava automaticamente todos os dados aprovados em uma planilha central de folha de pagamento, eliminando a entrada manual de dados e reduzindo os erros. Os fluxos de trabalho automatizados do Sheetgo, utilizando recursos como filtragem de dados e tags inteligentes em modelos de e-mail, garantiram que as informações relevantes chegassem prontamente às partes interessadas certas e que comunicações personalizadas fossem enviadas aos funcionários. Essa automação robusta garantiu cálculos de horas extras precisos e em tempo hábil, simplificou as aprovações dos gerentes e otimizou o processamento da folha de pagamento, levando à redução dos custos operacionais e ao aumento da produtividade de todo o departamento financeiro.