Modèle de plan d'entreprise dans Google Sheets

Toutes les entreprises englobent plusieurs unités commerciales (ou départements) telles que la comptabilité, les ventes, le marketing, la R&D et la production. Dans une organisation multidivisionnelle, chaque unité peut même fonctionner de manière semi-indépendante en tant qu'entreprise au sein d'une entreprise (BWB). Il s'agit d'une structure d'entreprise courante pour les chaînes, les entreprises d'hôtellerie et les sociétés mères possédant plusieurs filiales.

Dans ce type d'organisation, chaque unité commerciale est généralement responsable de la planification et du contrôle de son propre budget. Outre l'analyse des performances en interne, les directeurs de département sont également chargés de rendre compte des finances de leur unité aux directeurs de l'entreprise.

L'EBIT (earnings before interest and taxes) ou l'EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation, and amortization) sont deux indicateurs largement utilisés pour évaluer la santé financière d'une unité commerciale. L'EBIT reflète le montant des revenus générés par une entreprise, tandis que l'EBITDA se rapproche du flux de trésorerie d'une entreprise.

Calcul de l'EBITDA

Vous pouvez calculer l'EBIT/EBITDA et analyser la rentabilité de votre entreprise ou de certaines unités commerciales avec l'aide d'un comptable ou d'un logiciel de comptabilité. Mais ces deux options sont coûteuses et vous n'avez pas besoin d'investir davantage de ressources dans ce processus.

Très probablement, chaque unité mesure déjà les coûts fixes et variables, les revenus et les dépenses. Le principal défi consiste simplement à collecter et à rassembler ces données correctement. À l'aide d'un modèle Google Sheets, vous pouvez mettre en place un système automatisé qui crée pour vous un rapport de performance de l'unité commerciale.

Ce modèle de plan d'entreprise peut être utilisé pour analyser différentes unités, filiales ou projets. Vous êtes peut-être un investisseur qui a investi dans plusieurs projets ou start-ups. Ou peut-être souhaitez-vous évaluer la rentabilité des différents produits que votre entreprise vend actuellement. Quoi qu'il en soit, ce système est flexible et peut être adapté aux besoins de votre entreprise.

Si une unité prépare un nouveau produit, une analyse du seuil de rentabilité indique combien d'unités elle doit vendre pour couvrir ses coûts fixes et variables.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour analyser les performances d'une unité commerciale ?

• Flexible : Google Sheets vous permet de gérer et d'analyser des données financières provenant de plusieurs départements de la manière qui convient le mieux à votre entreprise. Lorsque vous devez modifier le système, il vous suffit de changer ou d'adapter les feuilles de calcul, sans logiciel spécialisé ni assistance informatique.
• Accessible : Les responsables d'unité et les administrateurs peuvent accéder aux données de leur département et les mettre à jour à tout moment, depuis n'importe quel endroit, via un ordinateur portable ou un smartphone.
• Compatible avec tout : tous les logiciels s'intègrent à Google Sheets. Si votre entreprise dispose de données stockées dans d'autres programmes, vous pouvez donc facilement importer ces informations directement dans les fichiers de Google Sheets.
• Facilité d'utilisation : tous les membres de l'équipe sont familiarisés avec les feuilles de calcul et Google Sheets est facile à utiliser, même pour les débutants. Les feuilles sont faciles à entretenir et il est aisé de former votre équipe à leur utilisation.

Comment démarrer

Ce modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul est un système préétabli qui vous permet d'analyser et de comparer les budgets et les performances de plusieurs unités commerciales.

Ce modèle peut être utilisé par des entreprises de toutes tailles, quel que soit le nombre de départements ou de divisions. Il offre aux responsables d'unité un moyen convivial de collecter et d'analyser les revenus et les dépenses tout en générant des rapports automatisés, ainsi qu'un tableau de bord pour les administrateurs et les directeurs d'entreprise.

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Un modèle de feuille de calcul classique est un fichier unique contenant des graphiques et des formules prédéfinis, alors qu'un modèle de flux de travail Sheetgo est un système complet. Il se compose de plusieurs fichiers Google Sheets qui transfèrent les données entre eux. Cela permet à chaque unité ou département d'enregistrer et de partager ses données financières en privé, tout en permettant aux responsables de collecter et d'analyser les indicateurs de chaque département.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données : Chaque dossier est dédié à une tâche spécifique, pour une meilleure protection et précision des données. Au lieu de travailler dans une feuille de calcul partagée, chaque service dispose d'un dossier personnel dans lequel il enregistre ses données financières. Les données de chaque unité opérationnelle sont automatiquement exportées vers la feuille maîtresse du gestionnaire et le tableau de bord central.
• Évolutivité : Les fonctions de collaboration de Google Sheets sont puissantes, mais lorsque trop de personnes travaillent sur la même feuille de calcul, celle-ci peut devenir volumineuse et lourde. Le fait de conserver les données dans des feuilles de calcul distinctes garantit le bon fonctionnement du système. Si vous souhaitez ajouter une autre unité commerciale, il vous suffit de copier l'une des feuilles de calcul d'entrée, de la connecter au flux de travail et de la partager avec les collègues de cette équipe.
• Intégration : Google Sheets est compatible avec tout, de sorte que les comptables et les gestionnaires peuvent facilement importer et fusionner des données provenant d'autres logiciels et services. En quelques clics, vous pouvez connecter des données provenant d'autres flux de travail pour créer un système de gestion financière totalement intégré.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le modèle d'analyse des performances des unités commerciales de Sheetgo, quatre fichiers Google Sheets contenant des connexions Sheetgo prédéfinies sont enregistrés dans votre Google Drive :

• Trois Unité d'affaires feuilles de calcul. Partagez chaque fichier avec les responsables des différentes unités ou départements, et faites autant de copies que nécessaire pour les divisions supplémentaires. Les responsables ou les comptables de l'unité concernée utilisent leur copie de la feuille de calcul pour enregistrer leurs prévisions ou leur budget, ainsi que leurs revenus ou leurs dépenses réels.
• Un Analyse des performances des unités opérationnelles pour le directeur ou l'administrateur de la société mère. Les connexions de Sheetgo importent les données de toutes les Unité opérationnelle directement dans ce fichier. Le modèle fusionne automatiquement ces données et affiche des indicateurs clés tels que la marge brute, le total des coûts variables et l'EBITDA dans le tableau de bord.

Comment installer le modèle de flux de travail

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour installer le modèle de plan d'entreprise.

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Cliquez sur Installer le modèle.
3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo crée des copies des fichiers et les connecte.

La fiche Analyse des performances de l'unité opérationnelle s'ouvre dans Sheetgo.

Pour ouvrir l'un des fichiers de l'unité d'affaires, cliquez sur Afficher la barre latérale dans le coin supérieur droit de l'écran et double-cliquez sur l'un des trois fichiers.

Comment utiliser le modèle d'unité commerciale

Étape 1 : Sélectionner une période pour l'analyse

Dans le cadre de la Fiche d'analyse de l'unité d'affaires, se rendre sur le site Instructions et saisissez les données dans les cases de droite.

Choisir année que vous souhaitez analyser, quel mois, et si vous souhaitez un Accumulé ou Mois seulement rapport.

Étape 2 : Saisir les noms des comptes

Allez maintenant à la page Configuration onglet. Dans l'onglet Colonne A (Nom du compte) saisissez la liste des catégories pour lesquelles vous souhaitez que chaque unité commerciale fournisse des données.

Le modèle contient des exemples (ventes, coûts directs, commissions, etc.). Vous pouvez les utiliser ou ajouter vos propres catégories.

Étape 3 : Transfert des données

Le modèle contient des connexions prédéfinies. La mise à jour des connexions enverra cette liste de noms de comptes à chacune des connexions du Unité d'affaires les feuilles de calcul.

Pour ce faire, cliquez sur Flux de travail dans la barre latérale à droite de l'écran et cliquez sur Exécutez.

Étape 4 : Partager les fichiers

Maintenant que chaque Unité d'affaires contient la liste correcte des catégories de comptes, vos collègues de chaque service peuvent commencer à utiliser leur feuille de calcul.

Cliquez sur Flux de travail ou Dossiers, puis double-cliquez sur l'un des Unité d'affaires des fichiers.
Ensuite, il suffit de cliquer sur Partager.

Étape 5 : Saisir les données

Une fois qu'ils ont reçu leur Unité d'affaires les gestionnaires ou les comptables de ce service devraient commencer à saisir des données dans le système. Registres tabulation.

Étape 6 : Automatiser le flux de travail

Vous pouvez à tout moment transférer les données de la feuille de base en cliquant sur Exécuter, Vous pouvez également automatiser une autre étape du processus d'élaboration des rapports d'activité.

Pour vous assurer que votre tableau de bord contient toujours les données les plus récentes de chaque service, programmez des transferts automatiques en cliquant sur l'icône Automatiser à côté de courir.

Comment étendre le flux de travail

Une fois que votre système de reporting automatisé pour les unités commerciales est opérationnel, il est facile d'étendre et de personnaliser le flux de travail.

Vous pouvez en ajouter d'autres Unité d'affaires avec de nouvelles connexions.

1. En Google Drive > Modèles de Sheetgo > Analyse des performances des unités opérationnelles vous trouverez les 3 feuilles de calcul des unités d'affaires incluses dans le modèle.
2. Pour dupliquer l'une de ces feuilles d'entrée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur > Faire une copie.

3. Ouvrez Sheetgo et accédez à votre flux de travail d'analyse des performances de l'unité opérationnelle.

4. Aller à Connexions. Vous verrez qu'il y a actuellement 4 connexions.

La première connexion de la liste, Registres du commerce consolidés, La feuille de calcul de l'unité d'affaires combine les données des feuilles de calcul des unités d'affaires et les intègre dans la feuille maîtresse.

Les 3 Configuration envoient la liste des noms de comptes aux feuilles de calcul des Business Units. Nous voulons copier cette connexion pour la nouvelle feuille de calcul (dupliquée) que vous venez de créer.

Comme vous pouvez le voir, les données sources sont la feuille de base de l'analyse des performances des unités commerciales > onglet Configuration. N'apportez aucune modification à cet endroit.

2. Faites défiler vers le bas jusqu'à Destination > Google Sheets.

3. Cliquez sur Fichier > Modifier le fichier.

4. Sélectionnez le nouveau fichier Google Sheets (dupliqué) dans votre Google Drive. Vous le trouverez à l'intérieur de Modèles de Sheetgo > Performance des unités d'affaires.

5. En dessous de Nom de l'onglet, entrez le nom “Configuration”.

6. Cliquez sur Terminer et sauvegarder pour créer la connexion.

Dans le cadre de la Connexions à droite de l'écran, vous verrez qu'il y a maintenant 4 connexions de configuration.

Le Configuration de la nouvelle feuille de destination (Business unit 4) est masqué (cliquer sur l'onglet Toutes les feuilles en bas à gauche de la feuille de calcul pour l'afficher), mais elle est désormais connectée à la feuille maîtresse, dont elle tire la liste des catégories de comptes.

Si vous cliquez sur Flux de travail, Vous pouvez voir qu'il y a maintenant une connexion dans une direction, de la feuille maîtresse au nouveau fichier, l'unité d'entreprise 4.

Nous devons maintenant renvoyer les données dans l'autre sens.

Pour ce faire, retournez à la page Connexions liste.

Nex à la connexion Registres du commerce consolidés cliquez sur le menu à trois points (⋮) et ensuite Modifier la connexion.

Sous Données de source > Fichiers multiples vous verrez les fichiers de l'unité d'affaires qui sont déjà connectés.

Cliquez sur +Ajouter un autre fichier source > +Sélectionner le fichier et sélectionnez la nouvelle feuille de calcul.

Sous Onglet Fichier, Pour ce faire, assurez-vous de sélectionner le bon onglet de source. Dans ce cas, il s'agit de Registres.

Les données de l'enquête supplémentaire Unité d'affaires est en train d'être fusionné dans la feuille maîtresse, avec les informations provenant des trois autres fichiers de l'unité opérationnelle.