Modelo de plano de unidade de negócios no Planilhas Google

Todas as empresas englobam várias unidades de negócios (ou departamentos), como contabilidade, vendas, marketing, P&D e produção. E em uma organização multidivisional, cada unidade pode até funcionar de forma semi-independente como um negócio dentro de um negócio (BWB). Essa é uma estrutura de negócios comum para cadeias de lojas, empresas de hospitalidade e empresas-mãe com várias subsidiárias.

Em organizações desse tipo, cada unidade de negócios geralmente é responsável pelo planejamento e controle de seu próprio orçamento. Além de analisar o desempenho internamente, os gerentes de departamento também são responsáveis por informar as finanças de sua unidade aos diretores da empresa.

Dois indicadores amplamente utilizados da saúde financeira de uma unidade de negócios são o EBIT (lucro antes de juros e impostos) ou o EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização). O EBIT reflete o valor da receita que uma empresa está gerando, enquanto o EBITDA se aproxima do fluxo de caixa de uma empresa.

Cálculo do EBITDA

Você pode calcular o EBIT/EBITDA e analisar a lucratividade de sua empresa ou de unidades de negócios individuais com a ajuda de um contador ou de um software de contabilidade. Mas essas duas opções são caras e, na verdade, você não precisa investir mais recursos nesse processo.

Muito provavelmente, cada unidade já está medindo custos fixos e variáveis, receitas e despesas. O maior desafio é simplesmente coletar e agrupar esses dados corretamente. Com a ajuda de um modelo do Planilhas Google, você pode configurar um sistema automatizado que crie um relatório de desempenho da unidade de negócios para você.

Este modelo de plano de unidade de negócios pode ser usado para analisar diferentes unidades, subsidiárias ou projetos. Talvez você seja um investidor com vários projetos ou startups nos quais investiu. Ou talvez queira avaliar a lucratividade de diferentes produtos que sua empresa está vendendo atualmente. De qualquer forma, esse sistema é flexível e pode ser adaptado às necessidades de sua empresa.

Por que usar o Google Sheets para analisar o desempenho da unidade de negócios?

• Flexível: O Planilhas Google permite que você gerencie e analise dados financeiros de vários departamentos da maneira mais adequada à sua empresa. Quando for necessário modificar o sistema, basta alterar ou adaptar as planilhas, sem software especializado ou suporte de TI.
• Acessível: Os gerentes e administradores de unidades podem acessar e atualizar os dados de seus departamentos a qualquer momento, de qualquer lugar, via laptop ou smartphone.
• Compatível com tudo: todos os pacotes de software se integram ao Google Sheets, portanto, se a sua empresa tiver dados armazenados em outros programas, você poderá importar facilmente essas informações diretamente para os arquivos do Google Sheets.
• Fácil de usar: todos na equipe estarão familiarizados com planilhas e o Google Sheets é fácil de usar, mesmo para iniciantes. As planilhas são fáceis de manter e é simples treinar sua equipe para usá-las.

Como começar

Esse modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha é um sistema pré-construído que permite analisar e comparar orçamentos e desempenho em várias unidades de negócios.

O modelo pode ser usado por empresas de todos os tamanhos, com qualquer número de departamentos ou divisões. Ele oferece aos gerentes de unidade uma maneira fácil de coletar e analisar receitas e despesas, gerando relatórios automatizados e um painel de controle para administradores e diretores da empresa.

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Um modelo de planilha comum é um arquivo único com gráficos e fórmulas pré-criados, mas um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo é um sistema completo. Ele consiste em vários arquivos do Google Sheets que transferem dados entre si. Isso permite que cada unidade ou departamento registre e compartilhe seus dados financeiros de forma privada, ao mesmo tempo em que possibilita aos gerentes coletar e analisar métricas de todos os departamentos.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade dos dados: Cada arquivo é dedicado a uma tarefa específica, para melhor proteção e precisão dos dados. Em vez de trabalhar em uma planilha compartilhada, cada departamento tem seu próprio arquivo pessoal onde registra seus dados financeiros. Os dados de cada unidade de negócios são exportados automaticamente para a planilha principal do gerente e para o painel central.
• Escalabilidade: As funções de colaboração do Planilhas Google são poderosas, mas quando há muitas pessoas trabalhando na mesma planilha, ela pode se tornar grande e pesada. Manter os dados em planilhas separadas garante que o sistema funcione sem problemas. Se quiser adicionar outra unidade de negócios, basta copiar uma das planilhas de entrada, conectá-la ao fluxo de trabalho e compartilhá-la com os colegas dessa equipe.
• Integração: O Planilhas Google é compatível com tudo, portanto, contadores e gerentes podem facilmente importar e mesclar dados de outros softwares e departamentos. Com apenas alguns cliques, você pode conectar dados de outros fluxos de trabalho para criar um sistema de gerenciamento financeiro totalmente integrado.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o modelo de análise de desempenho da unidade de negócios do Sheetgo, quatro arquivos do Google Sheets com conexões pré-construídas do Sheetgo são salvos no seu Google Drive:

• Três Unidade de negócios planilhas eletrônicas. Compartilhe cada arquivo com os gerentes das diferentes unidades ou departamentos e faça quantas cópias forem necessárias para divisões adicionais. Os gerentes ou contadores dessa unidade usam sua cópia da planilha para registrar sua previsão ou orçamento, bem como suas receitas ou despesas reais.
• Um Análise de desempenho da unidade de negócios para o gerente ou administrador da empresa matriz. As conexões do Sheetgo importam dados de todas as Unidade de negócios planilhas eletrônicas diretamente nesse arquivo. O modelo mescla automaticamente esses dados e exibe as principais métricas, como margem bruta, custos variáveis totais e EBITDA no painel.

Como instalar o modelo de fluxo de trabalho

Clique no botão azul abaixo para instalar o modelo de plano de unidade de negócios.

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Clique em Instalar o modelo.
3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo cria cópias dos arquivos e os conecta.

A planilha mestre de análise de desempenho da unidade de negócios é aberta no Sheetgo.

Para abrir um dos arquivos da unidade de negócios, clique em Mostrar barra lateral no canto superior direito da tela e clique duas vezes em qualquer um dos três arquivos.

Como usar o modelo de unidade de negócios

Etapa 1: Selecione um período de tempo para análise

No Planilha mestre de análise de unidade de negócios, vá para o Instruções e insira as entradas nas caixas à direita.

Escolha qual ano que você deseja analisar, qual mês, e se você quiser um Acumulado ou Apenas um mês relatório.

Etapa 2: Insira os nomes das contas

Agora vá para a seção Configuração guia. Em Coluna A (Nome da conta) insira a lista de categorias sobre as quais você deseja que cada unidade de negócios forneça dados.

O modelo contém exemplos (vendas, custo direto, comissões etc.). Você pode usá-los ou adicionar suas próprias categorias.

Etapa 3: Transferir os dados

O modelo contém conexões pré-criadas. A atualização das conexões enviará essa lista de nomes de contas para cada uma das conexões Unidade de negócios planilhas eletrônicas.

Para fazer isso, clique em Fluxo de trabalho na barra lateral à direita da tela e clique em Executar.

Etapa 4: Compartilhe os arquivos

Agora que cada Unidade de negócios contém a lista correta de categorias de contas, seus colegas de cada departamento podem começar a usar a planilha.

Clique em Fluxo de trabalho ou Arquivos, e, em seguida, clique duas vezes em um dos Unidade de negócios arquivos.
Depois disso, basta clicar em Compartilhe.

Etapa 5: Inserir dados

Depois de receberem seus Unidade de negócios planilha, os gerentes ou contadores desse departamento devem começar a inserir dados na Registros guia.

Etapa 6: Automatizar o fluxo de trabalho

Você pode transferir os dados da planilha mestre a qualquer momento, clicando em Executar, Mas você também pode automatizar outra etapa do processo de geração de relatórios comerciais.

Para garantir que você sempre tenha os dados mais recentes fluindo para o seu painel de cada departamento, programe transferências automáticas clicando no botão Automatizar ao lado de executar.

Como expandir o fluxo de trabalho

Quando o sistema automatizado de relatórios da unidade de negócios estiver funcionando, é fácil expandir e personalizar o fluxo de trabalho.

Você pode adicionar mais Unidade de negócios arquivos com novas conexões.

1. Em Google Drive > Modelos da Sheetgo > Análise de desempenho da unidade de negócios você encontrará as 3 planilhas de unidades de negócios incluídas no modelo.
2. Para duplicar uma dessas planilhas de entrada, clique com o botão direito do mouse em > Fazer uma cópia.

3. Abra o Sheetgo e vá para o fluxo de trabalho de análise de desempenho da unidade de negócios.

4. Ir para Conexões. Você verá que existem atualmente 4 conexões.

A primeira conexão da lista, Registros comerciais consolidados, A planilha de dados da unidade de negócios, combina os dados das planilhas da unidade de negócios e puxa essas informações para a planilha principal.

Os 3 seguintes Configuração enviam a lista de nomes de contas para as planilhas da unidade de negócios. Queremos copiar essa conexão para a nova planilha (duplicada) que você acabou de criar.

Como você pode ver, os dados de origem são a planilha mestre Business Unit Performance Analysis > guia Configuration. Não faça nenhuma alteração aqui.

2. Role para baixo até Destino > Planilhas Google.

3. Clique em Arquivo > Alterar arquivo.

4. Selecione o novo arquivo (duplicado) do Google Sheets no Google Drive. Você o encontrará dentro de Modelos da Sheetgo > Desempenho da unidade de negócios.

5. Sob Nome do registro, digite o nome “Configuration” (Configuração).

6. Clique em Concluir e salvar para criar a conexão.

No Conexões à direita da tela, você verá que agora há 4 conexões de configuração.

O Configuração na nova planilha de destino (Unidade de negócios 4) está oculta (clique na guia Todas as folhas na parte inferior esquerda da planilha para visualizá-la), mas agora ela está conectada à planilha mestre, extraindo a lista de categorias de contas da planilha mestre.

Se você clicar em Fluxo de trabalho, Como você pode ver, agora há uma conexão que vai em uma direção, da planilha mestre para o novo arquivo, Unidade de negócios 4.

Agora precisamos enviar dados de volta na outra direção.

Para fazer isso, retorne à seção Conexões lista.

Nex para a conexão Registros comerciais consolidados clique no menu de três pontos (⋮) e depois Editar conexão.

Abaixo de Dados de origem > Vários arquivos você verá os arquivos da unidade de negócios que já estão conectados.

Clique em +Adicionar outro arquivo de origem > +Selecionar arquivo e selecione a nova planilha.

Abaixo de Guia Arquivo, Certifique-se de selecionar a guia de origem correta. Nesse caso, é Registros.

Dados do adicional Unidade de negócios está sendo mesclado na planilha principal, juntamente com as informações dos outros três arquivos da unidade de negócios.