Modèle de feuille de temps dans Google Sheets

Le suivi du temps passé par les employés sur des tâches spécifiques est un défi pour de nombreux chefs de projet et propriétaires d'entreprise. Il est essentiel d'avoir une idée précise des délais réalistes et de la production des travailleurs pour établir le budget, planifier les projets futurs et anticiper la nécessité d'embaucher du personnel supplémentaire.

Pour les employés, un système de suivi du temps est un outil utile pour la planification et l'établissement des priorités. L'enregistrement et le suivi du temps que votre équipe consacre aux projets peuvent l'aider à se concentrer et à travailler ensemble de manière productive.

Le marché des logiciels de gestion de projet ne cesse de croître, mais beaucoup de ces nouvelles applications sont coûteuses. En outre, elles peuvent en fait augmenter le volume de travail qu'elles sont censées réduire : elles donnent aux employés un nouvel onglet à vérifier et à mettre à jour sur leur navigateur. Souvent, les données finissent par être dupliquées à plusieurs endroits et le personnel se rabat sur les courriels, les appels et les messages pour discuter de l'état d'avancement des tâches et des projets.

En matière de gestion de projet, il n'est pas nécessaire d'investir dans un nouveau logiciel. Nous allons vous montrer comment suivre le travail de votre équipe en un seul endroit, à l'aide d'un modèle de feuille de temps et de l'outil que vous (et vos collègues) connaissez et utilisez déjà tous les jours : les feuilles de calcul !

Pourquoi utiliser Google Sheets pour gérer les feuilles de temps ?

• Flexible : Les feuilles de calcul en ligne vous permettent de créer un système de suivi des feuilles de temps adapté à votre équipe et à votre entreprise. Vous pouvez adapter et développer le système au fil du temps, sans codage ni assistance informatique.
• Accessible : Google Sheets étant basé sur le cloud, vous pouvez gérer les feuilles de temps de votre équipe de n'importe où, à n'importe quel moment, via votre ordinateur portable ou votre téléphone mobile. Le fait de tout conserver dans des feuilles de calcul vous permet d'économiser de l'argent sur des logiciels inutiles.
• Compatible avec tout : tous les types de logiciels s'intègrent à Google Sheets. Par conséquent, vous pouvez facilement importer des données provenant d'autres domaines de l'entreprise, ce qui vous permet de disposer de tout ce dont vous avez besoin dans Google Sheets.
• Facile à utiliser : La plupart de vos collègues peuvent probablement déjà utiliser des feuilles de calcul. Il est donc facile de mettre en place un système basé sur des feuilles dans l'entreprise sans formation. Le système est ainsi à l'épreuve du temps et facile à maintenir.

Comment démarrer

Le modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul de Sheetgo est un système préétabli de gestion automatisée des feuilles de temps qui peut être utilisé par n'importe quelle équipe, dans n'importe quelle entreprise.

Le modèle offre au personnel un moyen simple et fiable d'enregistrer ses tâches. En même temps, il donne aux responsables une vue d'ensemble des délais et des progrès accomplis.

Qu'est-ce qu'un modèle de feuille de temps ?

Un modèle de feuille de calcul standard est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques, des mises en page et des formules. En revanche, un modèle de flux de travail Sheetgo est un système complet. Il s'agit d'un groupe de feuilles de calcul Google interconnectées qui échangent des données entre elles. Cela permet au chef de projet de partager des données avec des membres spécifiques de l'équipe sans partager leur feuille de calcul, et aux employés de gérer leur travail dans leur propre fichier privé.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données : Chaque fichier est dédié à une tâche spécifique, ce qui permet de sécuriser et de séparer les flux de données. Chaque membre de l'équipe dispose de sa propre feuille de calcul où il peut voir les tâches qu'il doit accomplir et enregistrer le temps nécessaire à chaque tâche. Le responsable dispose d'une feuille de calcul principale privée où il attribue les tâches du projet à ses collègues et reçoit les rapports de feuilles de temps des employés.
• Évolutivité : La fonction de partage de Google Sheets est puissante, mais plusieurs personnes travaillant sur la même feuille de calcul peuvent alourdir et ralentir le fichier. La séparation des données dans des feuilles de calcul individuelles permet au système de fonctionner sans heurts. Lorsqu'un nouveau membre de l'équipe rejoint le projet, il suffit de dupliquer l'une des feuilles de calcul. Collègue des feuilles de calcul et de les partager avec l'employé supplémentaire.
• Intégration : Outre la possibilité d'importer des données à partir de différents logiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul permet aux gestionnaires de projets de fusionner des données provenant d'autres départements. En quelques clics, vous pouvez relier les données de votre flux de travail budgétaire (ou celles d'autres départements) pour générer des rapports de haut niveau.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le Modèle de gestion des feuilles de temps Sheetgo, Dans le cas d'une connexion à Sheetgo, quatre fichiers Google Sheets avec des connexions prêtes à l'emploi sont enregistrés sur votre Google Drive :

• Trois Collègue feuilles de calcul. Partagez ces fichiers avec les membres de votre équipe et faites-en autant de copies que nécessaire pour ajouter d'autres personnes au flux de travail. Chaque personne dispose d'une copie personnelle de cette feuille de calcul pour enregistrer le temps qu'elle consacre à chaque tâche. Il peut tout contrôler dans son tableau de bord personnel.
• Un Gestion des feuilles de temps pour le chef de projet ou l'administrateur. Ce fichier est alimenté par les feuilles de calcul des collègues, ce qui donne un aperçu des heures travaillées par jour, par collègue et par projet dans le tableau de bord automatisé.

Comment obtenir le modèle de flux de travail

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour installer le modèle de workflow de gestion de feuilles de temps Sheetgo

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google. Ce modèle étant basé sur Google Sheets, les fichiers seront enregistrés sur votre Google Drive.
2. Cliquez sur Installer le modèle.
3. Attendez une minute pendant que Sheetgo installe le modèle et crée les connexions pour vous.

Le fichier maître de la gestion des feuilles de temps s'ouvre dans Sheetgo.

Dans le diagramme de flux de travail du panneau latéral à droite de l'écran, vous verrez que des flèches vont dans les deux sens entre la feuille maîtresse et les feuilles de calcul Colleague. Il s'agit des connexions Sheetgo qui transportent les données d'un fichier à l'autre.

Pour ouvrir l'une des feuilles de calcul, cliquez sur Flux de travail ou Dossiers dans le panneau latéral et sélectionnez un fichier. Examinez toutes les feuilles de calcul pour voir comment fonctionne le modèle. Vous remarquerez que les feuilles de calcul Collègue contiennent des exemples de données. Il suffit de supprimer ou d'écraser ces informations lorsque vous et votre équipe commencez à utiliser le modèle.

Si vous souhaitez fermer la barre latérale, il vous suffit de la réduire vers la droite à l'aide des flèches bleues.

Comment utiliser le modèle de gestion des feuilles de temps

Étape 1 : Saisir les tâches du projet

Tout d'abord, rendez-vous sur le site Projets et tâches dans votre feuille de calcul de gestion des feuilles de temps. Vous devez remplacer les données de l'échantillon par les noms de tous vos projets et tâches actuels.

Étape 2 : Envoyer les tâches du projet vers les fichiers Colleague

Maintenant que vous avez saisi la liste des tâches, il est temps de partager ces données avec les feuilles de calcul des membres de votre équipe.

Le modèle contient des connexions Sheetgo prédéfinies qui enverront ces informations aux feuilles de calcul Colleague. Cliquez sur Flux de travail sur le panneau latéral, puis cliquez sur Exécuter dans le coin inférieur gauche.

L'exécution du flux de travail met à jour toutes les connexions et envoie des informations fraîches entre les fichiers du modèle. Chaque Collègue contiendra donc désormais la nouvelle liste de tâches.

Étape 3 : Partager les feuilles de calcul de Colleague

Cliquez sur l'un des Collègue les feuilles de calcul, puis aller sur Partager situé dans le coin supérieur droit.

Étape 4 : Commencer à utiliser le modèle en équipe

Maintenant que vous avez partagé les feuilles de calcul individuelles avec vos collègues, ils peuvent commencer à enregistrer leur travail.

Ils le font dans le cadre de la Rapport sur les feuilles de temps de leur feuille de calcul personnelle.

En Colonne A, ils entrent la date.

En Colonne B et C, Il doit sélectionner le projet et la tâche dans les menus déroulants. Si le nom est erroné ou si la tâche n'est pas visible, il doit vous contacter pour vérifier qu'il a été correctement saisi dans la feuille de base.

En Colonne D et E, ils indiquent la durée de la tâche et ajoutent toute note qui pourrait être utile à vous ou à d'autres responsables.

Étape 5 : Automatiser le flux de travail

Une fois que vos collègues ont commencé à mettre à jour leurs feuilles de calcul, vous devez transmettre ces informations à l'équipe d'encadrement. Gestion des feuilles de temps fiche d'information.

Là encore, les connexions Sheetgo sont déjà configurées dans ce modèle, il suffit donc de cliquer sur Exécuter dans la barre de menu. Pour ouvrir la barre de menu, cliquez sur Flux de travail.

Vous verrez que les tâches de vos collègues ont été importées dans le Tous les rapports sur les feuilles de temps dans la feuille maîtresse.

Dans une équipe très occupée, il est probable que vous ajoutez et complétez régulièrement de nouveaux projets et de nouvelles tâches. Pour que vous et vos collègues disposiez toujours des données les plus récentes dans vos feuilles, automatisez l'ensemble du flux de travail.

Cliquez sur Flux de travail pour ouvrir la barre de menu, cliquez sur Automatiser, et choisissez la fréquence de transfert des données.

Créer un système complet de gestion de projet dans Google Sheets

Envie d'en savoir plus ? Collègue dans le modèle ? Vous pouvez le faire en copiant l'un des fichiers Collègue et de les relier à de nouvelles connexions Sheetgo.

Si vous souhaitez créer un système plus avancé, vous pouvez personnaliser davantage le modèle, en y incorporant d'autres données relatives au projet ou des informations provenant d'autres départements.

Vous êtes responsable des ressources humaines et vous cherchez un modèle de feuille de temps qui permette au personnel de pointer ? Essayez notre modèle de feuille de temps pour les employés, qui permet aux employés de suivre leurs heures de travail et leurs pauses déjeuner.