Plantilla de hoja de horas en Google Sheets

Hacer un seguimiento del tiempo que dedican los empleados a tareas específicas es un reto para muchos gestores de proyectos y propietarios de empresas. Conocer con precisión los plazos realistas y el rendimiento de los trabajadores es esencial para elaborar presupuestos, planificar proyectos futuros y prever la necesidad de contratar más personal.

Para los empleados, un sistema de control del tiempo es una herramienta útil de planificación y priorización. Registrar y controlar cuánto tiempo dedica tu equipo a los proyectos puede ayudarles a centrarse y trabajar juntos de forma productiva.

El mercado del software de gestión de proyectos no para de crecer, pero muchas de estas nuevas aplicaciones son caras. Además, pueden aumentar el volumen de trabajo que se supone que deben reducir: dar a los empleados otra pestaña en su navegador para comprobar y actualizar. A menudo, los datos pueden acabar duplicados en varias ubicaciones y el personal recurre a correos electrónicos, llamadas y mensajes para discutir el estado de tareas y proyectos.

Cuando se trata de la gestión de proyectos, en realidad no necesitas invertir en ningún software nuevo. Aquí te mostraremos cómo llevar un registro del trabajo de tu equipo en un solo lugar, con una plantilla de hoja de horas y la herramienta que tú (y tus compañeros) ya conocéis y utilizáis a diario: ¡las hojas de cálculo!

¿Por qué utilizar Google Sheets para gestionar hojas de horas?

• Flexibles: Las hojas de cálculo en línea le permiten crear un sistema de control de horas personalizado para su equipo y su empresa. Puedes adaptar y ampliar el sistema con el tiempo, sin codificación ni soporte informático.
• Accesible: Como Google Sheets está basado en la nube, puedes gestionar las hojas de horas de tu equipo desde cualquier lugar y en cualquier momento, a través de tu portátil o móvil. Mantener todo en hojas de cálculo te ahorra dinero en software innecesario.
• Compatible con todo: todo tipo de software se integra con Google Sheets. Como resultado, puedes importar fácilmente datos de otras áreas de la empresa, con lo que tendrás todo lo que necesitas en Google Sheets.
• Facilidad de uso: Es probable que la mayoría de tus compañeros ya sepan utilizar hojas de cálculo, por lo que es fácil implantar un sistema basado en hojas en la empresa sin necesidad de formación. Esto hace que el sistema esté preparado para el futuro y sea fácil de mantener.

Cómo empezar

La plantilla de flujo de trabajo basada en hojas de cálculo de Sheetgo es un sistema preconstruido para la gestión automatizada de hojas de horas que puede ser utilizado por cualquier equipo, en cualquier empresa.

La plantilla ofrece al personal una forma sencilla y fiable de registrar sus tareas. Al mismo tiempo, ofrece a los responsables una visión general de los plazos y los progresos.

¿Qué es un flujo de trabajo de plantilla de hoja de horas?

Una plantilla de hoja de cálculo estándar es un único archivo que contiene tablas, gráficos, diseños y fórmulas. En cambio, una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema completo. Es un grupo de Google Sheets interconectadas que intercambian datos entre ellas. Esto permite al gestor de proyectos compartir datos con miembros específicos del equipo sin compartir su hoja de cálculo, y permite a los empleados gestionar su trabajo en su propio archivo privado.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo está dedicado a una tarea específica, lo que mantiene los flujos de datos seguros y separados. Cada miembro del equipo tiene su propia hoja de cálculo de horas en la que puede ver qué tareas tiene que hacer y registrar el tiempo que tarda en completar cada tarea. El gestor dispone de una hoja de cálculo maestra privada en la que asigna las tareas del proyecto a sus compañeros y recibe los informes de horas de los empleados.
• Escalabilidad: La función de compartir de Google Sheets es potente, pero varias personas trabajando en la misma hoja de cálculo puede hacer que el archivo sea pesado y lento. Separar los datos en hojas de cálculo individuales hace que el sistema funcione sin problemas. Cuando un nuevo miembro del equipo se une al proyecto, basta con duplicar uno de los Colega hojas de cálculo y compartirla con el empleado adicional.
• Integración: Además de poder importar datos de distintos programas informáticos, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo permite a los gestores de proyectos fusionar datos de otros departamentos. En unos pocos clics, puedes conectar los datos de tu flujo de trabajo presupuestario (o los de otros departamentos) para generar informes de primer nivel.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Cuando instale el Sheetgo Plantilla de Gestión de Horarios, se guardan en Google Drive cuatro archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo ya preparadas:

• Tres Colega hojas de cálculo. Comparte estos archivos con los miembros del equipo y haz tantas copias como necesites para añadir más personas al flujo de trabajo. Cada persona tiene su propia copia personal de esta hoja de cálculo para registrar el tiempo que dedica a cada tarea. Pueden supervisarlo todo en su panel personal.
• Un Gestión de los horarios para el jefe de proyecto o el administrador. Los datos fluyen a este archivo desde las hojas de cálculo de los colegas, ofreciendo una visión general de las horas trabajadas por día, por colega y por proyecto en el cuadro de mandos automatizado.

Cómo obtener la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón azul de abajo para instalar la plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo Timesheet management

1. Accede a Sheetgo con tu cuenta de Google. Como esta plantilla está basada en Google Sheets, los archivos se guardarán en tu Google Drive.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere un minuto mientras Sheetgo instala la plantilla y crea las conexiones por usted.

El archivo maestro de Gestión de Horarios se abre dentro de Sheetgo.

En el diagrama de flujo de trabajo del panel lateral de la derecha de la pantalla, verá que hay flechas en ambas direcciones entre la hoja maestra y las hojas de cálculo de Colleague. Estas son las conexiones de Sheetgo que transportan los datos de ida y vuelta entre los archivos.

Para abrir cualquiera de las hojas de cálculo, haga clic en Flujo de trabajo o Archivos en el panel lateral y seleccione un archivo. Eche un vistazo a todas las hojas de cálculo para ver cómo funciona la plantilla. Observará que la Colega contienen datos de ejemplo. Simplemente borre o sobrescriba esta información cuando usted y su equipo empiecen a utilizar la plantilla.

Si desea cerrar la barra lateral, basta con contraerla hacia la derecha con las flechas azules.

Cómo utilizar la plantilla de gestión de partes de horas

Paso 1: Introducir las tareas del proyecto

En primer lugar, vaya a la página Proyectos y tareas en su hoja de cálculo de gestión de horas. Aquí tienes que sustituir los datos de muestra por los nombres de todos tus proyectos y tareas actuales.

Paso 2: Enviar las tareas del proyecto a los archivos de Colleague

Ahora que ha introducido la lista de tareas, es el momento de compartir esos datos con las hojas de cálculo de los miembros de su equipo.

La plantilla contiene conexiones predefinidas de Sheetgo que enviarán esta información a las hojas de cálculo de Colleague. Haga clic en Flujo de trabajo en el panel lateral y, a continuación, haga clic en Ejecutar en la esquina inferior izquierda.

La ejecución del flujo de trabajo actualiza todas las conexiones y envía información fresca de un lado a otro entre los archivos de la plantilla. Cada Colega contendrá ahora la nueva lista de tareas.

Paso 3: Compartir las hojas de cálculo Colleague

Haga clic en uno de los Colega hojas de cálculo, vaya a Compartir situado en la esquina superior derecha.

Paso 4: Empezar a utilizar la plantilla en equipo

Ahora que has compartido las hojas de cálculo individuales con tus compañeros, pueden empezar a registrar su trabajo.

Lo hacen en el Informe de horas trabajadas de su hoja de cálculo personal.

En Columna A, introducen la fecha.

En Columnas B y C, Deberán seleccionar el proyecto y la tarea en los menús desplegables. Si el nombre es incorrecto o la tarea no es visible, deberán ponerse en contacto con usted para comprobar que se ha introducido correctamente en la hoja maestra.

En Columnas D y E, introducen el tiempo que les ha llevado la tarea y añaden cualquier nota que pueda ser útil para usted o para otros gestores.

Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo

Una vez que sus colegas hayan empezado a actualizar sus hojas de cálculo, tendrá que remitir esta información a la base de datos. Gestión de los horarios hoja maestra.

Una vez más, las conexiones de Sheetgo ya están configuradas en esta plantilla, por lo que basta con hacer clic en Ejecutar en la barra de menús. Para abrir la barra de menús, pulse Flujo de trabajo.

Verá que las tareas de sus colegas se han importado a la carpeta Todos los informes de control horario de la hoja maestra.

En un equipo ocupado, es probable que añada y complete nuevos proyectos y tareas con regularidad. Para que tú y tus compañeros tengáis siempre los datos más recientes en vuestras fichas, automatiza todo el flujo de trabajo.

Haga clic en Flujo de trabajo para abrir la barra de menús, haga clic en Automatiza, y elige la frecuencia con la que quieres que se transfieran los datos.

Crear un sistema completo de gestión de proyectos en Google Sheets

Desea añadir más Colega hojas de cálculo a la plantilla? Puede hacerlo copiando una de las hojas de cálculo Colega hojas de cálculo y conectarlo con nuevas conexiones de Sheetgo.

Si desea crear un sistema más avanzado, puede personalizar aún más la plantilla, incorporando otros datos del proyecto o información de otros departamentos.

¿Es usted un responsable de RRHH que busca una plantilla de hoja de horas que permita al personal fichar a la entrada y a la salida? Pruebe nuestro plantilla de hoja de horas del empleado, que permite a los empleados hacer un seguimiento de sus horas de trabajo y de las pausas para comer.