Modelo de planilha de horas no Planilhas Google

O controle do tempo que os funcionários gastam em tarefas específicas é um desafio para muitos gerentes de projeto e proprietários de empresas. Ter uma compreensão precisa dos prazos realistas e da produção dos funcionários é essencial para o orçamento, o planejamento de projetos futuros e a previsão da necessidade de contratar mais funcionários.

Para os funcionários, um sistema de controle de tempo é uma ferramenta útil para o planejamento e a priorização. O registro e o monitoramento do tempo que sua equipe gasta em projetos podem ajudá-los a se concentrar e trabalhar juntos de forma produtiva.

O mercado de software de gerenciamento de projetos está em constante crescimento, mas muitos desses novos aplicativos são caros. Além disso, eles podem, na verdade, aumentar o volume de trabalho que deveriam reduzir: dando aos funcionários mais uma guia no navegador para verificar e atualizar. Muitas vezes, os dados podem acabar duplicados em vários locais e a equipe recorre a e-mails, chamadas e mensagens para discutir o status de tarefas e projetos.

Quando se trata de gerenciamento de projetos, você não precisa investir em nenhum software novo. Aqui, mostraremos como acompanhar o trabalho da sua equipe em um só lugar, com um modelo de planilha de horas e a ferramenta que você (e seus colegas) já conhecem e usam todos os dias: planilhas!

Por que usar o Google Sheets para gerenciar planilhas de horas?

• Flexíveis: As planilhas on-line permitem que você crie um sistema de controle de planilha de horas personalizado para sua equipe e sua empresa. Você pode adaptar e expandir o sistema ao longo do tempo, sem codificação ou suporte de TI.
• Acessível: Como o Google Sheets é baseado na nuvem, você pode gerenciar as planilhas de horas da sua equipe de qualquer lugar, a qualquer momento, por meio do seu laptop ou celular. Manter tudo em planilhas economiza dinheiro em softwares desnecessários.
• Compatível com tudo: todos os tipos de software se integram ao Google Sheets. Como resultado, você pode importar facilmente dados de outras áreas da empresa, oferecendo tudo o que precisa no Google Sheets.
• Fácil de usar: A maioria dos seus colegas provavelmente já usa planilhas, portanto, é fácil implantar um sistema baseado em planilhas na empresa sem treinamento. Isso torna o sistema preparado para o futuro e simples de manter.

Como começar

O modelo de fluxo de trabalho baseado em planilhas do Sheetgo é um sistema pré-construído para o gerenciamento automatizado de planilhas de horas que pode ser usado por qualquer equipe, em qualquer empresa.

O modelo oferece à equipe uma maneira simples e confiável de registrar suas tarefas. Ao mesmo tempo, ele oferece aos gerentes uma visão geral dos prazos e do progresso.

O que é um fluxo de trabalho de modelo de planilha de horas?

Um modelo de planilha padrão é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas. Por outro lado, um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo é um sistema completo. É um grupo de Planilhas Google interconectadas que trocam dados entre si. Isso permite que o gerente de projeto compartilhe dados com membros específicos da equipe sem compartilhar sua planilha e permite que os funcionários gerenciem seu trabalho em seu próprio arquivo privado.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade dos dados: Cada arquivo é dedicado a uma tarefa específica, o que mantém os fluxos de dados seguros e separados. Cada membro da equipe tem sua própria planilha de horas, onde pode ver as tarefas que precisa realizar e registrar o tempo que cada tarefa leva para ser concluída. O gerente tem uma planilha principal privada, na qual pode alocar tarefas de projeto para os colegas e receber relatórios de planilhas de horas dos funcionários.
• Escalabilidade: A função de compartilhamento do Google Sheets é poderosa, mas várias pessoas trabalhando na mesma planilha podem tornar o arquivo pesado e lento. A separação dos dados em planilhas individuais mantém o sistema funcionando sem problemas. Quando um novo membro da equipe se junta ao projeto, basta duplicar uma das planilhas. Colega de trabalho planilhas e compartilhá-las com o funcionário adicional.
• Integração: Além de poder importar dados de diferentes softwares, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes de projeto mesclem dados de outros departamentos. Com alguns cliques, você pode conectar dados do seu fluxo de trabalho de orçamento (ou de outros departamentos) para gerar relatórios de alto nível.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o Modelo de gerenciamento de planilha de horas Sheetgo, Se o Sheetgo estiver pronto, quatro arquivos do Google Sheets com conexões prontas do Sheetgo serão salvos em seu Google Drive:

• Três Colega de trabalho planilhas eletrônicas. Compartilhe esses arquivos com os membros da equipe e faça quantas cópias forem necessárias para adicionar mais pessoas ao fluxo de trabalho. Cada indivíduo tem sua própria cópia pessoal dessa planilha para registrar quanto tempo gasta em cada tarefa. Eles podem monitorar tudo em seu painel pessoal.
• Um Gerenciamento de planilhas de horas para o gerente de projeto ou administrador. Os dados fluem para esse arquivo a partir das planilhas do Colega, fornecendo uma visão geral das horas trabalhadas por dia, por colega e por projeto no painel automatizado.

Como obter o modelo de fluxo de trabalho

Clique no botão azul abaixo para instalar o modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de planilha de horas do Sheetgo

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google. Como esse modelo é baseado no Google Sheets, os arquivos serão salvos em seu Google Drive.
2. Clique em Instalar o modelo.
3. Aguarde um minuto enquanto o Sheetgo instala o modelo e cria as conexões para você.

O arquivo mestre de gerenciamento de planilha de horas é aberto no Sheetgo.

No diagrama de fluxo de trabalho no painel lateral à direita da tela, você verá que as setas correm em ambas as direções entre a planilha mestre e as planilhas do Colleague. Essas são as conexões do Sheetgo que transportam dados para frente e para trás entre os arquivos.

Para abrir qualquer uma das planilhas, clique em Fluxo de trabalho ou Arquivos no painel lateral e selecione um arquivo. Dê uma olhada em todas as planilhas para ver como o modelo funciona. Você perceberá que a planilha Colega de trabalho contêm dados de amostra. Basta excluir ou sobrescrever essas informações quando você e sua equipe começarem a usar o modelo.

Se você quiser fechar a barra lateral, basta recolhê-la para a direita usando as setas azuis.

Como usar o modelo de gerenciamento de planilha de horas

Etapa 1: Insira as tarefas do projeto

Em primeiro lugar, vá para a seção Projetos e tarefas na planilha de gerenciamento do Timesheet. Aqui você precisa substituir os dados de amostra pelos nomes de todos os seus projetos e tarefas atuais.

Etapa 2: Enviar tarefas do projeto para os arquivos do Colleague

Agora que você inseriu a lista de tarefas, é hora de compartilhar esses dados com as planilhas dos membros da sua equipe.

O modelo contém conexões pré-construídas do Sheetgo que enviarão essas informações para as planilhas do Colleague. Clique em Fluxo de trabalho no painel lateral e, em seguida, clique em Executar no canto inferior esquerdo.

A execução do fluxo de trabalho atualiza todas as conexões e envia novas informações entre os arquivos do modelo. Cada Colega de trabalho portanto, agora conterá a nova lista de tarefas.

Etapa 3: Compartilhe as planilhas do Colleague

Clique em um dos Colega de trabalho planilhas eletrônicas e, em seguida, vá para Compartilhar localizado no canto superior direito.

Etapa 4: Comece a usar o modelo como uma equipe

Agora que você compartilhou as planilhas de entrada individuais com seus colegas, eles podem começar a registrar o trabalho deles.

Eles fazem isso no Relatório de planilha de horas de sua planilha pessoal.

Em Coluna A, eles inserem a data.

Em Coluna B e C, Se o nome estiver errado ou a tarefa não estiver visível, ele deverá entrar em contato com você para verificar se foi inserido corretamente na planilha mestre. Se o nome estiver errado ou a tarefa não estiver visível, ele deve entrar em contato com você para verificar se foi inserido corretamente na planilha mestre.

Em Colunas D e E, eles informam quanto tempo a tarefa levou e adicionam notas que podem ser úteis para você ou outros gerentes.

Etapa 5: Automatizar o fluxo de trabalho

Depois que seus colegas começarem a atualizar suas planilhas, você precisará trazer essas informações de volta para o Gerenciamento de planilhas de horas folha mestra.

Novamente, as conexões do Sheetgo já estão configuradas nesse modelo, portanto, basta clicar em Executar na barra de menus. Para abrir a barra de menus, clique em Fluxo de trabalho.

Você verá que as tarefas de seus colegas foram importadas para o Todos os relatórios de timesheet na planilha mestre.

Em uma equipe ocupada, você provavelmente adicionará e concluirá novos projetos e tarefas regularmente. Para garantir que você e seus colegas tenham sempre os dados mais recentes em suas planilhas, automatize todo o fluxo de trabalho.

Clique em Fluxo de trabalho para abrir a barra de menus, clique em Automatizar, e escolha a frequência com que você deseja que os dados sejam transferidos.

Crie um sistema completo de gerenciamento de projetos no Planilhas Google

Deseja adicionar mais Colega de trabalho planilhas para o modelo? Você pode fazer isso copiando uma das planilhas Colega de trabalho planilhas e conectando-as com novas conexões do Sheetgo.

Se quiser criar um sistema mais avançado, você pode personalizar ainda mais o modelo, incorporando outros dados do projeto ou informações de outros departamentos.

Você é um gerente de RH e está procurando um modelo de planilha de horas que permita que os funcionários entrem e saiam do trabalho? Experimente nosso modelo de folha de ponto para funcionários, que oferece aos funcionários uma maneira de monitorar suas horas de trabalho e intervalos para almoço.