Comment connecter deux feuilles de calcul Google à l'aide d'une synchronisation bidirectionnelle ?

Google Sheets offre un moyen simple de gérer les données et de collaborer. Toutefois, ses fonctionnalités de synchronisation des données sont limitées, d'où l'importance d'une bonne gestion des données. apprendre à connecter deux Google Sheets. Dans cet article, nous verrons comment procéder avec Sheetgo.

Il s'agit de lier des fichiers distincts et de déplacer des données entre eux dans le cadre d'un flux de travail dynamique et automatisé. En outre, vous pouvez créer une base de données sans code en apprenant à connecter deux Google Sheets en synchronisation bidirectionnelle.

Pourquoi connecter deux Google Sheets ?

La principale raison de lier deux feuilles de calcul Google est de déplacer des données d'un côté à l'autre. De plus, en créant une connexion bidirectionnelle, vous pouvez envoyer des données dans les deux sens. Lorsqu'une modification intervient dans la feuille de calcul A, les données sont automatiquement transférées vers la feuille de calcul B et vice versa.

Les feuilles de calcul connectées présentent plusieurs avantages :

• Ils diminuer le travail manuel. 
• Ils permettent de créer des flux de travail rationalisés qui regroupent les données dans des “godets” distincts.
• Ils fournissent des données plus fiables; moins de mains sur une feuille de calcul, c'est moins d'erreurs.

Il peut sembler pratique de créer une feuille de calcul centrale à laquelle tout le monde peut accéder. Mais cela pose des problèmes : les gros tableurs sont lents, peu fiables et présentent même un risque pour la sécurité s'ils contiennent des informations sensibles.

En connectant deux feuilles de calcul Google, vous pouvez contrôler votre flux de données et permettre au personnel de partager des informations tout en garantissant la protection des données. Si vous partagez des données avec des parties prenantes externes, le contrôle d'accès est crucial.

Un flux de feuilles connectées vous permet de partager des données spécifiques de vos feuilles de calcul avec vos clients, sans leur donner un accès direct aux fichiers internes.

Qu'est-ce que la synchronisation bidirectionnelle de Google Sheets ?

Une synchronisation bidirectionnelle est un transfert de données bidirectionnel entre deux systèmes.. Ce transfert continu garantit que les modifications apportées dans l'une des plateformes sont répercutées dans l'autre. Il permet de maintenir des informations cohérentes et à jour sur les deux plates-formes.

Lorsque vous connectez deux feuilles de calcul Google, vous pouvez envoyer des données d'une source vers un onglet de destination dans une feuille de calcul de votre choix. Les données sélectionnées dans la feuille de calcul A apparaissent automatiquement dans la feuille de calcul B, laissant la feuille de calcul A intacte. 

La synchronisation bidirectionnelle est idéale pour la création de rapports, le partage d'informations ou l'élaboration de tableaux de bord. Elle permet même de partager un seul onglet d'une feuille de calcul Google, tout en gardant le reste privé.

Il peut arriver que vous souhaitiez créer une connexion dans le sens inverse, en renvoyant les données de la feuille de calcul B vers la feuille de calcul A. Cela fonctionne comme une synchronisation bidirectionnelle : lorsque les données sont modifiées dans un onglet, elles sont mises à jour dans l'autre.

Une synchronisation bidirectionnelle est utile pour la coordination d'une équipe. Par exemple, un chef de projet qui doit envoyer des tâches aux membres de son équipe tout en recevant des mises à jour de l'état d'avancement. Le chef de projet et les membres de l'équipe ont besoin d'informations l'un de l'autre.

Comment connecter deux feuilles de calcul Google ?

Dans cet exemple, nous avons un chef de projet et cinq membres de l'équipe. Les membres de l'équipe travaillent séparément, mais ils doivent synchroniser leurs tâches.

Avec Sheetgo, nous allons créer des connexions bidirectionnelles entre un fichier maître de gestion de projet et cinq fichiers individuels (un par membre de l'équipe).

Les données de la feuille de calcul “Gestion de projet” sont envoyées à l'onglet “WBS” (work breakdown structure) de la feuille de calcul de chaque membre de l'équipe.

Lorsque l'équipe (“Patrick”, “Ashley”, “Emanuel”, “Stephanie” et “Joe”) met à jour ses progrès, les données sont renvoyées vers la feuille de calcul “Gestion de projet”.

Suivez les étapes suivantes pour vous installer - ajoutez autant de membres de l'équipe ou de feuilles de calcul que vous le souhaitez.

Étape 1 : Installer Sheetgo

Installez Sheetgo en cliquant sur le bouton bleu ci-dessous. Connectez-vous à l'application web pour créer une synchronisation bidirectionnelle entre vos feuilles de calcul Google.

Étape 2 : Créer une connexion fractionnée pour répartir les tâches

La première étape consiste à créer une connexion fractionnée à partir de votre fichier principal “Gestion de projet” existant. Cette connexion envoie les tâches du projet à chaque membre de l'équipe.

Cliquez sur +Créer un flux de travail > Connecter.

Sous Données de source sélectionnez votre Gestion de projet feuille maîtresse. Il s'agit du fichier à partir duquel vous souhaitez exporter des données.

Sous Envoyer à > Destination, choisir Plusieurs feuilles de calcul Google dans un dossier comme destination des données.

Vous pouvez choisir de créer un nouveau dossier (Sheetgo le fera pour vous) ou d'utiliser un dossier existant dans votre Drive.

Sélectionnez maintenant le colonne source la feuille de calcul dans laquelle les données sources sont réparties. Chaque entrée unique dans la colonne sélectionnée créera et alimentera une feuille de calcul différente. Le critère doit être la colonne qui identifie le propriétaire de la tâche. Dans cet exemple, il s'agit de la colonne H.

Cliquez sur Terminer et sauvegarder pour créer la connexion fractionnée.

Dans le dossier Google Drive “Projets d'équipe”, vous trouverez maintenant cinq feuilles de calcul différentes. Partagez-les avec les membres de votre équipe à l'aide de la fonction de partage de Google Sheets.

Étape 3 : Demander aux membres de l'équipe de travailler sur leurs feuilles de calcul.

Chaque membre de l'équipe dispose désormais d'une liste de tâches dans sa feuille de calcul personnelle.

Utilisez une formule QUERY pour copier les données source de l'onglet WBS dans un nouvel onglet (ici, le nouvel onglet s'appelle “Progression de la tâche”). Veillez à créer cet onglet supplémentaire dans la feuille de calcul de chaque membre de l'équipe afin qu'ils puissent mettre à jour l'état d'avancement de leur tâche.

Changer la couleur des colonnes A-J en gris pour rappeler aux utilisateurs de ne pas modifier les données. En effet, ces données sont tirées de la formule QUERY et l'ajout de valeurs dans l'une ou l'autre de ces cellules la briserait.

Dans cet exemple, nous avons ajouté deux colonnes à droite des données (une pour la progression et une pour les notes). Ici, Emanuel peut mettre à jour l'état d'avancement de ses tâches et les données seront renvoyées vers le tableur de gestion de projet via une autre connexion Sheetgo.

Étape 4 : Créer une connexion de fusion pour obtenir des mises à jour sur l'état d'avancement des travaux

Pour ramener les données des feuilles de calcul des membres de l'équipe vers la feuille maîtresse du chef de projet, ajoutez une connexion de fusion à votre flux de travail. La fusion permet de rassembler les données de plusieurs fichiers en un seul.

Ouvrez votre flux de travail, puis cliquez sur +Connecter sur le bouton de menu flottant.

Sous Source des données sélectionner Plusieurs feuilles de calcul Google dans un même dossier.

La connexion de fusion tirera les données du même onglet dans chaque feuille de calcul du dossier. C'est pourquoi tous les onglets sources doivent porter le même nom (dans notre exemple : “Progression des tâches”).

Sous Destination, sélectionnez votre fiche de gestion de projet.

Cliquez sur Terminer et sauvegarder. Vous verrez que les données de la feuille de calcul de chaque membre de l'équipe sont renvoyées dans le fichier principal.

Automatiser votre flux de travail

Vous avez créé un flux de travail avec des connexions bidirectionnelles entre votre fichier principal de gestion de projet et les feuilles de calcul des membres de votre équipe.

Les données filtrées sont envoyées de la feuille maîtresse (Gestion de projet) à chaque membre de l'équipe. Les données sont ensuite fusionnées entre les feuilles de calcul de chaque équipe et la feuille maîtresse.

Pour transférer des données dans les deux sens, ouvrez le flux de travail et cliquez sur Exécuter dans la barre de menu flottante du flux de travail. Sheetgo exécute les connexions de manière séquentielle, en veillant à ce que tout soit synchronisé.

Vous pouvez également automatiser l'ensemble du flux de travail en programmant des transferts réguliers. Il vous suffit de cliquer sur Automatiser dans la barre de menu flottante du flux de travail. Choisissez la fréquence des mises à jour, d'une fois par heure à une fois par mois.

Reliez des feuilles de calcul Google entre elles et automatisez votre travail

Voici comment connecter deux feuilles de calcul Google à l'aide de Sheetgo. Cette plateforme d'automatisation vous permet de créer vos propres flux de travail personnalisés pour n'importe quel processus d'entreprise. Elle fonctionne avec plusieurs types de fichiers stockés sur différentes plateformes de stockage en nuage.

Découvrez d'autres façons d'automatiser avec des feuilles de calcul sur notre site Web. site web. Si vous souhaitez apprendre à suivre les modifications dans Google Sheets, consultez cet article sur comment enregistrer les valeurs historiques.