Cómo conectar dos hojas de cálculo de Google con una sincronización bidireccional

Google Sheets ofrece una forma sencilla de gestionar datos y colaborar. Sin embargo, su funcionalidad de sincronización de datos es limitada, por lo que es importante aprende a conectar dos hojas de cálculo de Google. En este artículo veremos cómo hacerlo utilizando Sheetgo.

Esto significa vincular archivos separados y mover datos entre ellos en un flujo de trabajo dinámico y automatizado. Además, puedes crear una base de datos sin código aprendiendo a conectar dos Google Sheets con sincronización bidireccional.

¿Por qué conectar dos hojas de cálculo de Google?

La razón principal para vincular dos hojas de cálculo de Google es mover datos de un lado a otro.. Además, al crear una conexión bidireccional, puedes enviar datos en ambas direcciones. Cuando se produce un cambio en la hoja de cálculo A, los datos se transfieren automáticamente a la hoja de cálculo B y viceversa.

Las hojas de cálculo conectadas tienen varias ventajas:

• En disminuir el trabajo manual. 
• Permiten crear flujos de trabajo racionalizados que agrupan los datos en “cubos” separados.
• Proporcionan datos más fiables; tener menos manos en una hoja de cálculo significa menos errores.

Puede parecer práctico crear una hoja de cálculo central a la que todos puedan acceder. Pero esto conlleva problemas: las grandes hojas de cálculo son lentas, poco fiables e incluso un riesgo para la seguridad si contienen información sensible.

Conectando dos hojas de cálculo de Google puedes controlar tu flujo de datos, lo que permite al personal compartir información al tiempo que garantiza la protección de los datos. Si compartes datos con partes interesadas externas, el control de acceso es crucial.

Un flujo de trabajo de hojas conectadas le permite compartir datos específicos de sus hojas de cálculo activas con clientes o usuarios, sin darles acceso directo a los archivos internos.

¿Qué significa la sincronización bidireccional de Google Sheets?

Una sincronización bidireccional es una transferencia de datos bidireccional entre dos sistemas. Esta transferencia continua garantiza que los cambios realizados en una se reflejen en la otra. Mantiene una información coherente y actualizada en ambas plataformas.

Cuando conectas dos hojas de cálculo de Google Sheets, puedes enviar datos de un origen a una pestaña de destino en una hoja de cálculo de tu elección. Los datos seleccionados de la hoja de cálculo A aparecen en la hoja de cálculo B automáticamente, dejando intacta la hoja de cálculo A. 

Una sincronización bidireccional es ideal para elaborar informes, compartir información o alimentar cuadros de mando de datos. Incluso permite compartir solo una pestaña de una hoja de cálculo de Google, manteniendo el resto en privado.

A veces es posible que desee crear una conexión en la dirección opuesta, tirando de los datos de la hoja de cálculo B de nuevo a la hoja de cálculo A. Esto funciona como una sincronización bidireccional: cuando los datos cambian en una pestaña, se actualizan en la otra.

Una sincronización bidireccional es útil para la coordinación de equipos. Por ejemplo, un gestor de proyectos que necesita enviar tareas a los miembros de su equipo a la vez que recibe actualizaciones de estado. Tanto el gestor como los miembros del equipo necesitan información el uno del otro.

¿Cómo conectar dos hojas de cálculo de Google?

En este ejemplo tenemos un director de proyecto y cinco miembros del equipo. Los miembros del equipo trabajan por separado, pero necesitan sincronizar sus tareas.

Utilizando Sheetgo, crearemos conexiones bidireccionales entre un archivo maestro de gestión de proyectos y cinco archivos individuales (uno por miembro del equipo).

Los datos de la hoja de cálculo “Gestión del proyecto” se envían a la pestaña “EDT” (estructura de desglose del trabajo) de la hoja de cálculo de cada miembro del equipo.

Cuando el equipo (“Patrick”, “Ashley”, “Emanuel”, “Stephanie” y “Joe”) actualiza sus progresos, los datos vuelven a la hoja de cálculo “Gestión del proyecto”.

Sigue estos pasos para configurarlo: sólo tienes que añadir tantos miembros del equipo u hojas de cálculo como necesites.

Paso 1: Instalar Sheetgo

Instala Sheetgo haciendo clic en el botón azul de abajo. Inicia sesión en la aplicación web para crear una sincronización bidireccional entre tus hojas de cálculo de Google.

Segundo paso: Crear una conexión dividida para distribuir tareas

El primer paso consiste en crear una conexión dividida a partir de su archivo maestro existente de “Gestión de proyectos”. Esta conexión envía las tareas del proyecto a cada miembro del equipo.

Haga clic en +Crear flujo de trabajo > Conectar.

En Fuente de datos seleccione su Gestión de proyectos hoja maestra. Este es el archivo del que desea exportar los datos.

En Enviar a > Destino, Elige Varias hojas de cálculo de Google en una carpeta como destino de sus datos.

Elija entre crear una nueva carpeta (Sheetgo lo hará por usted) o utilizar una carpeta existente en su Drive.

Ahora, seleccione el columna fuente a qué hoja de cálculo se dividen los datos de origen. Cada entrada única en la columna seleccionada creará y poblará una hoja de cálculo diferente. El criterio aquí debe ser la columna que identifica al propietario de la tarea. En este ejemplo, es la columna H.

Haga clic en Terminar y guardar para crear la conexión dividida.

Dentro de la carpeta de Google Drive “Proyectos de equipo”, encontrarás ahora cinco hojas de cálculo diferentes. Compártelas con los miembros de tu equipo utilizando la función de compartir de Google Sheets.

Paso 3: Haga que los miembros del equipo trabajen en sus hojas de cálculo

Cada miembro del equipo tiene ahora una lista de tareas pendientes en su hoja de cálculo personal.

Utilice una fórmula QUERY para copiar los datos de origen de la pestaña EDT en una nueva pestaña (aquí la nueva pestaña se llama “Progreso de la tarea”). Asegúrese de crear esta pestaña adicional en la hoja de cálculo de cada miembro del equipo para que puedan actualizar el progreso de sus tareas.

Cambiar el color de las columnas A-J a gris para recordar a los usuarios que no deben alterar los datos. Porque estos datos se extraen de la fórmula QUERY y añadir valores a cualquiera de esas celdas la rompería.

En este ejemplo hemos añadido dos columnas a la derecha de los datos (una para Progreso y otra para Notas). Aquí, Emanuel puede actualizar su progreso en las tareas y los datos serán enviados de vuelta a la hoja de cálculo de gestión de proyectos a través de otra conexión Sheetgo.

Paso 4: Crear una conexión merge para obtener actualizaciones de progreso

Para extraer datos de las hojas de cálculo de los miembros del equipo a la hoja maestra del gestor de proyectos, añada una conexión de fusión a su flujo de trabajo. La fusión reúne datos de varios archivos en uno solo.

Abra su flujo de trabajo y haga clic en +Conectar en el botón de menú flotante.

En Fuente de datos seleccione Varias hojas de cálculo de Google en una carpeta.

La conexión de fusión extraerá datos de la misma pestaña en cada hoja de cálculo de la carpeta. Por este motivo, todas las pestañas de origen deben tener el mismo nombre (en nuestro ejemplo: “Progreso de la tarea”).

En Destino, seleccione su hoja maestra de gestión de proyectos.

Haga clic en Terminar y guardar. Verá cómo los datos de la hoja de cálculo de cada miembro del equipo vuelven al archivo maestro.

Automatice su flujo de trabajo

Ha creado un flujo de trabajo con conexiones bidireccionales entre su archivo maestro de gestión de proyectos y las hojas de cálculo de los miembros de su equipo.

Los datos filtrados se envían desde la hoja maestra (Gestión de proyectos) a cada miembro del equipo. A continuación, los datos se fusionan desde las hojas de cálculo de su equipo de nuevo en la hoja maestra.

Para transferir datos en ambas direcciones, abra el flujo de trabajo y haga clic en Ejecutar en la barra de menú flotante del flujo de trabajo. Sheetgo ejecuta las conexiones secuencialmente, asegurándose de que todo está sincronizado.

También puede automatizar todo el flujo de trabajo programando transferencias periódicas. Sólo tienes que hacer clic en Automatizar en la barra de menú flotante del flujo de trabajo. Desde una vez por hora hasta una vez al mes, elige la frecuencia con la que necesitas actualizaciones.

Vincula hojas de cálculo de Google y automatiza tu trabajo

Así es como se conectan dos hojas de cálculo de Google mediante Sheetgo. Esta plataforma de automatización te permite construir tus propios flujos de trabajo personalizados para cualquier proceso de negocio. Funciona con múltiples tipos de archivos almacenados en diferentes plataformas de almacenamiento en la nube.

Descubra más formas de automatizar con hojas de cálculo en nuestro sitio web. Si quieres aprender a realizar un seguimiento de los cambios en Google Sheets, consulta este artículo sobre cómo registrar valores históricos.