Comment exporter automatiquement des données filtrées vers d'autres feuilles de calcul ?

Aujourd'hui, il est très difficile d'imaginer notre travail sans feuilles de calcul. Les feuilles de calcul conventionnelles étaient principalement utilisées par un seul utilisateur en mode hors connexion. Et, Google Sheets a été pionnier dans la transition vers le mode en ligne multi-utilisateur. Certes, la vie est beaucoup plus facile avec de telles feuilles de calcul. Nous pouvons les stocker en ligne et les gérer au sein de l'équipe en utilisant des contrôles d'accès appropriés. Bien que ces avancées aient facilité de nombreuses choses, tout n'a pas été pris en charge. Par exemple, nous ne pouvons pas exporter automatiquement les données filtrées.

Pourquoi exporter des données filtrées ?

Pour illustrer cela, imaginons que Mike, responsable commercial, dispose d'une liste de leads pour toutes les régions. Il doit partager les données utiles avec chaque commercial concerné. Par exemple, Nathan est le commercial qui s'occupe de la région Nord. Les leads de la région Nord l'intéressent, mais il n'a pas besoin des données des autres régions.

Alors, que fait Mike ? Chaque fois qu'il reçoit une nouvelle liste, il la filtre pour ne retenir que les données de la région Nord et partage en conséquence cette liste filtrée avec Nathan. Facile, n'est-ce pas ? Et s'il y a un nombre considérable de commerciaux et de régions à gérer (disons environ 50) ? Et s'il doit faire cela chaque jour avec la nouvelle liste ? Imaginez l'effort que Mike doit déployer pour transmettre toutes les informations nécessaires aux parties prenantes. Ce n'est plus si facile ! Pour ne rien arranger, cela devient très fastidieux. Ce n'est certainement pas un scénario de travail idéal pour Mike.

Solution : Automatiser le processus avec Sheetgo

Avant d'aller plus loin, notez que nous supposons que vous utilisez Google Sheets pour gérer vos feuilles de calcul. Pour cette automatisation, nous aurons besoin d'un coup de main : le module complémentaire Sheetgo. Le module complémentaire Sheetgo pour Google Sheets fait passer la connexion entre feuilles de calcul à un autre niveau. Avec Sheetgo, nous pouvons importer, exporter, fusionner, filtrer et ajouter des données, et il prend en charge automatiquement tout le travail que Mike faisait à la main (voir plus haut). Sheetgo permet tout cela. Nous pouvons l'obtenir avec le bouton ci-dessous :

Avec cet outil plutôt extrêmement pratique, nous pouvons configurer Google Sheets pour exporter automatiquement les données filtrées soumises à des conditions prédéfinies. Et également à une fréquence définie – horaire, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. L'exportation s'effectue à partir de la feuille de calcul actuelle vers d'autres feuilles de calcul – les nôtres et celles d'autres utilisateurs.

Configuration : Étapes pour exporter automatiquement les données filtrées

Aux fins de démonstration, nous utiliserons cinq feuilles de calcul telles que listées ci-dessous.

1. Prospects commerciaux – Toutes régions
2. Leads commerciaux – Nord
3. Clients potentiels – Est
4. Leads commerciaux – Ouest
5. Leads commerciaux – Sud

As you may have guessed already, we will try and configure auto-export functionality from the first file (Sales Leads – All Regions) to the last four files. It is even more interesting to note that the North, West, and South sheets are external files (i.e. another user shared them with edit access control). Therefore, we will attempt exporting the data to files not only created by us but by other users as well.

Nous essaierons d'abord avec le fichier Nord. Voici la séquence des étapes à suivre.

1. Démarrez Sheetgo et initiez une connexion de lien d'exportation

Maintenant que nous avons installé Sheetgo sur notre application Google Sheets, nous ouvrons le fichier “ Sales Leads – All Regions ”. Pour démarrer le module complémentaire, nous naviguons vers Modules complémentaires > Sheetgo > Démarrer.

Faire cela ouvrira l'interface Sheetgo sur l'écran en tant que barre latérale, comme indiqué dans l'image ci-dessous. Positionnez le pointeur de la souris sur le cercle vert avec un plus, et cliquez sur le Exporter option.

2. Lier la feuille source au fichier de destination auquel nous devons envoyer les données

Cliquer sur le Sélectionner le(s) fichier(s) le bouton nous mène par défaut à la liste des fichiers les plus récemment mis à jour. Si nous ne voyons pas le fichier souhaité, nous pouvons utiliser le module de recherche pour rechercher un fichier dans Google Drive. Pour cet exemple, nous sélectionnons Leads commerciaux – Nord pour 'Destination spreadsheet', puis pour 'Source Sheet' choisissez Pistes de vente.

Nous arrivons alors à l'écran des paramètres. Ici, nous pouvons sélectionner la fréquence des mises à jour dans le Mise à jour automatique Nous laissons l'option par défaut, Quotidiennement, car Mike, le responsable commercial, met à jour la liste tous les jours. Et si plus tard Mike n'a plus besoin des mises à jour automatiques, il peut les désactiver dans cette section.

3. Ajoutez la condition de filtre pour l'exportation sélective des données et créez une connexion

Pour ce faire, nous devrons peut-être faire défiler un peu la barre latérale jusqu'à ce que nous voyions Filtrer par Par défaut, il affiche “Aucun filtre actif”. Cliquez sur ‘modifier’ pour ajouter une condition. D'après la deuxième image de ce message, nous réalisons que le champ région se trouve dans la colonne A. Comme nous devons créer un filtre basé sur la région, nous nous assurons qu'il est Colonne A : Région dans le premier menu déroulant. Et, comme nous avons besoin que les données de la région Nord aillent dans le fichier “Leads de vente - Nord”, nous nous assurons que les deuxième et troisième options sont Le texte est exactement et Nord respectivement. Ensuite, nous cliquons sur OK.

Le Filtrer par la section montre maintenant Colonne A : texte est exactement Nord. Enfin, pour établir le lien qui permet d'exporter automatiquement les données filtrées, nous cliquons Connecter bouton.

ce faisant, nous remarquons qu'en quelques secondes Sheetgo crée une nouvelle connexion dont le statut indique Dernière mise à jour : Il y a une minute.

Félicitations ! Nous venons d'exporter une liste filtrée de prospects spécifiquement pour la région du nord ! Vérifions la Leads de vente – Nord fichier pour voir si les données ont été transférées.

Effectivement, il l'a fait, et à juste titre ! Nous constatons que Sheetgo crée une nouvelle feuille (son nom sera le même que celui de la connexion), et y place uniquement les données du Nord en conséquence.

Ce pourrait être une bonne idée d'utiliser un nom de connexion qui ait un certain sens, ce qui est particulièrement utile si nous devons gérer de nombreuses connexions à l'avenir. Nous changeons donc le nom en Région_Nord en utilisant l'option d'édition sur le champ du nom de connexion.

Créer d'autres connexions

Nous répétons les étapes ci-dessus pour créer des connexions pour d'autres fichiers, afin d'exporter automatiquement les données filtrées, mais avec quelques différences.

• Nous choisissons Clients potentiels – Est, Leads commerciaux – Ouest et Prospection Commerciale – Sud fichiers à exporter des données spécifiques aux régions Est, Ouest et Sud.
• Les critères de filtrage pour les fichiers Est, Ouest et Sud dans le Filtrer par sections sont Colonne A : La traduction exacte est Est, Colonne A : le texte est exactement West et Colonne A : texte est exactement Sud“

Voici à quoi ressemble la liste des connexions.

Ainsi, nous avons configuré le module complémentaire Sheetgo pour exporter automatiquement les données filtrées, quotidiennement, sous réserve de critères de filtre régionaux spécifiques. Avec cette configuration en place, tout ce que Mike, le directeur des ventes, a à faire maintenant est de mettre à jour le fichier « Ventes Leads – Toutes Régions ». Et, il n’a pas à se soucier du reste.

Si vous voulez apprendre à faire exactement le même processus dans Excel, et ainsi importer et exporter automatiquement des données filtrées depuis Excel, consultez ce article de blog.