Como exportar automaticamente dados filtrados para outras planilhas

Hoje, é muito difícil imaginar nosso trabalho sem planilhas. As planilhas convencionais eram predominantemente usadas por um único usuário no modo offline. E o Google Sheets tem sido pioneiro na transição para o modo online e multiusuário. Certamente, a vida é muito mais fácil com tais planilhas. Podemos armazená-las online e gerenciá-las em equipe usando controles de acesso apropriados. Embora esses avanços tenham tornado muitas coisas mais fáceis, nem tudo foi resolvido. Por exemplo, não podemos exportar dados filtrados automaticamente.

Por que exportar dados filtrados?

Para ilustrar, vamos supor que Mike, um gerente de vendas, tem uma lista de leads de todas as regiões. E ele precisa compartilhar os dados certos com cada vendedor responsável. Por exemplo, Nathan é o vendedor que cuida da região Norte. Nathan tem interesse nos leads da região Norte, mas não precisa dos dados das outras regiões.

Então, o que o Mike faz? Toda vez que ele tem uma nova lista, ele a filtra para reter apenas os dados da região Norte e, consequentemente, compartilha essa lista filtrada com o Nathan. Fácil, não é? E se houver um número considerável de vendedores e regiões para lidar (digamos, cerca de 50)? E se ele tiver que fazer isso todos os dias com a nova lista? Imagine o esforço que o Mike tem que fazer para repassar todas as informações necessárias às partes interessadas. Não tão fácil, agora! Para dizer o mínimo, torna-se muito complicado. Certamente, não é um cenário de trabalho ideal para o Mike.

Solução: Automatizar o processo com o Sheetgo

Antes de continuar, saiba que estamos supondo que você usa o Google Sheets para gerenciar suas planilhas. Vamos precisar de uma ajuda para essa automação: o complemento Sheetgo. O complemento Sheetgo para Google Sheets leva a conexão entre planilhas a outro nível. Com o Sheetgo, podemos importar, exportar, mesclar, filtrar e anexar dados, e ele cuida automaticamente de todo o trabalho pesado que Mike fazia manualmente (explicado acima). O Sheetgo permite fazer tudo isso. Podemos obtê-lo clicando no botão abaixo:

Com esta ferramenta bastante útil, podemos configurar o Google Sheets para exportar automaticamente dados filtrados sujeitos a condições predefinidas. E também em uma frequência definida – horária, diária, semanal ou mensal. A exportação ocorre da planilha atual para outras planilhas – tanto as nossas quanto as de outros usuários.

Configuração: Passos para exportar dados filtrados automaticamente

Para fins de demonstração, usaremos cinco planilhas conforme listado abaixo.

1. Leads de Vendas – Todas as Regiões
2. Leads de Vendas – Norte
3. Leads de Vendas – Leste
4. Leads de Vendas – Oeste
5. Leads de Vendas – Sul

As you may have guessed already, we will try and configure auto-export functionality from the first file (Sales Leads – All Regions) to the last four files. It is even more interesting to note that the North, West, and South sheets are external files (i.e. another user shared them with edit access control). Therefore, we will attempt exporting the data to files not only created by us but by other users as well.

Vamos tentar primeiro com o arquivo Norte. Abaixo está a sequência de passos para fazer isso.

1. Inicie o Sheetgo e crie uma conexão de link de exportação

Agora que instalamos o Sheetgo em nosso aplicativo Google Sheets, abrimos o arquivo “Leads de Vendas – Todas as Regiões”. Para iniciar o complemento, navegamos para Complementos > Sheetgo > Iniciar.

Ao fazer isso, a interface do Sheetgo será aberta na tela como uma barra lateral, conforme mostrado na imagem abaixo. Mova o ponteiro do mouse sobre o círculo verde com um sinal de mais e clique no Exportar opção.

2. Vincule a planilha de origem ao arquivo de destino para onde precisamos enviar os dados

Clicando no Selecione o(s) arquivo(s) o botão nos leva à lista de arquivos mais recentemente atualizados por padrão. Se não virmos o arquivo que queremos, podemos usar o módulo de pesquisa para procurar um arquivo no Google Drive. Para este exemplo, selecionamos Leads de Vendas – Norte como 'Destination spreadsheet' e, depois, em 'Source Sheet' escolha Leads de Vendas.

Chegamos então à tela de configurações. Aqui podemos selecionar a frequência das atualizações em Atualização automática seção. Deixamos na opção padrão, Diariamente, porque Mike, o gerente de vendas, atualiza a lista todos os dias. E, se no futuro Mike não precisar mais das atualizações automáticas, ele pode desativá-las nesta seção.

3. Adicione a condição de filtro para exportação seletiva de dados e crie uma conexão

Para fazer isso, talvez tenhamos que rolar um pouco a barra lateral até vermos Filtrar por Seção. Por padrão, ele mostra “Nenhum filtro ativo”. Clique em ‘editar’ para adicionar uma condição. Pela segunda imagem desta postagem, percebemos que o campo Região está na coluna A. Como precisamos criar um filtro com base na Região, garantimos que ele esteja Coluna A: Região no primeiro menu suspenso. E, como precisamos que os dados da Região Norte vão para o arquivo “Sales Leads – North”, garantimos que as segunda e terceira opções sejam O texto é exatamente e Norte respectivamente. Em seguida, clicamos em OK.

O Filtrar por seção agora mostra Coluna A: texto é exatamente Norte. Finalmente, para estabelecer o link que pode exportar dados filtrados automaticamente, clicamos em Conectar botão.

Fazendo isso, percebemos que em poucos segundos o Sheetgo cria uma nova conexão cujo status mostra Última atualização: Agora mesmo.

Parabéns! Acabamos de exportar uma lista filtrada de leads de vendas especificamente para a região norte! Vamos verificar Leads de Vendas – Norte arquivo para ver se os dados foram enviados.

Com certeza, e com razão! Vemos que o Sheetgo cria uma nova planilha (o nome será o mesmo do da conexão) e, de acordo com isso, coloca apenas os dados do Norte nela.

Pode ser uma boa ideia usar um nome de conexão que tenha algum significado, o que é particularmente útil se gerenciarmos muitas conexões no futuro. Assim, mudamos o nome para Região_Norte usando a opção de edição no campo nome da conexão.

Criar outras conexões

Repetimos os passos acima para criar conexões para outros arquivos, a fim de exportar automaticamente dados filtrados, mas com algumas diferenças.

• Nós escolhemos Leads de Vendas – Leste, Leads de Vendas – Oeste e Leads de Vendas – Sul arquivos para exportar dados específicos das regiões Leste, Oeste e Sul.
• Os critérios de filtro para os arquivos Leste, Oeste e Sul em Filtrar por seções são Coluna A: texto é exatamente Leste, Coluna A: o texto é exatamente West e Coluna A: texto é exatamente Sul“

Veja como fica a lista de conexões.

Assim, configuramos o add-on Sheetgo para exportar automaticamente os dados filtrados, diariamente, sujeitos aos critérios específicos de filtro de região. Com essa configuração, tudo o que Mike, o gerente de vendas, precisa fazer agora é apenas atualizar o arquivo Sales Leads – All Regions. E, ele não precisa se preocupar com as outras coisas.

Se você quiser aprender a fazer o mesmo processo exato no Excel, e assim importar e exportar dados filtrados do Excel automaticamente, confira este postagem no blog.