Como exportar automaticamente dados filtrados para outras planilhas

Hoje, é muito difícil imaginar nosso trabalho sem planilhas. As planilhas convencionais eram predominantemente usadas por um único usuário no modo offline. E o Google Sheets tem sido pioneiro na transição para o modo online e multiusuário. Certamente, a vida é muito mais fácil com tais planilhas. Podemos armazená-las online e gerenciá-las em equipe usando controles de acesso apropriados. Embora esses avanços tenham tornado muitas coisas mais fáceis, nem tudo foi resolvido. Por exemplo, não podemos exportar dados filtrados automaticamente.

Por que exportar dados filtrados?

Para ilustrar isso, vamos supor que um gerente de vendas, Mike, tenha uma lista de leads de vendas em todas as regiões. E ele precisa compartilhar os dados apropriados com os vendedores responsáveis correspondentes. Por exemplo, Nathan é o vendedor que cuida da região Norte. Enquanto Nathan estaria interessado em Norte Os leads de vendas da região, ele realmente não precisa de dados de outras regiões.

Então, o que o Mike faz? Toda vez que ele tem uma nova lista, ele a filtra para reter apenas os dados da região Norte e, consequentemente, compartilha essa lista filtrada com o Nathan. Fácil, não é? E se houver um número considerável de vendedores e regiões para lidar (digamos, cerca de 50)? E se ele tiver que fazer isso todos os dias com a nova lista? Imagine o esforço que o Mike tem que fazer para repassar todas as informações necessárias às partes interessadas. Não tão fácil, agora! Para dizer o mínimo, torna-se muito complicado. Certamente, não é um cenário de trabalho ideal para o Mike.

Solução: Automatizar o processo com o Sheetgo

Antes de prosseguirmos, gostaríamos de informar que estamos assumindo que você está usando o aplicativo Google Sheets para gerenciar suas planilhas. Precisaremos de uma ajuda, na forma do add-on Sheetgo, para realizar esta configuração de automação. Sheetgo extensão para o Google Sheets que impulsiona a conectividade de planilhas para o próximo nível. Com o Sheetgo, podemos importar, exportar, mesclar, filtrar e acrescentar dados. Ele pode gerenciar automaticamente todo o trabalho pesado que Mike tinha que fazer manualmente (explicado acima). O Sheetgo nos permite realizar todas essas funções. Podemos obtê-lo clicando no botão abaixo:

Com esta ferramenta bastante útil, podemos configurar o Google Sheets para exportar automaticamente dados filtrados sujeitos a condições predefinidas. E também em uma frequência definida – horária, diária, semanal ou mensal. A exportação ocorre da planilha atual para outras planilhas – tanto as nossas quanto as de outros usuários.

Configuração: Passos para exportar dados filtrados automaticamente

Para fins de demonstração, usaremos cinco planilhas conforme listado abaixo.

1. Leads de Vendas – Todas as Regiões
2. Leads de Vendas – Norte
3. Leads de Vendas – Leste
4. Leads de Vendas – Oeste
5. Leads de Vendas – Sul

Como você já deve ter adivinhado, tentaremos configurar a funcionalidade de exportação automática do primeiro o arquivo (Sales Leads – All Regions) para os quatro últimos arquivos. É ainda mais interessante notar que as planilhas North, West e South são arquivos externos (ou seja, outro usuário as compartilhou com controle de acesso de edição). Portanto, tentaremos exportar os dados para arquivos criados não apenas por nós, mas também por outros usuários.

Vamos tentar primeiro com o arquivo Norte. Abaixo está a sequência de passos para fazer isso.

1. Inicie o Sheetgo e crie uma conexão de link de exportação

Agora que instalamos o Sheetgo em nosso aplicativo Google Sheets, abrimos o arquivo “Leads de Vendas – Todas as Regiões”. Para iniciar o complemento, navegamos para Complementos > Sheetgo > Iniciar.

Ao fazer isso, a interface do Sheetgo será aberta na tela como uma barra lateral, conforme mostrado na imagem abaixo. Mova o ponteiro do mouse sobre o círculo verde com um sinal de mais e clique no Exportar opção.

2. Vincule a planilha de origem ao arquivo de destino para onde precisamos enviar os dados

Clicando no Selecione o(s) arquivo(s) o botão nos leva à lista de arquivos mais recentemente atualizados por padrão. Se não virmos o arquivo que queremos, podemos usar o módulo de pesquisa para procurar um arquivo no Google Drive. Para este exemplo, selecionamos Leads de Vendas – Norte arquivo para ‘Planilha de destino’ e, em seguida, para ‘Origem Scalor‘escolher Leads de Vendas.

Chegamos então à tela de configurações. Aqui podemos selecionar a frequência das atualizações em Atualização automática seção. Deixamos na opção padrão, Diariamente, por causa do Mike, o gerente de vendas, atualiza a lista todos os dias. Além disso, no futuro, se o Mike não precisar das atualizações automáticas mais, ele pode desativá-las nesta seção.

3. Adicione a condição de filtro para exportação seletiva de dados e crie uma conexão

Para fazer isso, talvez tenhamos que rolar um pouco a barra lateral até vermos Filtrar por Seção. Por padrão, ele mostra “Nenhum filtro ativo”. Clique em ‘editar’ para adicionar uma condição. Pela segunda imagem desta postagem, percebemos que o campo Região está na coluna A. Como precisamos criar um filtro com base na Região, garantimos que ele esteja Coluna A: Região no primeiro menu suspenso. E, como precisamos que os dados da Região Norte vão para o arquivo “Sales Leads – North”, garantimos que as segunda e terceira opções sejam O texto é exatamente e Norte respectivamente. Em seguida, clicamos em OK.

O Filtrar por seção agora mostra Coluna A: texto é exatamente Norte. Finalmente, para estabelecer o link que pode exportar dados filtrados automaticamente, clicamos em Conectar botão.

Fazendo isso, percebemos que em poucos segundos o Sheetgo cria uma nova conexão cujo status mostra Última atualização: Agora mesmo.

Parabéns! Acabamos de exportar uma lista filtrada de leads de vendas especificamente para a região norte! Vamos verificar Leads de Vendas – Norte arquivo para ver se os dados foram enviados.

Com certeza, e com razão! Vemos que o Sheetgo cria uma nova planilha (o nome será o mesmo do da conexão) e, de acordo com isso, coloca apenas os dados do Norte nela.

Pode ser uma boa ideia usar um nome de conexão que tenha algum significado, o que é particularmente útil se gerenciarmos muitas conexões no futuro. Assim, mudamos o nome para Região_Norte usando a opção de edição no campo nome da conexão.

Criar outras conexões

Repetimos os passos acima para criar conexões para outros arquivos, a fim de exportar automaticamente dados filtrados, mas com algumas diferenças.

• Nós escolhemos Leads de Vendas – Leste, Leads de Vendas – Oeste e Leads de Vendas – Sul arquivos para exportar dados específicos das regiões Leste, Oeste e Sul.
• Os critérios de filtro para os arquivos Leste, Oeste e Sul em Filtrar por seções são Coluna A: texto é exatamente Leste, Coluna A: o texto é exatamente West e Coluna A: texto é exatamente Sul“

Veja como fica a lista de conexões.

Assim, configuramos o add-on Sheetgo para exportar automaticamente os dados filtrados, diariamente, sujeitos aos critérios específicos de filtro de região. Com essa configuração, tudo o que Mike, o gerente de vendas, precisa fazer agora é apenas atualizar o arquivo Sales Leads – All Regions. E, ele não precisa se preocupar com as outras coisas.

Se você quiser aprender a fazer o mesmo processo exato no Excel, e assim importar e exportar dados filtrados do Excel automaticamente, confira este postagem no blog.