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Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail (plusieurs solutions)

Depuis longtemps, Microsoft Excel permet aux utilisateurs de partager un fichier Excel pour que plusieurs utilisateurs puissent le modifier. Cependant, pour collaborer en ligne avec d'autres personnes sur la même version, Microsoft a introduit la co-édition dans Excel pour Microsoft 365. En plus de débloquer de nouvelles fonctionnalités de collaboration puissantes, les utilisateurs peuvent toujours utiliser les méthodes de partage plus classiques, comme envoyer le fichier Excel à l'adresse e-mail d'un collègue.

Dans ce guide, vous apprendrez à envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail de plusieurs façons. Si vous ne voulez envoyer qu'une partie de la feuille de calcul, vous verrez comment envoyer rapidement une feuille Excel par e-mail, et si vous voulez partager le document entier, comment joindre un fichier Excel à un e-mail.

Vous pouvez aussi utiliser Sheetgo, une plateforme d'automatisation des données basée sur l'IA, pour envoyer automatiquement des fichiers Excel par e-mail ou les convertir en PDF avant de les envoyer. Consultez cet article de blog pour en savoir plus sur l'utilisation de Sheetgo pour envoyer des e-mails personnalisés en masse.

Comment envoyer une feuille Excel par e-mail ?

Si nous utilisons des feuilles de calcul Excel au travail, nos données sont probablement réparties dans plusieurs feuilles d'un même fichier Excel. Dans ce cas, nous pouvons aussi vouloir partager seulement une partie du fichier avec un collègue. Vous allez d'abord voir comment envoyer une partie de vos données par e-mail.

Comment envoyer une partie d'une feuille de calcul Excel par e-mail ?

Imaginons que j'aie un fichier Excel contenant la liste des clients gagnés chaque mois, où chaque feuille de calcul correspond à un mois. Pour accélérer l'envoi, il est important d'ajouter l'option "Envoyer au destinataire du message" à la "barre d'outils Accès rapide".

Comment ajouter Envoyer au destinataire du message à la barre d'outils Accès rapide dans Excel ?

1. Ouvrez le fichier Excel contenant les données à envoyer, puis cliquez sur la flèche déroulante "Personnaliser la barre d'outils Accès rapide", comme illustré ci-dessous.

Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — menu Personnaliser la barre d'outils Accès rapide ouvert au-dessus d'une liste de contacts

2. Pour personnaliser la barre d'outils, sélectionnez "Autres commandes...".

Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — menu Personnaliser la barre d'outils Accès rapide avec Autres commandes en surbrillance

3. Dans la boîte de dialogue "Options Excel", cliquez sur le menu déroulant "Choisir les commandes dans les catégories suivantes" et sélectionnez "Commandes non présentes sur le ruban".

Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — boîte de dialogue Options Excel avec Commandes non présentes sur le ruban choisi dans le menu Choisir les commandes dans les catégories suivantes

4. Faites défiler la liste des options jusqu'à trouver "Destinataire du message [Envoyer au destinataire du message]". Sélectionnez-la.

Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — Destinataire du message [Envoyer au destinataire du message] sélectionné dans la liste Commandes non présentes sur le ruban

5. Cliquez sur le bouton "Ajouter >>" pour l'inclure dans la liste de droite, où figurent les options actuelles de votre barre d'outils Accès rapide. Une fois terminé, cliquez sur "OK" en bas.

Comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — Destinataire du message ajouté à la liste de la barre d'outils Accès rapide dans Options Excel

6. Sélectionnez la plage de cellules à envoyer par e-mail, puis cliquez sur la nouvelle icône "Destinataire du message [Envoyer au destinataire du message]" dans la barre d'outils Accès rapide, comme illustré ci-dessous.

Envoyer une feuille Excel par e-mail — plage de la liste de contacts sélectionnée avec l'icône Destinataire du message dans la barre d'outils Accès rapide

7. Vous pouvez maintenant choisir entre deux options d'envoi : "Envoyer le classeur entier en tant que pièce jointe" ou "Envoyer la feuille active comme corps du message". Cliquez sur la deuxième option pour envoyer la plage sélectionnée dans le corps de l'e-mail. Cliquez sur "OK" pour terminer.

Envoyer une feuille Excel par e-mail — boîte de dialogue Courrier avec Envoyer la feuille active comme corps du message sélectionné

8. Saisissez les informations dans la fenêtre d'e-mail qui s'ouvre. Une fois terminé, cliquez sur "Envoyer cette sélection" pour envoyer la plage sélectionnée à votre collègue.

Envoyer une feuille Excel par e-mail — en-tête d'e-mail au-dessus de la feuille avec John Doe dans À et un bouton Envoyer cette sélection

Même si elle conserve une partie de l'interface de la feuille de calcul Excel, les données n'ont plus les fonctionnalités d'Excel : les destinataires devront donc les ouvrir dans Excel pour les modifier.

Mais si vous voulez envoyer la feuille de calcul entière et non une plage de cellules précise ? Voyons maintenant cette option.

Comment envoyer une seule feuille de calcul Excel en pièce jointe ?

Si vous voulez envoyer une seule feuille de calcul Excel en pièce jointe, vous devrez "copier" la feuille dans un nouveau classeur.

Comment déplacer ou copier une seule feuille de calcul Excel dans un autre classeur ?

1. Faites un clic droit sur la feuille à envoyer et sélectionnez "Déplacer ou copier".

Envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — menu contextuel de l'onglet de la feuille avec Déplacer ou copier en surbrillance

2. Sélectionnez la feuille à envoyer, puis cochez l'option "Créer une copie" sous la liste des feuilles.

Envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — boîte de dialogue Déplacer ou copier avec Créer une copie coché

3. Cliquez sur le menu déroulant "Dans le classeur" et sélectionnez "(nouveau classeur)". Cliquez sur "OK" pour terminer.

Envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — boîte de dialogue Déplacer ou copier avec (nouveau classeur) sélectionné dans le menu Dans le classeur

4. Vous pouvez maintenant cliquer sur l'option "Destinataire du message [Envoyer au destinataire du message]" créée précédemment dans la barre d'outils Accès rapide. Comme dans la section précédente, vous devrez choisir la méthode d'envoi. Ici, sélectionnez la première option pour envoyer le classeur entier en tant que pièce jointe. Cliquez sur "OK".

Envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — boîte de dialogue Courrier avec Envoyer le classeur entier en tant que pièce jointe sélectionné

5. Saisissez ensuite le ou les destinataires de l'e-mail et, si besoin, le corps du message.

Envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail — message Outlook à John Doe avec Book1.xlsx en pièce jointe

Jusqu'ici, vous avez vu deux méthodes différentes pour envoyer les données d'une feuille de calcul. Voyons maintenant trois façons de joindre un fichier Excel à un e-mail.

Comment joindre un fichier Excel à un e-mail ?

Si vous voulez envoyer la feuille de calcul entière, le plus rapide est de l'envoyer en pièce jointe. Vous allez apprendre ici à joindre des fichiers Excel à des e-mails de trois façons utiles.

Comment joindre un fichier Excel avec "Envoyer en tant que pièce jointe" ?

"Envoyer en tant que pièce jointe" est une fonctionnalité intégrée pratique que vous pouvez ajouter à la barre d'outils Accès rapide, comme nous l'avons vu plus haut avec l'option "Destinataire du message".

Comment ajouter Envoyer en tant que pièce jointe à la barre d'outils Accès rapide dans Excel

1. Suivez les étapes 1 – 3 de la première section de cet article.

2. Sélectionnez "Courrier", c'est-à-dire "Envoyer en tant que pièce jointe", dans la liste des options, puis "Ajouter >>". Cliquez sur "OK" pour terminer.

Joindre un fichier Excel à un e-mail — Options Excel avec la commande Courrier ajoutée à la barre d'outils Accès rapide

3. Dans le fichier Excel, cliquez sur l'option "Courrier" désormais disponible dans la barre d'outils Accès rapide, comme illustré ci-dessous.

Joindre un fichier Excel à un e-mail — bouton Courrier dans la barre d'outils Accès rapide au-dessus de la liste de contacts

4. La fenêtre d'e-mail s'ouvre avec le fichier Excel en pièce jointe. Saisissez les autres informations sur le ou les destinataires et le message, puis cliquez sur "Envoyer" pour terminer.

Joindre un fichier Excel à un e-mail — message Outlook avec Contact List - MAY.xlsx en pièce jointe

Même si cette méthode est rapide, la plupart des utilisateurs préfèrent d'autres options. En effet, "Envoyer en tant que pièce jointe" ne permet aucune modification une fois le fichier envoyé. Les utilisateurs peuvent donc se retrouver avec plusieurs versions des mêmes données. De plus, cette option ne s'intègre pas à Gmail ni aux autres applications de messagerie, et vous ne pouvez joindre qu'un fichier à la fois. Vous allez maintenant apprendre à joindre un fichier Excel depuis Microsoft Outlook avec la fonctionnalité Éléments récents.

Comment joindre un fichier Excel avec Éléments récents ?

Comme vous voudrez probablement joindre un fichier Excel sur lequel vous travaillez en ce moment, voici une méthode rapide pour joindre le fichier le plus récent dans Outlook pour Microsoft 365.

1. Ouvrez l'application Microsoft Outlook et appuyez sur Alt + H + A + F. Ce raccourci affiche automatiquement la liste "Éléments récents". Appuyez sur "Entrée" si le fichier à joindre est le premier. Sinon, faites défiler la liste et cliquez sur le fichier à joindre.

Joindre un fichier Excel dans Outlook — menu Joindre un fichier affichant la liste Éléments récents

2. Outlook affiche un message pour vous permettre de choisir entre le partager sous forme de lien ou joindre une copie. Cliquez sur la deuxième option pour le joindre.

Joindre un fichier Excel dans Outlook — boîte de dialogue sur la façon de joindre ce fichier avec Partager le lien et Joindre en tant que copie

En sélectionnant l'option "Partager le lien", vous pouvez envoyer une feuille de calcul Excel modifiable et profiter de la fonctionnalité de co-édition. Cette dernière méthode montre comment joindre un fichier Excel en copiant et collant son chemin d'accès.

Comment joindre un fichier Excel avec son chemin d'accès ?

C'est généralement la méthode préférée, car elle est compatible avec toutes les applications de messagerie et tous les formats de fichier.

1. Ouvrez le fichier Excel à joindre. Allez ensuite dans Fichier > Informations pour copier le chemin d'accès du fichier.

Joindre un fichier Excel par son chemin d'accès — écran Informations du menu Fichier de Sales2023 avec les boutons Partager, Copier le chemin d'accès et Ouvrir l'emplacement du fichier

2. Cliquez sur le bouton "Copier le chemin d'accès", à droite du bouton "Partager".

Joindre un fichier Excel par son chemin d'accès — bouton Copier le chemin d'accès en surbrillance à côté de Partager sur l'écran Informations

3. Allez dans votre messagerie et cliquez sur le bouton "Joindre un fichier", puis sur "Parcourir ce PC".

Joindre un fichier Excel par son chemin d'accès — menu Joindre un fichier d'Outlook avec Parcourir ce PC en bas

4. Cliquez dans le champ "Nom de fichier" et appuyez sur Ctrl + V pour coller le chemin d'accès que vous venez de copier. Cliquez sur "Insérer" pour joindre le fichier à votre e-mail.

Joindre un fichier Excel par son chemin d'accès — boîte de dialogue Insérer un fichier avec le chemin copié collé dans le champ Nom de fichier

Notez que cette méthode fonctionne avec toutes les autres plateformes de messagerie, y compris Gmail ou Yahoo. Si vous avez rencontré d'autres problèmes en essayant ces méthodes, cette page d'assistance Microsoft pourrait vous être utile.

Envoyez automatiquement vos feuilles de calcul par e-mail avec Sheetgo

Comme vous l'avez vu, il existe plusieurs façons d'envoyer vos fichiers Excel par e-mail. Cependant, si vous devez le faire souvent et travaillez avec plusieurs formats de feuille de calcul, mieux vaut envisager une solution qui vous permet d'automatiser ces processus et de les faire évoluer. Avec Sheetgo et ses automatisations basées sur l'IA, vous pouvez envoyer automatiquement vos feuilles de calcul, ou une partie d'entre elles, par e-mail, et envoyer des e-mails personnalisés à plusieurs destinataires à partir des données de vos feuilles de calcul. Vous pouvez aussi convertir vos feuilles de calcul dans un autre format, ou générer des documents Google Docs ou des PDF à partir de vos données avant de les envoyer.

1. Sélectionnez le fichier source

2. Choisissez le partage par e-mail

Envoyer automatiquement des fichiers Excel par e-mail avec Sheetgo — options d'envoi avec Email sous Share entouré en rouge

Choisissez 'share' (partager) si vous voulez envoyer une feuille de calcul par e-mail, ou 'generate' (générer) si vous voulez générer un document à partir de vos données.

3. Personnalisez votre e-mail avec des champs variables

Envoyer automatiquement des fichiers Excel par e-mail avec Sheetgo — méthode de partage de fichiers et d'envoi de liens d'accès, destinataires issus d'une colonne et objet de l'e-mail

Envoyez-le à une liste dynamique ou choisissez des destinataires personnalisés.

Pour en savoir plus, consultez ces articles sur comment envoyer des e-mails automatiquement avec Sheetgo et comment envoyer un e-mail à plusieurs destinataires individuellement.

Conclusion

Même si Microsoft a facilité la collaboration dans ses différentes applications, il existe toujours des raccourcis et des solutions pratiques pour accélérer les tâches quotidiennes, comme joindre des fichiers volumineux à des e-mails.

Vous avez vu comment envoyer une feuille de calcul Excel par e-mail de plusieurs façons, notamment comment envoyer une partie d'une feuille Excel et comment envoyer une seule feuille de calcul Excel grâce aux commandes de la barre d'outils Accès rapide. Pour partager la feuille de calcul Excel entière avec un collègue, Microsoft vous aide à accélérer le processus avec la fonctionnalité "Envoyer en tant que pièce jointe" d'Excel ou la fonctionnalité "Éléments récents" d'Outlook. Si vous préférez utiliser une autre application de messagerie, l'option "Copier le chemin d'accès" est la solution la plus efficace et la plus flexible.

Si le destinataire a seulement besoin de lire les données, vous pouvez convertir Excel en PDF avant de le joindre, ou protéger le classeur Excel contre la modification pour que personne ne le modifie par erreur. Et si vous envoyez les mêmes données aux mêmes personnes chaque semaine, il peut être plus simple de transférer des données d'un classeur Excel à un autre automatiquement au lieu d'envoyer une nouvelle copie par e-mail à chaque fois.