Modèle de gestion de projet dans Google Sheets

Besoin d'un modèle de gestion de projet ?

Les chefs de projet ont la tâche difficile de jongler avec plusieurs projets, de contrôler les budgets et de superviser de grandes équipes de personnel, tout en fournissant des rapports à la direction. Le suivi de nombreuses activités et échéances peut s'avérer un véritable casse-tête. Si votre équipe est éloignée, la situation peut être encore pire. C'est pourquoi il existe une multitude de logiciels en ligne qui promettent de faciliter la vie du chef de projet.

Malheureusement, les outils de gestion de projet ont souvent un prix élevé. En outre, ils peuvent en réalité alourdir la charge de travail qu'ils prétendent réduire. Le personnel a besoin d'être formé et les responsables peuvent être amenés à faire circuler les informations entre différentes applications. Dans le même temps, les équipes peuvent encore s'appuyer sur des outils classiques de communication et de gestion des données pour réaliser l'essentiel de leur travail quotidien. Il s'agit généralement du courrier électronique et des feuilles de calcul.

Si vous utilisez déjà Google Sheets, vous connaissez certainement ses puissantes fonctions de partage. Combinées à la synchronisation des données en temps réel, elles en font le tableur idéal pour la coordination de projets et les tâches en équipe. En fait, le nuage est si puissant que vous pouvez porter la collaboration à un autre niveau dans Google Sheets. Avec un modèle de gestion de projet, vous pouvez créer un système entièrement automatisé.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour la gestion de projets ?

• Flexible : Chaque projet est unique et Google Sheets vous permet de construire un système sur mesure. Vous pouvez l'adapter en fonction de l'évolution des besoins, sans avoir besoin d'un nouveau logiciel.
• Accessible : Vous et vos collègues pouvez accéder à toutes les données de votre projet depuis n'importe quel endroit du monde. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion internet.
• Compatible avec tout : tous les logiciels du monde s'intègrent à Google Sheets. Vous pouvez donc facilement rassembler des informations provenant de plusieurs services.
• Facile à utiliser : Il n'est pas nécessaire d'intégrer votre équipe, car elle est déjà familiarisée avec les feuilles de calcul. Par conséquent, la maintenance est facile et il n'y a pas besoin d'assistance informatique.

Comment démarrer

Le modèle de flux de travail de Sheetgo, basé sur une feuille de calcul, est un système préconstruit pour la gestion automatisée de projets. Il peut être utilisé par des équipes de toutes tailles, dans n'importe quelle entreprise.

Ce modèle permet aux chefs de projet d'attribuer des tâches à leurs collègues et de recevoir automatiquement des mises à jour sur leur état d'avancement. De même, il offre aux membres de l'équipe un moyen simple et efficace de consigner l'avancement de leur travail.

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Un modèle de feuille de calcul classique est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques, des mises en page et des formules prêts à l'emploi. En revanche, un modèle de flux de travail Sheetgo constitue un système complet. Il s'agit d'un groupe de feuilles de calcul Google interconnectées qui échangent des données entre elles. Vous pouvez ainsi partager des données avec vos collègues et d'autres services tout en travaillant de manière autonome, dans votre propre fichier.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données: Chaque fichier est dédié à une tâche spécifique, ce qui permet de sécuriser et de séparer les flux de données. Chaque membre de l'équipe dispose d'une feuille de calcul personnelle. Ils peuvent y voir les tâches à accomplir et enregistrer leurs progrès. Les données sont transférées de ces fichiers vers la feuille de calcul centrale et le tableau de bord du responsable. Ce dernier peut vérifier l'état d'avancement des projets dans le diagramme de Gannt automatisé, sans avoir à communiquer avec les membres de l'équipe.
• Évolutivité: Google Sheets dispose d'une puissante fonction de partage, mais plusieurs personnes travaillant sur le même fichier peuvent le surcharger de données et en ralentir le traitement. Le fait de conserver les données dans des feuilles de calcul distinctes mais reliées entre elles garantit le bon fonctionnement du système. Lorsque vous devez ajouter un nouveau membre à votre équipe, il vous suffit de dupliquer l'une des feuilles de calcul des collaborateurs et de la partager avec eux.
• Intégration: En plus de vous permettre d'importer et d'incorporer facilement des données provenant d'autres logiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul permet aux gestionnaires de relier et de combiner des données provenant de l'ensemble de l'entreprise. En quelques clics, vous pouvez relier votre flux de travail de gestion de projet à votre flux de travail financier (ou à ceux d'autres départements) afin de générer un rapport de haut niveau pour les directeurs.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le modèle de gestion de projet Sheetgo, Quatre fichiers Google Sheets contenant des connexions prédéfinies sont enregistrés sur votre disque dur :

• Trois collaborateur feuilles de calcul. Partagez-les avec les membres de votre équipe et faites-en autant de copies que nécessaire pour d'autres collègues. Chaque membre de l'équipe utilise cette feuille de calcul personnelle pour consulter les tâches qui lui ont été attribuées et mettre à jour ses progrès.
• Un fiche de gestion de projet pour la personne qui dirige le projet. Lorsque le responsable saisit une tâche pour un collègue, les connexions Sheetgo envoient ces informations directement à la feuille de calcul de cette personne. Lorsque ce collègue met à jour son statut, les données sont renvoyées vers cette feuille de calcul. Le manager obtient une vue d'ensemble automatisée de toutes les tâches et de tous les collaborateurs dans le tableau de bord automatisé du diagramme de Gannt.

Comment obtenir le modèle de flux de travail :

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour installer le modèle de flux de travail pour la gestion de projet et ensuite

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google. Comme ce modèle est basé sur Google Sheets, les fichiers seront enregistrés sur votre Google Drive.

2. Cliquez sur Utiliser le modèle.

3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo installe le modèle et crée les connexions.

Pour ouvrir l'une des feuilles de calcul, cliquez sur Flux de travail ou Dossiers dans la barre latérale et double-cliquez sur le fichier.

Examinez chacun des fichiers pour vous familiariser avec le format du modèle. Vous verrez que chaque fichier contient des exemples de données, que vous pouvez simplement supprimer ou écraser.

Comment utiliser le modèle de flux de travail pour la gestion de projet

Étape 1 : Compléter les paramètres

Ouvrez la fiche Gestion de projet et accédez à la section Instructions tabulation.

Remplir le formulaire Paramètres dans les cases situées à droite. Vous devez y indiquer la date de début de votre projet, le format de la vue Gannt et le jour où votre semaine commence.

Étape 2 : Saisir les tâches du projet

Dans le cadre de la Onglet OTP de la feuille maîtresse Gestion de projet, remplacez les données modèles dans les colonnes E à G. Saisissez vos projets, sous-projets et tâches.

Notez que le modèle génère automatiquement un code d'identification de l'OTP pour chaque tâche dans la colonne D. Les colonnes grises du modèle contiennent des formules pré-écrites et ne doivent pas être modifiées.

Qu'est-ce que l'OTP ?

L'OTP signifie Structure de répartition du travail. Il s'agit d'une méthode d'organisation d'un projet en sections gérables et réalisables. La structure hiérarchique et arborescente vous aide à diviser un grand projet global en tâches plus petites et réalisables.

Dans l'onglet WBS du modèle, vous pouvez organiser votre projet de la manière suivante Groupe > Sous-groupe > Titre de la tâche.

Par exemple, le groupe peut être “Planification”. Le sous-groupe peut être “Parties prenantes”. Et le titre de la tâche peut être “Dresser une liste des parties prenantes”.

Étape 3 : Saisir les dépendances des tâches

Dans les colonnes H et I, indiquez une dépendance pour chaque tâche. Cela signifie qu'une tâche doit être exécutée une fois qu'une autre tâche a été démarrée (Début à début) ou lorsqu'une autre tâche a été achevée (Fin à début).

Par exemple, disons que la tâche 1.4.2 Planification > Définition du champ d'application > Budget ne peut être exécuté qu'une seule fois. 1.2.2 Planning > Preliminary Scope Plan > Projections a été complété.

Utilisez le menu déroulant de la colonne H (dépendance) pour sélectionner 1.2.2 et dans la colonne I (lien de dépendance), sélectionnez De l'arrivée au départ.

Étape 4 : Sélectionner la durée de la tâche et le propriétaire

En Colonne J, Le projet doit être mené à bien dans les délais impartis et le membre de l'équipe responsable doit être choisi en fonction de ses compétences. Colonne K.

Notez que la date de début et la date de fin dans Colonnes L et M sont calculées automatiquement par des formules dans le modèle. N'essayez pas de modifier ces cellules grises.

Étape 5 : Renommer les feuilles de calcul des membres de l'équipe

Le modèle contient 3 feuilles de calcul pour les membres de l'équipe : Emanuel, Stephanie et Joe. Renommez ces fichiers pour vos collègues.

Localisez le dossier dans votre Google Drive : Modèles de Sheetgo > Gestion de projet.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier, puis renommer.

Étape 6 : Transfert des données

Ce modèle de flux de travail contient des connexions Sheetgo prédéfinies qui transfèrent les données de la feuille maîtresse de la gestion de projet vers les feuilles de calcul des collaborateurs et inversement.

Maintenant que vous avez saisi les données de votre projet, vous devez “exécuter” ou mettre à jour le flux de travail pour transférer les tâches vers les feuilles de calcul de vos collègues. Le nom figurant dans la colonne ’Propriétaire“ déterminera la feuille de calcul vers laquelle la tâche sera envoyée, veillez donc à ce qu'il soit correct !

Ouvrir le Flux de travail et cliquez sur Exécuter situé dans le coin inférieur gauche de l'écran.

Cela permet de transférer toutes les données par le biais de connexions dans le flux de travail.

Étape 7 : Partager avec les collègues

Cliquez sur le bouton vert Partager pour partager la feuille de calcul avec votre collègue.

Étape 8 : Les membres de l'équipe saisissent leurs progrès

Maintenant que vous avez transféré les données, les tâches du projet attribuées à chaque collègue apparaissent dans leur feuille de calcul personnelle.

Ces données apparaissent dans la partie grise Colonnes A à F. Ils ne doivent pas être modifiés.

En Colonne G “Dans la rubrique ”Statut", ils peuvent simplement saisir l'état d'avancement de chaque tâche.

Consultez votre tableau de bord

Sheetgo a maintenant transféré les données entre les feuilles de calcul connectées.

Jetez un coup d'œil à votre fiche de gestion de projet. Dans la section Gannt tabulation, vous pouvez voir l'état de chaque tâche du projet.

Étape 8 : Automatiser le flux de travail

Une fois que vous avez mis en place le système et que les membres de votre équipe ont commencé à saisir les données dans leurs feuilles de calcul, vous pouvez automatiser le flux de travail.

Les données circuleront ainsi automatiquement entre les feuilles de calcul. Ainsi, vous disposerez toujours des données les plus récentes dans le diagramme de Gannt. Vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit manuellement ni même d'ouvrir une feuille de calcul.

Cliquez sur Flux de travail  puis cliquez sur Automatiser situé dans le coin inférieur gauche de l'écran.

Sélectionnez la fréquence des virements automatiques : d'une fois par heure à une fois par mois.

Facultatif : ajouter des collaborateurs supplémentaires

Votre système de gestion de projet automatisé est maintenant opérationnel.

Une fois que vous vous êtes familiarisé avec le modèle, vous pouvez étendre le système en ajoutant d'autres feuilles de calcul de collaborateurs. Pour ce faire, copiez l'une des feuilles de calcul des collaborateurs et reliez-la aux connexions Sheetgo.

En plus d'étendre le flux de travail de la gestion de projet, vous pouvez également vous connecter à d'autres flux de travail de données. Par exemple, vous pouvez incorporer suivi des dépenses du personnel ou se connecter à budgétisation et d'autres flux de travail financiers.

Partagez avec votre responsable

Si vous faites partie d'une équipe mais que vous n'êtes pas responsable de la supervision de l'ensemble du projet, partagez ce modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul avec votre administrateur afin qu'il puisse mettre en place le système. Cliquez ici pour partager ce modèle avec votre gestionnaire.