Modelo de gerenciamento de projetos no Planilhas Google

Precisa de um modelo de gerenciamento de projetos?

Os gerentes de projeto têm a tarefa desafiadora de fazer malabarismos com vários projetos, monitorar orçamentos e supervisionar grandes equipes de funcionários e, ao mesmo tempo, fornecer relatórios à gerência de alto nível. Manter o controle de várias atividades e prazos pode ser uma grande dor de cabeça. Se a sua equipe for remota, isso pode ser ainda pior. Como resultado, há uma série de softwares on-line que prometem facilitar a vida do gerente de projetos.

Infelizmente, as ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente têm um preço elevado. Além disso, elas podem, na verdade, aumentar a carga de trabalho que pretendem reduzir. A equipe precisa de treinamento e os gerentes podem acabar movendo informações para dentro e para fora de diferentes aplicativos. Ao mesmo tempo, as equipes ainda podem contar com ferramentas clássicas de comunicação e gerenciamento de dados para realizar a maior parte de seu trabalho diário. Essas ferramentas geralmente incluem e-mail e planilhas.

Se você já usa o Google Sheets, deve estar familiarizado com suas poderosas funções de compartilhamento. Combinadas com a sincronização de dados em tempo real, elas o tornam o software de planilha ideal para coordenação de projetos e tarefas em equipe. De fato, a nuvem é tão poderosa que você pode levar a colaboração a outro nível no Google Sheets. Com um modelo de gerenciamento de projetos, você pode criar um sistema totalmente automatizado.

Por que usar o Google Sheets para o gerenciamento de projetos?

• Flexível: Cada projeto é único e o Planilhas Google permite que você crie um sistema sob medida. Você pode adaptá-lo conforme as necessidades mudam, sem precisar de um novo software.
• Acessível: Você e seus colegas de trabalho podem acessar todos os dados do seu projeto de qualquer lugar do mundo. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet.
• Compatível com tudo: todos os outros softwares do mundo se integram ao Google Sheets. Como resultado, você pode reunir facilmente informações de vários departamentos.
• Fácil de usar: Não há necessidade de integrar a sua equipe, pois ela já está familiarizada com planilhas. Consequentemente, a manutenção é fácil e não há necessidade de suporte de TI.

Como começar

O modelo de fluxo de trabalho baseado em planilhas do Sheetgo é um sistema pré-construído para o gerenciamento automatizado de projetos. Ele pode ser usado por equipes de todos os tamanhos, em qualquer empresa.

O modelo permite que os gerentes de projeto atribuam tarefas aos colegas e recebam atualizações de status automaticamente. Da mesma forma, ele oferece aos membros da equipe uma maneira simples e eficiente de registrar o progresso de seu trabalho.

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Um modelo de planilha comum é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas prontos. Em contrapartida, um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo oferece um sistema completo. Trata-se de um grupo de Planilhas Google interconectadas que trocam dados entre si. Isso permite que você compartilhe dados com colegas e outros departamentos enquanto trabalha de forma autônoma, em seu próprio arquivo individual.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade de dados: Cada arquivo é dedicado a uma tarefa específica, mantendo os fluxos de dados seguros e separados. Cada membro da equipe tem sua própria planilha pessoal. Nela, eles podem ver as tarefas que precisam ser realizadas e registrar seu progresso. Os dados fluem desses arquivos para a planilha central e o painel de controle do gerente. O gerente pode verificar o status dos projetos no gráfico de Gannt automatizado, sem precisar se comunicar com os membros da equipe.
• Escalabilidade: O Planilhas Google tem uma poderosa função de compartilhamento, mas o fato de várias pessoas trabalharem no mesmo arquivo pode fazer com que ele fique sobrecarregado de dados e tenha um processamento lento. Manter os dados em planilhas separadas, mas conectadas, garante que o sistema funcione sem problemas. Quando for necessário adicionar um novo membro à equipe, basta duplicar uma das planilhas do colaborador e compartilhá-la com ele.
• Integração: Além de permitir que você importe e incorpore facilmente dados de outros softwares, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes vinculem e combinem dados de toda a empresa. Com alguns cliques, você pode conectar o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos com o fluxo de trabalho financeiro (ou de outros departamentos) para gerar um relatório de alto nível para os diretores.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o o modelo de gerenciamento de projetos da Sheetgo, Se você tiver uma conta do Google Sheets, quatro arquivos do Google Sheets com conexões pré-construídas serão salvos em seu My Drive:

• Três colaborador planilhas eletrônicas. Compartilhe-as com os membros da sua equipe e faça quantas cópias forem necessárias para outros colegas. Cada membro da equipe usa essa planilha pessoal para ver as tarefas que lhe foram atribuídas e para atualizar seu progresso.
• Um folha mestra de gerenciamento de projetos para a pessoa que está liderando o projeto. Quando o gerente insere uma tarefa para um colega, as conexões do Sheetgo enviam essas informações diretamente para a planilha dessa pessoa. Quando o colega atualiza seu status, os dados voltam para essa planilha principal. O gerente obtém uma visão geral automatizada de todas as tarefas e colaboradores no painel automatizado do gráfico de Gannt.

Como obter o modelo de fluxo de trabalho:

Clique no botão azul abaixo para instalar o modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos e, em seguida

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google. Como esse modelo é baseado no Google Sheets, os arquivos serão salvos no seu Google Drive.

2. Clique em Usar modelo.

3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo instala o modelo e cria as conexões.

Para abrir qualquer uma das planilhas, clique em Fluxo de trabalho ou Arquivos na barra lateral e clique duas vezes no arquivo.

Dê uma olhada em cada um dos arquivos para se familiarizar com o formato do modelo. Você verá que cada arquivo contém dados de amostra, que podem ser simplesmente excluídos ou substituídos.

Como usar o modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos

Etapa 1: Preencha as configurações

Abra a planilha mestre do Gerenciamento de projetos e vá para a seção Instruções guia.

Preencha o Configurações nas caixas do lado direito. Aqui você precisa inserir a data de início do seu projeto, o formato de visualização Gannt e o dia em que a semana começa.

Etapa 2: Insira as tarefas do projeto

No Guia PEP da planilha mestre Gerenciamento de projetos, substitua os dados de amostra nas colunas E a G. Insira seus projetos, subprojetos e tarefas.

Observe que o modelo gera automaticamente um código de identificação WBS para cada tarefa na coluna D. As colunas em cinza no modelo contêm fórmulas pré-escritas e não devem ser editadas.

O que é WBS?

WBS significa Estrutura de decomposição do trabalho. É um método de organização de um projeto em seções gerenciáveis e entregáveis. A estrutura hierárquica, semelhante a uma árvore, ajuda você a dividir um projeto grande e abrangente em tarefas menores e realizáveis.

Na guia WBS do modelo, você pode organizar seu projeto por Grupo > Subgrupo > Título da tarefa.

Por exemplo, o grupo pode ser “Planejamento”. O subgrupo pode ser “Stakeholders”. E o título da tarefa pode ser “Fazer uma lista de partes interessadas”.

Etapa 3: Insira as dependências da tarefa

Nas Colunas H e I, insira uma dependência para cada tarefa. Isso significa se uma tarefa deve ser executada quando outra tarefa tiver sido iniciada (Start-to-start) ou quando outra tarefa tiver sido concluída (Finish-to-start).

Por exemplo, digamos que a tarefa 1.4.2 Planejamento > Definição do escopo > Orçamento só pode ser executado uma vez que a tarefa 1.2.2 Planning > Preliminary Scope Plan > Projections (Planejamento > Plano de escopo preliminar > Projeções) foi concluído.

Use o menu suspenso na coluna H (Dependência) para selecionar 1.2.2 e, na coluna I (Relação de dependência), selecione Do final ao início.

Etapa 4: Selecione a duração da tarefa e o proprietário

Em Coluna J, alocar um prazo para a tarefa e selecionar o membro da equipe responsável em Coluna K.

Observe que a data de início e a data de término em Colunas L e M são calculados automaticamente por fórmulas no modelo. Não tente editar essas células cinzas.

Etapa 5: Renomeie as planilhas dos membros da equipe

O modelo contém 3 planilhas para os membros da equipe: Emanuel, Stephanie e Joe. Renomeie esses arquivos para seus colegas.

Localize a pasta em seu Google Drive: Modelos da Sheetgo > Gestão de projetos.

Clique com o botão direito do mouse no arquivo e, em seguida renomear.

Etapa 6: Transferir os dados

Esse modelo de fluxo de trabalho contém conexões pré-construídas do Sheetgo que transferirão dados da planilha mestre do Gerenciamento de projetos para as planilhas dos colaboradores e vice-versa.

Agora que você inseriu os dados do seu projeto, precisa “executar” ou atualizar o fluxo de trabalho para transferir as tarefas para as planilhas dos seus colegas. O nome na coluna ’Owner“ (Proprietário) determinará para qual planilha a tarefa será enviada, portanto, certifique-se de que esteja correto!

Abra o Fluxo de trabalho e clique em Executar localizado no canto inferior esquerdo da tela.

Isso transfere todos os dados por meio de conexões no fluxo de trabalho.

Etapa 7: Compartilhe com seus colegas

Clique no botão verde Compartilhar para compartilhar a planilha com seu colega.

Etapa 8: Os membros da equipe registram seu progresso

Agora que você transferiu os dados, as tarefas do projeto alocadas a cada colega aparecerão em sua planilha pessoal.

Esses dados aparecem na cor cinza Colunas A para F. Elas não devem ser editadas.

Em Coluna G “Status”, eles podem simplesmente inserir o progresso de cada tarefa.

Verifique seu painel de controle

O Sheetgo agora transferiu os dados entre as planilhas conectadas.

Dê uma olhada na sua planilha mestre do Gerenciamento de Projetos. Na seção Gannt guia, você pode ver o status de cada tarefa do projeto.

Etapa 8: Automatizar o fluxo de trabalho

Depois de configurar o sistema e os membros da sua equipe começarem a inserir dados em suas planilhas, você poderá automatizar o fluxo de trabalho.

Isso garantirá que os dados fluam para frente e para trás entre as planilhas automaticamente. Como resultado, você sempre terá os dados mais recentes no gráfico de Gannt. Não é necessário fazer nada manualmente nem mesmo abrir uma planilha.

Clique em Fluxo de trabalho  e, em seguida, clique em Automatizar localizado no canto inferior esquerdo da tela.

Selecione a frequência com que você deseja fazer transferências automáticas: de uma vez por hora a uma vez por mês.

Opcional: adicionar outros colaboradores

Seu sistema automatizado de gerenciamento de projetos já está em funcionamento.

Quando estiver familiarizado com o modelo, você poderá expandir o sistema adicionando mais planilhas de colaboradores. Faça isso copiando uma das planilhas de colaboradores e conectando-a com as conexões do Sheetgo.

Além de expandir o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos, você também pode se conectar a outros fluxos de trabalho de dados. Por exemplo, talvez você queira incorporar rastreamento de despesas da equipe ou conectar-se a orçamento e outros fluxos de trabalho financeiros.

Compartilhe com seu gerente

Se você faz parte de uma equipe, mas não é responsável pela supervisão de todo o projeto, compartilhe esse modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha com o administrador para que ele possa configurar o sistema. Clique aqui para compartilhar este modelo com seu gerente.