Modelo de gerenciamento de projetos no Planilhas Google

Precisa de um modelo de gerenciamento de projetos?

Os gerentes de projeto têm a tarefa desafiadora de fazer malabarismos com vários projetos, monitorar orçamentos e supervisionar grandes equipes de funcionários e, ao mesmo tempo, fornecer relatórios à gerência de alto nível. Manter o controle de várias atividades e prazos pode ser uma grande dor de cabeça. Se a sua equipe for remota, isso pode ser ainda pior. Como resultado, há uma série de softwares on-line que prometem facilitar a vida do gerente de projetos.

Infelizmente, as ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente têm um preço elevado. Além disso, elas podem, na verdade, aumentar a carga de trabalho que pretendem reduzir. A equipe precisa de treinamento e os gerentes podem acabar movendo informações para dentro e para fora de diferentes aplicativos. Ao mesmo tempo, as equipes ainda podem contar com ferramentas clássicas de comunicação e gerenciamento de dados para realizar a maior parte de seu trabalho diário. Essas ferramentas geralmente incluem e-mail e planilhas.

Se você já usa o Google Sheets, deve estar familiarizado com suas poderosas funções de compartilhamento. Combinadas com a sincronização de dados em tempo real, elas o tornam o software de planilha ideal para coordenação de projetos e tarefas em equipe. De fato, a nuvem é tão poderosa que você pode levar a colaboração a outro nível no Google Sheets. Com um modelo de gerenciamento de projetos, você pode criar um sistema totalmente automatizado.

Por que usar o Google Sheets para o gerenciamento de projetos?

• Flexível: Cada projeto é único e o Planilhas Google permite que você crie um sistema sob medida. Você pode adaptá-lo conforme as necessidades mudam, sem precisar de um novo software.
• Acessível: Você e seus colegas de trabalho podem acessar todos os dados do seu projeto de qualquer lugar do mundo. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet.
• Compatível com tudo: todos os outros softwares do mundo se integram ao Google Sheets. Como resultado, você pode reunir facilmente informações de vários departamentos.
• Fácil de usar: Não há necessidade de integrar a sua equipe, pois ela já está familiarizada com planilhas. Consequentemente, a manutenção é fácil e não há necessidade de suporte de TI.

Como começar

O modelo de fluxo de trabalho baseado em planilhas do Sheetgo é um sistema pré-construído para o gerenciamento automatizado de projetos. Ele pode ser usado por equipes de todos os tamanhos, em qualquer empresa.

O modelo permite que os gerentes de projeto atribuam tarefas aos colegas e recebam atualizações de status automaticamente. Da mesma forma, ele oferece aos membros da equipe uma maneira simples e eficiente de registrar o progresso de seu trabalho.

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Um modelo de planilha comum é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas prontos. Em contrapartida, um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo oferece um sistema completo. Trata-se de um grupo de Planilhas Google interconectadas que trocam dados entre si. Isso permite que você compartilhe dados com colegas e outros departamentos enquanto trabalha de forma autônoma, em seu próprio arquivo individual.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade de dados: Cada arquivo é dedicado a uma tarefa específica, o que mantém os fluxos de dados seguros e separados. Cada membro da equipe tem sua própria planilha pessoal. Nela, ele vê as tarefas que precisam ser feitas e registra seu progresso. Os dados fluem desses arquivos para a planilha central e o painel do gerente. O gerente pode verificar o status dos projetos no gráfico de Gantt automatizado, sem precisar se comunicar com os membros da equipe.
• Escalabilidade: O Planilhas Google tem uma poderosa função de compartilhamento, mas o fato de várias pessoas trabalharem no mesmo arquivo pode fazer com que ele fique sobrecarregado de dados e tenha um processamento lento. Manter os dados em planilhas separadas, mas conectadas, garante que o sistema funcione sem problemas. Quando for necessário adicionar um novo membro à equipe, basta duplicar uma das planilhas do colaborador e compartilhá-la com ele.
• Integração: Além de permitir que você importe e incorpore facilmente dados de outros softwares, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes vinculem e combinem dados de toda a empresa. Com alguns cliques, você pode conectar o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos com o fluxo de trabalho financeiro (ou de outros departamentos) para gerar um relatório de alto nível para os diretores.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o o modelo de gerenciamento de projetos da Sheetgo, Se você tiver uma conta do Google Sheets, quatro arquivos do Google Sheets com conexões pré-construídas serão salvos em seu My Drive:

• Três colaborador planilhas eletrônicas. Compartilhe-as com os membros da sua equipe e faça quantas cópias forem necessárias para outros colegas. Cada membro da equipe usa essa planilha pessoal para ver as tarefas que lhe foram atribuídas e para atualizar seu progresso.
• Um folha mestra de gerenciamento de projetos para a pessoa que lidera o projeto. Quando o gerente insere uma tarefa para um colega, as conexões do Sheetgo enviam essa informação diretamente para a planilha dessa pessoa. Quando esse colega atualiza o status, os dados voltam para esta planilha mestre. O gerente tem uma visão geral automatizada de todas as tarefas e colaboradores no painel do gráfico de Gantt automatizado.

Como obter o modelo de fluxo de trabalho:

Para instalá-lo, abra o modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos e depois:

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google. Como esse modelo é baseado no Google Sheets, os arquivos serão salvos no seu Google Drive.

2. Clique em Usar modelo.

3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo instala o modelo e cria as conexões.

Para abrir qualquer uma das planilhas, clique em Fluxo de trabalho ou Arquivos na barra lateral e clique duas vezes no arquivo.

Dê uma olhada em cada um dos arquivos para se familiarizar com o formato do modelo. Você verá que cada arquivo contém dados de amostra, que podem ser simplesmente excluídos ou substituídos.

Como usar o modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos

Etapa 1: Preencha as configurações

Abra a planilha mestre do Gerenciamento de projetos e vá para a seção Instruções guia.

Preencha o Configurações nas caixas do lado direito. Aqui você precisa inserir a data de início do seu projeto, o formato de visualização do Gantt e o dia em que sua semana começa.

Etapa 2: Insira as tarefas do projeto

No Guia PEP da planilha mestre Gerenciamento de projetos, substitua os dados de amostra nas colunas E a G. Insira seus projetos, subprojetos e tarefas.

Observe que o modelo gera automaticamente um código de identificação WBS para cada tarefa na coluna D. As colunas em cinza no modelo contêm fórmulas pré-escritas e não devem ser editadas.

O que é WBS?

WBS significa Estrutura de decomposição do trabalho. É um método de organização de um projeto em seções gerenciáveis e entregáveis. A estrutura hierárquica, semelhante a uma árvore, ajuda você a dividir um projeto grande e abrangente em tarefas menores e realizáveis.

Na guia WBS do modelo, você pode organizar seu projeto por Grupo > Subgrupo > Título da tarefa.

Por exemplo, o grupo pode ser “Planejamento”. O subgrupo pode ser “Stakeholders”. E o título da tarefa pode ser “Fazer uma lista de partes interessadas”.

Etapa 3: Insira as dependências da tarefa

Nas Colunas H e I, insira uma dependência para cada tarefa. Isso significa se uma tarefa deve ser executada quando outra tarefa tiver sido iniciada (Start-to-start) ou quando outra tarefa tiver sido concluída (Finish-to-start).

Por exemplo, digamos que a tarefa 1.4.2 Planejamento > Definição do escopo > Orçamento só pode ser executado uma vez que a tarefa 1.2.2 Planning > Preliminary Scope Plan > Projections (Planejamento > Plano de escopo preliminar > Projeções) foi concluído.

Use o menu suspenso na coluna H (Dependência) para selecionar 1.2.2 e, na coluna I (Relação de dependência), selecione Do final ao início.

Etapa 4: Selecione a duração da tarefa e o proprietário

Em Coluna J, alocar um prazo para a tarefa e selecionar o membro da equipe responsável em Coluna K.

Observe que a data de início e a data de término em Colunas L e M são calculados automaticamente por fórmulas no modelo. Não tente editar essas células cinzas.

Etapa 5: Renomeie as planilhas dos membros da equipe

O modelo contém 3 planilhas para os membros da equipe: Emanuel, Stephanie e Joe. Renomeie esses arquivos para seus colegas.

Localize a pasta em seu Google Drive: Modelos da Sheetgo > Gestão de projetos.

Clique com o botão direito do mouse no arquivo e, em seguida renomear.

Etapa 6: Transferir os dados

Esse modelo de fluxo de trabalho contém conexões pré-construídas do Sheetgo que transferirão dados da planilha mestre do Gerenciamento de projetos para as planilhas dos colaboradores e vice-versa.

Agora que você inseriu os dados do seu projeto, precisa “executar” ou atualizar o fluxo de trabalho para transferir as tarefas para as planilhas dos seus colegas. O nome na coluna ’Owner“ (Proprietário) determinará para qual planilha a tarefa será enviada, portanto, certifique-se de que esteja correto!

Abra o Fluxo de trabalho e clique em Executar localizado no canto inferior esquerdo da tela.

Isso transfere todos os dados por meio de conexões no fluxo de trabalho.

Etapa 7: Compartilhe com seus colegas

Clique no botão verde Compartilhar para compartilhar a planilha com seu colega.

Etapa 8: Os membros da equipe registram seu progresso

Agora que você transferiu os dados, as tarefas do projeto alocadas a cada colega aparecerão em sua planilha pessoal.

Esses dados aparecem na cor cinza Colunas A para F. Elas não devem ser editadas.

Em Coluna G “Status”, eles podem simplesmente inserir o progresso de cada tarefa.

Verifique seu painel de controle

O Sheetgo agora transferiu os dados entre as planilhas conectadas.

Dê uma olhada na sua planilha mestre do Gerenciamento de Projetos. Na seção Gantt guia, você pode ver o status de cada tarefa do projeto.

Etapa 9: Automatize o fluxo de trabalho

Depois de configurar o sistema e os membros da sua equipe começarem a inserir dados em suas planilhas, você poderá automatizar o fluxo de trabalho.

Isso garante que os dados circulem automaticamente entre as planilhas, nos dois sentidos. Assim, você sempre terá os dados mais recentes no gráfico de Gantt. Não é preciso fazer nada manualmente nem mesmo abrir uma planilha.

Clique em Fluxo de trabalho  e, em seguida, clique em Automatizar localizado no canto inferior esquerdo da tela.

Selecione a frequência com que você deseja fazer transferências automáticas: de uma vez por hora a uma vez por mês.

Opcional: adicionar outros colaboradores

Seu sistema automatizado de gerenciamento de projetos já está em funcionamento.

Quando estiver familiarizado com o modelo, você poderá expandir o sistema adicionando mais planilhas de colaboradores. Faça isso copiando uma das planilhas de colaboradores e conectando-a com as conexões do Sheetgo.

Além de expandir o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos, você também pode se conectar a outros fluxos de trabalho de dados. Por exemplo, talvez você queira incorporar rastreamento de despesas da equipe ou conectar-se a orçamento e outros fluxos de trabalho financeiros.

Compartilhe com seu gerente

Se você faz parte de uma equipe, mas não é responsável pela supervisão de todo o projeto, compartilhe esse modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha com o administrador para que ele possa configurar o sistema. Clique aqui para compartilhar este modelo com seu gerente.

O que um modelo de gerenciamento de projetos deve incluir?

O conteúdo específico de um modelo de gerenciamento de projetos varia de acordo com o tipo de projeto e as necessidades de quem está envolvido. Ainda assim, alguns elementos comuns devem fazer parte da maioria dos modelos.

Alguns dos elementos mais importantes que um modelo de gerenciamento de projetos deve incluir são:

• Uma descrição clara e concisa do projeto
• As metas e os objetivos do projeto
• Um cronograma para a conclusão do projeto
• Uma lista de todas as tarefas e subtarefas a serem concluídas
• Uma lista de todos os recursos necessários para o projeto
• A atribuição de cada tarefa ou subtarefa
• Os prazos de cada tarefa ou subtarefa
• Um método para acompanhar o progresso do projeto
• Um método para comunicar mudanças ou atualizações no plano do projeto
• Um método para resolver conflitos ou problemas que surgirem durante o projeto

Um modelo de gerenciamento de projetos pode ser uma ferramenta valiosa para qualquer pessoa envolvida em um projeto. Com todos os elementos necessários, ele ajuda a garantir que o projeto seja bem planejado e organizado desde o início.

Se preferir montar o cronograma você mesmo, veja aqui como criar um gráfico de Gantt no Google Sheets. Trabalha com Excel? Experimente nosso modelo de gerenciamento de projetos no Excel. Para dicas sobre como conduzir o projeto em si, confira estas estratégias práticas para um gerenciamento de projetos eficaz.