Plantilla de gestión de proyectos en Google Sheets

¿Necesita una plantilla de gestión de proyectos?

Los gestores de proyectos tienen la difícil tarea de hacer malabarismos con múltiples proyectos, controlar presupuestos y supervisar grandes equipos de personal, al tiempo que presentan informes a la alta dirección. Hacer un seguimiento de numerosas actividades y plazos puede ser un enorme quebradero de cabeza. Si su equipo es remoto, esto puede ser aún peor. Por ello, existe una gran cantidad de software en línea que promete hacer más fácil la vida del gestor de proyectos.

Por desgracia, las herramientas de gestión de proyectos suelen tener un precio elevado. Además, pueden aumentar la carga de trabajo que pretenden reducir. El personal necesita formación y los gestores pueden acabar introduciendo y extrayendo información de distintas aplicaciones. Al mismo tiempo, los equipos siguen dependiendo de las herramientas clásicas de comunicación y gestión de datos para llevar a cabo la mayor parte de su trabajo diario. Entre ellas suelen estar el correo electrónico y las hojas de cálculo.

Si ya utilizas Google Sheets, estarás familiarizado con sus potentes funciones de uso compartido. Combinadas con la sincronización de datos en tiempo real, lo convierten en el software de hojas de cálculo ideal para la coordinación de proyectos y tareas en equipo. De hecho, la nube es tan potente que puedes llevar la colaboración a otro nivel en Google Sheets. Con una plantilla de gestión de proyectos, puedes crear un sistema totalmente automatizado.

¿Por qué utilizar Google Sheets para la gestión de proyectos?

• Flexible: Cada proyecto es único y Google Sheets te permite construir un sistema a medida. Puedes adaptarlo a medida que cambien las necesidades, sin necesidad de un nuevo software.
• Accesible: Usted y sus compañeros de trabajo pueden acceder a todos los datos de su proyecto desde cualquier rincón del mundo. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet.
• Compatible con todo: todos los demás programas del mundo se integran con Google Sheets. Como resultado, puedes reunir fácilmente información de varios departamentos.
• Facilidad de uso: No es necesario que tu equipo se familiarice con las hojas de cálculo. Por tanto, el mantenimiento es sencillo y no se necesita asistencia informática.

Cómo empezar

La plantilla de flujo de trabajo basada en hojas de cálculo de Sheetgo es un sistema preconstruido para la gestión automatizada de proyectos. Puede ser utilizado por equipos de todos los tamaños, en cualquier empresa.

La plantilla permite a los gestores de proyectos asignar tareas a sus colegas y recibir actualizaciones de estado automáticamente. Asimismo, ofrece a los miembros del equipo una forma sencilla y eficaz de registrar el progreso de su trabajo.

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Una plantilla de hoja de cálculo normal es un único archivo que contiene tablas, gráficos, diseños y fórmulas ya hechos. En cambio, una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo ofrece un sistema completo. Se trata de un grupo de hojas de cálculo de Google Sheets interconectadas que intercambian datos entre sí. Esto te permite compartir datos con colegas y otros departamentos mientras trabajas de forma autónoma, en tu propio archivo individual.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo se dedica a una tarea concreta, lo que mantiene los flujos de datos seguros y separados. Cada miembro del equipo tiene su propia hoja de cálculo personal. En ella ve las tareas pendientes y registra su progreso. Los datos fluyen desde estos archivos a la hoja de cálculo central y al panel del gestor. El gestor puede comprobar el estado de los proyectos en el diagrama de Gantt automatizado, sin tener que comunicarse con los miembros del equipo.
• Escalabilidad: Google Sheets dispone de una potente función de uso compartido, pero si varias personas trabajan en el mismo archivo, éste puede sobrecargarse de datos y procesarse con lentitud. Mantener los datos en hojas de cálculo separadas pero conectadas garantiza que el sistema funcione sin problemas. Cuando necesites añadir un nuevo miembro al equipo, simplemente duplica una de las hojas de cálculo de los colaboradores y compártela con ellos.
• Integración: Además de permitirle importar e incorporar fácilmente datos de otros programas informáticos, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo permite a los directivos vincular y combinar datos de toda la empresa. En unos pocos clics, puede conectar su flujo de trabajo de gestión de proyectos con el de finanzas (o los de otros departamentos) para generar un informe de alto nivel para los directores.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Al instalar la plantilla de gestión de proyectos Sheetgo, cuatro archivos de Google Sheets con conexiones predefinidas se guardan en Mi Drive:

• Tres colaborador hojas de cálculo. Compártalas con los miembros de su equipo y haga tantas copias como necesite para otros compañeros. Cada miembro del equipo utiliza esta hoja de cálculo personal para ver qué tareas se le han asignado y actualizar su progreso.
• Un hoja maestra de gestión de proyectos para la persona que dirige el proyecto. Cuando el gestor introduce una tarea para un compañero, las conexiones de Sheetgo envían esa información directamente a la hoja de cálculo de esa persona. Cuando ese compañero actualiza su estado, los datos vuelven a esta hoja maestra. El gestor obtiene una visión general automatizada de todas las tareas y colaboradores en el panel del diagrama de Gantt automatizado.

Cómo obtener la plantilla de flujo de trabajo:

Para instalarla, abre la plantilla de flujo de trabajo de gestión de proyectos y luego:

1. Accede a Sheetgo con tu cuenta de Google. Como esta plantilla está basada en Google Sheets, los archivos se guardarán en tu Google Drive.

2. Haga clic en Utilizar plantilla.

3. Espere unos instantes mientras Sheetgo instala la plantilla y crea las conexiones.

Para abrir cualquiera de las hojas de cálculo, haga clic en Flujo de trabajo o Archivos en la barra lateral y haga doble clic en el archivo.

Eche un vistazo a cada uno de los archivos para familiarizarse con el formato de la plantilla. Verás que cada archivo contiene datos de muestra, que puedes simplemente borrar o sobrescribir.

Cómo utilizar la plantilla de flujo de trabajo de gestión de proyectos

Paso 1: Rellenar los datos

Abra la hoja maestra Gestión de proyectos y vaya a la sección Instrucciones ficha.

Rellene el Ajustes en las casillas de la derecha. Aquí tienes que introducir la fecha de inicio de tu proyecto, el formato de la vista Gantt y el día en que empieza tu semana.

Paso 2: Introducir las tareas del proyecto

En el Pestaña EDT de la hoja maestra Gestión de proyectos, sobrescriba los datos de muestra en las columnas E a G. Introduzca sus proyectos, subproyectos y tareas.

Tenga en cuenta que la plantilla genera automáticamente un código PEP ID para cada tarea en la columna D. Las columnas grises de la plantilla contienen fórmulas preescritas y no deben editarse.

¿Qué es la EDT?

EDT significa Estructura de desglose del trabajo. Es un método para organizar un proyecto en secciones manejables y entregables. La estructura jerárquica en forma de árbol ayuda a dividir un proyecto grande y global en tareas más pequeñas y realizables.

En la pestaña EDT de la plantilla, puede organizar su proyecto por Grupo > Subgrupo > Título de la tarea.

Por ejemplo, el Grupo puede ser “Planificación”. El subgrupo podría ser “Partes interesadas”. Y el título de la tarea podría ser “Hacer una lista de las partes interesadas”.

Paso 3: Introducir las dependencias de las tareas

En las columnas H e I, introduzca una dependencia para cada tarea. Esto significa si una tarea debe llevarse a cabo una vez que se ha iniciado otra tarea (Inicio-a-inicio) o cuando se ha completado otra tarea (Final-a-inicio).

Por ejemplo, digamos que la tarea 1.4.2 Planificación > Definición del Alcance > Presupuesto sólo puede realizarse una vez tarea 1.2.2 Se ha completado Planificación > Plan de Alcance Preliminar > Proyecciones.

Utilice el menú desplegable de la columna H (Dependencia) para seleccionar 1.2.2 y en la columna I (Relación de dependencia) seleccione Finish-to-start.

Paso 4: Seleccionar la duración y el propietario de la tarea

En Columna J, asigne un plazo para la tarea y seleccione al miembro del equipo responsable de la misma. Columna K.

Tenga en cuenta que las fechas de inicio y fin en Columnas L y M se calculan automáticamente mediante fórmulas en la plantilla. No intente editar estas celdas grises.

Paso 5: Cambiar el nombre de las hojas de cálculo de los miembros del equipo

La plantilla contiene 3 hojas de cálculo para los miembros del equipo: Emanuel, Stephanie y Joe. Cambia el nombre de estos archivos por el de tus compañeros.

Localiza la carpeta en tu Google Drive: Plantillas Sheetgo > Gestión de proyectos.

Haga clic con el botón derecho en el archivo y, a continuación renombrar.

Paso 6: Transferir los datos

Esta plantilla de flujo de trabajo contiene conexiones pre-construidas de Sheetgo que transferirán datos desde la hoja maestra de Gestión de Proyectos a las hojas de cálculo de los colaboradores y viceversa.

Ahora que ha introducido los datos de su proyecto, necesita “ejecutar” o actualizar el flujo de trabajo para transferir las tareas a las hojas de cálculo de sus colegas. El nombre de la columna ’Propietario“ determinará a qué hoja de cálculo se envía la tarea, así que asegúrese de que es correcto.

Abra el Flujo de trabajo y haga clic en Ejecutar situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Esto transfiere todos los datos a través de conexiones en el flujo de trabajo.

Paso 7: Compartir con los compañeros

Haga clic en el botón verde Compartir para compartir la hoja de cálculo con su colega.

Paso 8: Los miembros del equipo introducen sus progresos

Ahora que ha transferido los datos, las tareas del proyecto asignadas a cada colega aparecerán en su hoja de cálculo personal.

Estos datos aparecen en gris Columnas A a F. No deben editarse.

En Columna G “Estado”, pueden introducir simplemente el progreso de cada tarea.

Consulta tu panel de control

Sheetgo ha transferido los datos entre las hojas de cálculo conectadas.

Eche un vistazo a su hoja maestra de Gestión de Proyectos. En la sección Gantt ficha, puede ver el estado de cada tarea del proyecto.

Paso 9: Automatizar el flujo de trabajo

Una vez que haya configurado el sistema y los miembros de su equipo hayan empezado a introducir datos en sus hojas de cálculo, puede automatizar el flujo de trabajo.

Así los datos fluirán automáticamente en ambos sentidos entre las hojas de cálculo. Como resultado, siempre tendrás los datos más recientes en el diagrama de Gantt. No necesitas hacer nada manualmente, ni siquiera abrir una hoja de cálculo.

Haga clic en Flujo de trabajo  y después haga clic en Automatice situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Seleccione la frecuencia de las transferencias automáticas: desde una vez por hora hasta una vez al mes.

Opcional: añadir colaboradores adicionales

Su sistema automatizado de gestión de proyectos ya está en marcha.

Una vez que se haya familiarizado con la plantilla, puede ampliar el sistema añadiendo más hojas de cálculo de colaboradores. Para ello, copie una de las hojas de cálculo de colaboradores y conéctela con las conexiones de Sheetgo.

Además de ampliar el flujo de trabajo de gestión de proyectos, también puede conectarse a otros flujos de trabajo de datos. Por ejemplo, puede que desee incorporar seguimiento de los gastos de personal o conectarse a presupuestación y otros flujos de trabajo financieros.

Compártelo con tu jefe

Si formas parte de un equipo pero no eres responsable de supervisar todo el proyecto, comparte esta plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo con tu administrador para que pueda configurar el sistema. Haga clic aquí para compartir esta plantilla con su jefe.

¿Qué debe incluir una plantilla de gestión de proyectos?

El contenido concreto de una plantilla de gestión de proyectos varía según el tipo de proyecto y las necesidades de las personas implicadas. Aun así, hay elementos comunes que deberían figurar en la mayoría de las plantillas.

Estos son algunos de los elementos más importantes que debe incluir una plantilla de gestión de proyectos:

• Una descripción clara y concisa del proyecto
• Las metas y los objetivos del proyecto
• Un cronograma para completar el proyecto
• Una lista de todas las tareas y subtareas que hay que completar
• Una lista de todos los recursos necesarios para el proyecto
• La asignación de cada tarea o subtarea
• Las fechas de entrega de cada tarea o subtarea
• Un método para hacer el seguimiento del progreso del proyecto
• Un método para comunicar los cambios o las actualizaciones del plan del proyecto
• Un método para resolver los conflictos o problemas que surjan durante el proyecto

Una plantilla de gestión de proyectos puede ser una herramienta muy útil para cualquier persona que participe en un proyecto. Si incluye todos los elementos necesarios, ayuda a que el proyecto esté bien planificado y organizado desde el principio.

Si prefieres crear el cronograma tú mismo, aquí tienes cómo crear un diagrama de Gantt en Google Sheets. ¿Trabajas con Excel? Prueba nuestra plantilla de gestión de proyectos en Excel. Si buscas consejos para dirigir el proyecto en sí, consulta estas estrategias prácticas para una gestión de proyectos eficaz.