Modèle de suivi de l'assiduité des élèves dans Google Sheets

Si vous avez besoin d'un système fiable de suivi de l'assiduité des élèves et d'un moyen d'analyser l'assiduité au fil du temps, vous pouvez utiliser quelque chose de mieux que votre mémoire et une pile de listes sur papier.

Heureusement, le secteur de l'éducation rattrape progressivement son retard sur les autres lieux de travail et adopte les nouvelles technologies pour moderniser les méthodes de travail. Il transforme les pratiques manuelles fastidieuses en processus automatisés. Cela permet aux enseignants de gagner un temps précieux et aux administrateurs de gérer leurs écoles plus efficacement.

Cependant, il peut être difficile de trouver un logiciel qui soit à la fois abordable pour les écoles et facile à utiliser pour le personnel. Passons en revue le modèle de suivi de l'assiduité des élèves de Sheetgo dans Google Sheets.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour créer un système de suivi de l'assiduité des élèves ?

Grâce à la puissance de Google Sheets, les établissements d'enseignement peuvent concevoir un système de gestion des présences personnalisé pour répondre à leurs besoins spécifiques.

• Flexible : Créez un système de gestion des présences adapté à votre école. Si les choses changent à l'avenir, il vous suffira d'adapter vos feuilles de calcul, sans avoir besoin d'un nouveau logiciel ou d'une assistance informatique.
• Accessible : Accédez aux données de toutes vos classes depuis n'importe où dans le monde, sur votre ordinateur portable ou votre smartphone.
• Compatible : De nombreux autres logiciels s'intègrent à Google Sheets. Si vous avez des données stockées dans d'autres programmes (comme Google Classroom), vous pouvez facilement télécharger ou importer directement ces données et les centraliser dans Google Sheets.
• Facile à utiliser : Presque tous les professionnels utilisent des feuilles de calcul à un moment ou à un autre de leur vie. Google Sheets est un système très intuitif et convivial, même pour les novices en matière de feuilles de calcul. Cela facilite la maintenance et la formation, et vous pouvez être sûr que votre système est à l'épreuve du temps.

Pourquoi utiliser Sheetgo ?

Sheetgo est un outil puissant qui transforme la façon dont vous gérez les données dans les feuilles de calcul. Il rationalise la collecte, l'organisation et l'analyse, ce qui permet aux utilisateurs de simplifier leurs tâches.

Ce modèle de feuille de calcul de Sheetgo est un système préconstruit pour la gestion automatisée des présences. Il offre de nombreux avantages :

• Il peut être utilisé par n'importe quelle école, collège ou centre de formation.
• Il offre aux enseignants un moyen simple et fiable de prendre des notes. .
• Il fournit aux administrateurs des relevés de présence pour chaque élève et chaque classe.

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Un modèle de suivi des présences est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques, des mises en page et des formules, mais un modèle de flux de travail Sheetgo est bien plus que cela. Il s'agit d'un groupe de feuilles de calcul Google interconnectées qui échangent des données entre elles. Cela vous permet de partager des informations avec vos collègues tout en travaillant de manière autonome dans votre propre fichier.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

1. Organisation et confidentialité des données
   • Chaque fichier est spécifique à une tâche, Les enseignants disposent de feuilles de calcul personnelles pour le suivi de l'assiduité des élèves. Les enseignants disposent de leurs propres feuilles de calcul pour le suivi de l'assiduité des élèves. 
   • Les autorités peuvent combiner des données confidentielles de tous les professeurs et de toutes les classes dans une feuille de calcul et un tableau de bord centraux.
2. Évolutivité
   • Assurer le bon fonctionnement du système en répartissant les données dans des feuilles de calcul distinctes et spécialisées. Certes, Google Sheets dispose d'une puissante fonction de partage. Mais si vous êtes trop nombreux à travailler sur le même fichier, il risque d'être surchargé et de devenir lent.
   • Pour ajouter facilement de nouvelles classes ou de nouveaux enseignants, Il suffit de dupliquer l'une des feuilles de calcul et de la partager avec la personne concernée.
3. Intégration: 
   • Importer et incorporer facilement des données à partir d'autres logiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul 
   • Permet aux autorités de fusionner des données de l'ensemble de l'institution.
   • En quelques clics, connectez votre flux de travail de gestion des présences à votre flux de travail financier pour générer un rapport de haut niveau pour les directeurs.

Qu'obtient-on avec ce modèle ?

Lorsque vous installez le modèle de suivi de l'assiduité des élèves de Sheetgo, quatre fichiers Google Sheets avec des connexions Sheetgo prédéfinies sont enregistrés sur votre disque dur.

1. Trois Classe les feuilles de calcul : 
• Partagez ces feuilles de présence avec les enseignants et faites-en autant de copies que nécessaire pour les classes supplémentaires.
• Chaque enseignant utilise sa copie de cette feuille de calcul pour noter si les élèves sont présents, absents, excusés ou en retard.
• La feuille de calcul fournit automatiquement à l'enseignant les moyennes et les totaux, afin qu'il puisse suivre chaque élève.
2. Un Gestion des présences fiche pour l'administrateur de l'école ou le chef de service :
• Les connexions Sheetgo extraient les données de toutes les feuilles de calcul de la classe directement dans ce fichier. Un tableau de bord affiche des informations clés telles que les taux de présence par classe et les 10 élèves les plus souvent absents, dans des graphiques faciles à lire.
• Un onglet de suivi des présences vous permet de vérifier si l'appel a été fait pour chaque classe, chaque jour. Il signale les enseignants qui ont oublié de prendre les présences.
• Un suivi mensuel automatisé des présences et un aperçu par élève.

Comment installer le modèle de suivi des présences

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Cliquez sur Installer le modèle, et Installer sur Google Drive.
3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo installe le modèle et crée les connexions.

Fonctionnement du modèle

Le fichier de base de la gestion des présences s'ouvre dans Sheetgo.

Pour ouvrir l'une des feuilles de calcul, double-cliquez sur le fichier dans la barre latérale de droite.

Comment utiliser le modèle

Étape 1 : Partager avec les enseignants

Partagez les feuilles de calcul de la classe avec les enseignants chargés de les remplir. Pour ce faire, ouvrez l'un des fichiers en double-cliquant dessus.

Il s'ouvre dans Sheetgo. Déplacez la barre bleue coulissante vers la droite de l'écran, puis ouvrez le fichier dans un nouvel onglet du navigateur en cliquant sur Ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Renommez maintenant le fichier comme il convient et cliquez sur le bouton vert Partager pour partager la feuille de calcul avec l'enseignant responsable de cette classe.

Étape 2 : Saisir les données de l'élève

Les feuilles de calcul du modèle sont fournies avec des exemples de données pour vous montrer comment fonctionne le système. Chaque enseignant peut remplacer les données par sa propre liste d'élèves ou, si vous êtes l'administrateur, vous pouvez le faire pour lui.

Ouvrez une feuille de calcul Class et allez dans la section Instructions onglet. Saisissez les noms dans le champ Liste des étudiants.

Étape 3 : Enregistrement de la participation

Pendant chaque cours, l'enseignant peut rapidement prendre des notes directement dans sa feuille de calcul.

Il y a un onglet pour chaque mois de l'année. Les jours du mois défilent en haut de l'écran, de gauche à droite.

En utilisant le menu déroulant sous chaque jour, l'enseignant sélectionne si chaque élève est présent (P), en retard (T), excusé, absent (E) ou non excusé (U).

Étape 4 : Automatiser le flux de travail

Chaque fois que vous mettez à jour le flux de travail, de nouvelles données sont extraites des feuilles de calcul des classes des enseignants et directement intégrées à la feuille de calcul de gestion. Vous pouvez le faire manuellement en cliquant sur Exécuter mais vous pouvez également programmer des mises à jour automatiques pour vous assurer que vous disposez toujours des données les plus récentes de toutes vos classes.

Allez dans la barre de menu flottante et cliquez sur Automatiser. Choisissez la fréquence des mises à jour. Pour le suivi de l'assiduité des élèves, une fois par jour suffit généralement.

Votre système de suivi de l'assiduité des élèves est opérationnel !

Consultez les onglets du tableau de bord dans la fiche de gestion. Vous pouvez ajouter le logo de votre école au tableau de bord principal. Vous pouvez également saisir les vacances scolaires dans l'onglet Contrôleur de présence journalière tabulation.