Google Sheets no tiene un botón de control de cambios como el de Microsoft Word, así que no hay ninguna opción que activar. Las ediciones se guardan directamente en el archivo en lugar de aparecer como sugerencias que aceptas o rechazas.
Cuando varias personas trabajan en el mismo archivo, es fácil perder datos importantes o necesitar recuperar una versión anterior. Lo que sí tiene Google Sheets son algunas herramientas integradas que cubren casi lo mismo.
En este artículo, aprenderás a hacer un seguimiento de los cambios en Google Sheets con reglas de notificación, intervalos protegidos y el historial de versiones. También verás cómo llevar un registro automático de valores históricos con Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA.
Cómo hacer un seguimiento de los cambios en Google Sheets con reglas de notificación
Si quieres estar al tanto de los cambios que se hacen en tus hojas de Google Sheets, puedes configurar reglas de notificación según el tipo de cambio y la frecuencia de los avisos. Así puedes hacer un seguimiento de los cambios en Google Sheets mediante notificaciones.
1. Abre la hoja de Google Sheets y ve a Herramientas > Configuración de notificaciones > Editar notificaciones.
2. En la ventana "Establecer reglas de notificación", selecciona "Se realiza cualquier cambio" para tener la misma función que ofrece el control de cambios en otras herramientas. En "Notificarme con…", puedes elegir la frecuencia de las notificaciones. Aquí he seleccionado "Correo electrónico: de inmediato". Haz clic en "Guardar" cuando termines.
Si quieres evitar recibir demasiados correos, te recomendamos configurar las reglas de notificación en "Correo electrónico: resumen diario".
3. En cuanto guardes la regla, Google Sheets te ofrecerá "Editar" o "Eliminar" las reglas que has configurado. Aquí también puedes añadir más reglas. Haz clic en "Hecho" cuando termines.
Para dejar de recibir los avisos, abre la misma ventana y haz clic en "Eliminar" junto a la regla. Para saber más sobre estos ajustes, consulta cómo recibir notificaciones cuando alguien edite tus hojas de Google Sheets.
Cómo evitar cambios no deseados con intervalos protegidos
Las notificaciones te avisan de un cambio después de que ocurra. Para evitar cambios en celdas que no deberían tocarse, como fórmulas o datos de referencia, protégelas:
- Selecciona las celdas y ve a Datos > Proteger hojas e intervalos.
- Haz clic en Añadir hoja o intervalo, comprueba el intervalo y haz clic en Establecer permisos.
- Elige Restringir quién puede editar este intervalo e indica quién puede seguir editándolo, o elige Mostrar una advertencia al editar este intervalo si solo quieres que la gente se lo piense dos veces.
Para archivos completos, compartirlos con permisos de Lector o Comentarista en lugar de Editor cumple la misma función. Nuestra guía sobre cómo proteger celdas u hojas en Google Sheets explica todas las opciones.
Cómo ver los cambios en Google Sheets con el historial de versiones
Para ver qué ha cambiado, y no solo que algo ha cambiado, ve a Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones. Cada versión indica quién editó el archivo y cuándo, con sus cambios resaltados, y puedes poner nombre a una versión o restaurarla. Para una sola celda, haz clic con el botón derecho en ella y elige Ver más acciones de celda > Mostrar historial de ediciones para recorrer sus valores anteriores. Para ver el proceso completo, consulta cómo ver el historial de ediciones en Google Sheets.
Cuando el historial de versiones no basta: registra valores históricos automáticamente
Los datos dinámicos de las hojas de cálculo cambian constantemente según las entradas, fórmulas y fuentes de datos externas que aplicamos. El sistema en la nube de Google Sheets es una herramienta fantástica para los datos dinámicos gracias a sus transferencias en tiempo real, que hacen que siempre recibas la versión más reciente de tus datos. Pero ¿qué pasa cuando quieres hacer un seguimiento de los cambios en Google Sheets y guardar un registro de los valores históricos de tus datos dinámicos?
Hay muchas instancias en las que querrás rastrear valores anteriores.
Por ejemplo, para hacer un seguimiento de los precios del mercado de valores a lo largo del tiempo para evaluar inversiones en acciones o predecir precios futuros. O quizás necesites hacer un seguimiento de los KPI de tu organización para determinar los próximos pasos de tu estrategia comercial. Entonces, ¿cómo puedes rastrear cambios en Google Sheets?
Lamentablemente, Google Sheets aún no ofrece una función de historial de cambios. Si deseas mantener un registro de las modificaciones de datos, debes copiar y pegar manualmente tus registros cada vez. Esto consume muchísimo tiempo y reduce drásticamente el nivel de eficiencia y productividad que tendrías de otra manera.
Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, lo resuelve con su función Append. La función Append de Sheetgo registra automáticamente todos los cambios que se hacen en una hoja de cálculo, así que no tienes que preocuparte de nada.
A continuación, verás qué hace la función Append y cómo usarla en el complemento de Sheetgo para hacer un seguimiento automático de los cambios en Google Sheets.
¿Por qué registrar valores históricos?
En lugar de introducir, procesar y almacenar todos sus datos en un solo archivo, un flujo de trabajo mantiene los datos dinámicos separados de forma segura y le permite crear un registro de los cambios históricos en una hoja maestra central. Esto le permite:
- Registrar cambios de datos en intervalos de tiempo específicos
- Guarda versiones anteriores de tus datos sin tener que copiar y pegar en una nueva hoja
- Automatizar todo el proceso de registro de datos
- Generar paneles y gráficos para analizar tendencias a lo largo del tiempo
Lo mismo se aplica a cualquier hoja que se sobrescriba de forma programada. Por ejemplo, si una sincronización con el CRM actualiza cada noche tu hoja del embudo de ventas, cada ejecución reemplaza las etapas de los acuerdos del día anterior. Añadir una copia de los datos después de cada actualización conserva todas las versiones, así que puedes ver cómo ha avanzado cada acuerdo a lo largo del tiempo.
La función de añadir de Sheetgo
La función Append de Sheetgo registra automáticamente cualquier cambio en los datos de una hoja de cálculo. Sheetgo crea un flujo de trabajo entre tus datos de origen (la hoja de cálculo con los datos dinámicos) y una nueva hoja de cálculo donde se guardarán tus valores históricos.
Sheetgo también te ofrece la oportunidad de configurar un programa de transferencias automáticas. Esto significa que puedes determinar la frecuencia con la que tu nueva hoja de cálculo se actualiza con cambios. ¡Con las transferencias automáticas, nunca más necesitarás abrir la hoja de cálculo para introducir datos manualmente!
Ahora que entiendes lo que hace la función "Append" en Sheetgo, repasemos paso a paso cómo añadir tus datos de hoja de cálculo en Google Sheets usando el complemento de Sheetgo.
Cómo rastrear cambios en Google Sheets
Tomemos el ejemplo de los precios de las acciones para demostrar cómo utilizar la función "Anexar" en el complemento Sheetgo.
En mi hoja de cálculo, actualizo la misma fila todos los días con los últimos precios de acciones de varias empresas tecnológicas.
Sin embargo, para poder predecir precios futuros y evaluar en qué empresas debería invertir, necesito saber cómo se están comportando estas acciones a lo largo del tiempo.
En lugar de copiar y pegar manualmente las variables todos los días, puedo crear un flujo de trabajo automatizado para realizar esta tarea utilizando el complemento Sheetgo.
1. Abre Sheetgo
Inscríbete en Sheetgo si aún no tienes una cuenta.
O, abre el complemento Sheetgo directamente desde tu archivo de Google Sheets. En tu hoja de cálculo que contiene tus datos dinámicos, busca el menú de navegación y haz clic en Extensiones > Sheetgo > Inicio. El menú se llamaba Complementos cuando se hicieron estas capturas de pantalla.
Si aún no lo tienes instalado, consigue el complemento en Extensiones > Complementos > Obtener complementos.
Como queremos exportar estos datos, haga clic Seleccionar datos bajo el Exportar datos sección.
Asegúrate de seleccionar la pestaña correcta con tus datos dinámicos.
En Ajustes, puedes ajustar funcionalidades como la transferencia de formato para asegurarte de que tus datos se transfieren correctamente. Esto incluye encabezados o formatos de datos, como fechas, divisas o horas.
Como tengo datos formateados como fecha en nuestra hoja de cálculo, habilitaré el Formato de número característica y asegúrate de que selecciono la correcta Formato de fecha.
Una vez completado, presiona Continúe en.
2. Conéctate a un nuevo archivo de Google Sheets
Es hora de conectar tu hoja de cálculo a un nuevo archivo. Debajo del Enviar datos seleccione Hojas de cálculo de Google. Queremos crear otro archivo de Google Sheets donde se registrarán nuestros valores históricos.
Aquí, puedes hacer cambios al nombre de tu nuevo archivo, nombre de pestaña y destino. Para asegurarme de no mezclar esta nueva hoja con nuestro archivo original, la he nombrado “Stocks (tech) – Historical data”.
3. Adjunta tus datos
Para activar la función de Añadir, haz clic en Ajustes sección ubicada debajo de la información del archivo. Simplemente deslice el botón para habilitar la función de Añadir.
También puedes ajustar las otras configuraciones según tus necesidades:
- Bloquear pestaña de destino: Habilitar esto evitará que cualquier edición realizada en tu archivo de destino. Sheetgo eliminará cualquier edición realizada después de cada transferencia automática.
- Analizar datos Sheetgo identificará y transferirá cualquier número, texto y fórmula en tu hoja de cálculo. Si no se marca, Sheetgo simplemente transferirá tus valores como datos sin procesar.
Cuando haya terminado, pulse Terminar y guardar.
4. Edite su horario de Automate para transferencias de datos
Ahora deberías ver tu conexión completada en el lado derecho de tu hoja de cálculo. Ahora, podemos ajustar la configuración de automatización para determinar la frecuencia con la que Sheetgo transfiere los datos de nuestro archivo original al nuevo archivo.
Para programar transferencias automáticas de tus datos, selecciona Automatice botón.
Una vez que esté satisfecho con su frecuencia de transferencia, presione Guardar.
5. ¡Disfruta de tus nuevos datos de valor histórico en Google Sheets!
¡Tu conexión ya está en funcionamiento! Al acceder a tu nueva hoja de cálculo, debería verse algo así:
Tus datos nuevos se agregarán debajo de las entradas de datos existentes cada día. Ahora puedes rastrear cambios en Hojas de Cálculo de Google automáticamente. ¡Ni siquiera necesitas abrir una hoja de cálculo! Para ajustar el calendario de actualización o desactivar las actualizaciones automáticas, solo abre el complemento y cambia la configuración.
Rastrea automáticamente los cambios en Google Sheets con Sheetgo
¡Y ahí lo tienes! Usando el complemento Sheetgo, puedes crear un flujo de trabajo que no solo rastrea tus datos históricos, sino que también transfiere automáticamente tus datos para una máxima eficiencia.
¿Te gustaría aprender más sobre las útiles funciones de Sheetgo? Descubre nuestra función de Combinación en nuestra publicación de blog en Cómo fusionar varias hojas en Google Sheets. Si prefieres crear un historial continuo a partir de exportaciones CSV, consulta cómo anexar archivos CSV y hacer seguimiento de datos históricos.
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