Cómo compartir Google Sheets (guía completa)

Google Drive fue el primer sistema de almacenamiento de archivos gratuito y fácil de usar. La plataforma sigue añadiendo funciones para que compartir un documento y colaborar en él al mismo tiempo sea muy sencillo. Si las hojas de cálculo son el tipo de documento de referencia de tu equipo, las funciones para compartir y colaborar de Google Sheets te resultarán la alternativa más útil.

Por ejemplo, Google Sheets te permite compartir una sola pestaña en lugar de toda la hoja de cálculo. También puedes configurar los permisos de Google Sheets para impedir que determinados usuarios vean, editen o comenten. En esta guía completa aprenderás a hacer pública una hoja de Google Sheets y a crear una hoja de cálculo para compartirla con todo el mundo. Además, encontrarás ejemplos prácticos de cómo compartir Google Sheets con todas las opciones disponibles: mediante enlaces, por correo electrónico y según a cuántos usuarios quieras dar acceso.

¿Cómo compartir Google Sheets?

Muchos usuarios eligen Google Sheets como su herramienta preferida para colaborar en línea y al mismo tiempo. ¿Por qué? En la mayoría de los casos, basta con hacer clic en el botón "Compartir".

Sin embargo, no siempre compartirás para colaborar, así que conviene entender las distintas opciones para compartir de Google Sheets.

Opciones para compartir en Google Sheets

Hay dos formas de compartir tus hojas de Google Sheets:

1. Con un enlace para compartir.

2. Añadiendo los correos electrónicos de los usuarios.

Como la segunda opción requiere más pasos, veamos primero cómo compartir tu hoja de Google Sheets con un enlace.

¿Cómo compartir tu hoja de Google Sheets obteniendo el enlace?

1. Ve a Google Drive y haz clic con el botón derecho en la hoja de Google Sheets que quieras compartir. Selecciona "Obtener enlace" en el menú desplegable.

2. También puedes hacer clic en el botón "Compartir" de la esquina superior derecha.

3. Ve al cuadro "Obtener enlace" y haz clic en "Copiar enlace".

Cuando hayas copiado el enlace, puedes pegarlo en cualquiera de los canales de comunicación que uses con tu equipo, ya sea el correo electrónico o la mensajería instantánea. Sin embargo, para poder abrir el documento, necesitan una cuenta de Google con acceso al archivo, a menos que configures el enlace como "Cualquier persona que tenga el enlace", tal como se muestra más abajo.

¿Cómo compartir tu hoja de Google Sheets añadiendo el correo del usuario?

1. Haz clic en el botón "Compartir" de la esquina superior derecha de tu hoja de Google Sheets.

2. En el cuadro de configuración "Compartir con personas y grupos", haz clic en el campo vacío "Añadir personas y grupos". Empieza a escribir la dirección de correo del usuario con el que quieres compartir el archivo. Haz clic en su correo para añadirlo a tus permisos.

3. Deja marcada la casilla "Notificar a las personas" para que reciban un correo electrónico sobre la hoja de Google Sheets compartida.

4. Escribe un mensaje en el espacio "Mensaje" si quieres añadir información adicional. Los usuarios recibirán este mensaje en el cuerpo del correo. Cuando termines, haz clic en "Enviar".

Hasta aquí has visto las dos formas de compartir una hoja de Google Sheets. Veamos ahora cómo compartirla para permitir la edición.

¿Cómo compartir una hoja de Google Sheets y permitir la edición?

Si quieres que tu hoja de Google Sheets sea totalmente colaborativa, debes asegurarte de que el documento compartido se pueda editar. Así puedes compartir tu hoja de Google Sheets y permitir la edición.

1. Repite los pasos 2 y 3 de Cómo compartir tu hoja de Google Sheets obteniendo el enlace.

2. En la ventana "Compartir con personas y grupos", haz clic en el desplegable junto al correo de cada usuario y selecciona "Editor" para darle permisos de edición.

Los editores pueden cambiar cualquier celda. Para mantener a salvo las fórmulas o los rangos importantes, lo mejor es proteger celdas u hojas en Google Sheets antes de compartir.

¿Cómo compartir Google Sheets con todo el mundo?

Ten en cuenta que "todo el mundo" suele entenderse como todas las personas de un grupo u organización. Esta opción se recomienda para equipos que tienen un espacio de trabajo o una unidad compartida de Google Drive, donde cualquier documento creado en esa unidad es accesible para todos. Así puedes compartir tu hoja de Google Sheets con todas las personas de tu organización o grupo.

1. Repite los pasos 2 y 3 de Cómo compartir tu hoja de Google Sheets obteniendo el enlace.

2. En el cuadro de configuración "Obtener enlace", haz clic en el texto con enlace "Compartir con [nombre de tu organización o grupo]".

3. Google te pedirá que elijas entre tres opciones: "Restringido", "[Tu organización o grupo]" y "Cualquier persona que tenga el enlace". Selecciona la opción "[Tu organización o grupo]".

4. En este punto, puedes cambiar el permiso de edición de todas las personas de la organización desde el menú desplegable. Haz clic en "Editor".

5. Ahora todas las personas de tu grupo pueden editar. Para actualizar el permiso, haz clic en "Hecho".

Si quieres volver a restringir el acceso a usuarios concretos, cambia la opción a "Restringido" en la ventana "Compartir con personas y grupos" donde añadiste los correos.

¿Cómo hacer pública una hoja de Google Sheets?

Esta opción se recomienda sobre todo si quieres hacer pública tu hoja de Google Sheets para usuarios que no tienen cuenta de Google. Aun así, es aconsejable configurarla como de solo lectura para evitar cambios no deseados y proteger la privacidad de los datos. Así puedes hacer totalmente pública una hoja de Google Sheets.

1. Repite los pasos 1 y 2 de la sección anterior.

2. Selecciona "Cualquier persona que tenga el enlace" en el menú desplegable.

3. Haz clic en el menú desplegable de permisos. Google muestra tres opciones: "Lector", "Comentador" y "Editor". Haz clic en "Lector" para dar solo permisos de visualización o de solo lectura.

4. Cuando termines, haz clic en "Hecho" para actualizar los permisos para compartir.

Cómo crear una hoja de Google Sheets y compartirla

Si empiezas desde cero, puedes crear la hoja de cálculo y compartirla en unos pocos clics:

1. Escribe sheets.new en la barra de direcciones del navegador, o abre Google Drive y haz clic en Nuevo y luego en Google Sheets.
2. Haz clic en "Hoja de cálculo sin título", en la esquina superior izquierda, y escribe un nombre para el archivo.
3. Haz clic en el botón "Compartir" de la esquina superior derecha.
4. Añade las direcciones de correo de las personas que necesitan acceso y elige Lector, Comentador o Editor para cada una. Si prefieres compartir un enlace, cambia "Restringido" en "Acceso general" a "Cualquier persona que tenga el enlace" y haz clic en "Copiar enlace".
5. Haz clic en "Enviar" o en "Hecho".

Ponle nombre al archivo antes de compartirlo. Si no, llegará a la bandeja de entrada de los demás como "Hoja de cálculo sin título".

Cómo encontrar las hojas de Google Sheets compartidas contigo

Las hojas de cálculo que otras personas comparten contigo no aparecen en Mi unidad. Para encontrarlas:

1. Abre Google Drive y haz clic en "Compartido conmigo" en el menú de la izquierda.
2. Abre el filtro "Tipo" de la parte superior y elige "Hojas de cálculo" para ver solo las hojas de Google Sheets.

También puedes ir a la pantalla de inicio de Google Sheets en sheets.google.com, abrir el desplegable "De cualquier propietario" y seleccionar "No es de mi propiedad".

Para tener un archivo compartido siempre a mano, haz clic con el botón derecho en él en "Compartido conmigo" y elige Organizar y luego Añadir acceso directo, para crear un acceso directo en Mi unidad.

Conclusión

Google Sheets ofrece posiblemente las formas más rápidas y sencillas de compartir un archivo. Precisamente por eso es importante conocer todas las opciones disponibles para colaborar mejor. A menos que no te importe hacer tu hoja de Google Sheets totalmente pública y editable, es fundamental que sepas qué ocurre en cada paso.

Ahora ya sabes cómo compartir una hoja de Google Sheets con cualquiera de las opciones: obteniendo el enlace y copiándolo en tu canal de comunicación preferido, o añadiendo directamente el correo de los usuarios en las opciones para compartir de Google Sheets. También has visto la gama de permisos disponibles, desde ver hasta editar, según quieras hacer el documento totalmente público o restringirlo a las cuentas de correo de tu organización.

Si varios equipos necesitan los mismos datos, Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, puede enviar a cada equipo solo las filas que necesita desde una hoja de cálculo maestra, así no tienes que compartir el archivo completo con todos. Para saber más sobre las funciones de colaboración de Google Sheets y Excel, te serán útiles estos artículos del blog:

• ¿Cómo compartir un archivo de Excel con varios usuarios?
• ¿Cómo ver el historial de ediciones en Google Sheets?
• Seguimiento de cambios en Google Sheets: Cómo registrar valores históricos