Como compartilhar o Google Sheets (guia completo)

O Google Drive foi o primeiro sistema de armazenamento de arquivos gratuito e fácil de usar. A plataforma continua ganhando recursos que facilitam compartilhar um documento e colaborar nele ao mesmo tempo. Se as planilhas são o tipo de documento principal da sua equipe, os recursos de compartilhamento e colaboração do Google Sheets serão a alternativa mais útil para você.

Por exemplo, o Google Sheets permite compartilhar uma só guia em vez da planilha inteira. Você também pode configurar as permissões do Google Sheets para impedir que determinados usuários visualizem, editem ou comentem. Neste guia completo, você vai aprender a tornar uma planilha do Google Sheets pública e a criar uma planilha para compartilhar com todo mundo. Além disso, vai encontrar exemplos práticos de como compartilhar o Google Sheets com todas as opções disponíveis: por link, por e-mail e de acordo com quantos usuários você quer dar acesso.

Como compartilhar o Google Sheets?

Muitos usuários escolhem o Google Sheets como ferramenta preferida para colaborar on-line e ao mesmo tempo. Por quê? Na maioria dos casos, basta clicar no botão "Compartilhar".

No entanto, nem sempre você vai compartilhar para colaborar, por isso é importante entender as diferentes opções de compartilhamento do Google Sheets.

Opções de compartilhamento do Google Sheets

Há duas formas de compartilhar suas planilhas do Google Sheets:

1. Com um link de compartilhamento.

2. Adicionando os e-mails dos usuários.

Como a segunda opção exige mais etapas, vamos ver primeiro como compartilhar sua planilha do Google Sheets com um link.

Como compartilhar sua planilha do Google Sheets obtendo o link?

1. Acesse o Google Drive e clique com o botão direito na planilha do Google Sheets que você quer compartilhar. Selecione "Obter link" no menu suspenso.

2. Você também pode clicar no botão "Compartilhar" no canto superior direito.

3. Vá até a caixa "Obter link" e clique em "Copiar link".

Depois de copiar o link, você pode colá-lo em qualquer canal de comunicação que usa com sua equipe, seja e-mail ou mensagem instantânea. No entanto, para acessar o documento, as pessoas precisam de uma conta do Google com acesso ao arquivo, a menos que você configure o link como "Qualquer pessoa com o link", como mostrado abaixo.

Como compartilhar sua planilha do Google Sheets adicionando o e-mail do usuário?

1. Clique no botão "Compartilhar" no canto superior direito da sua planilha do Google Sheets.

2. Na caixa de configuração "Compartilhar com pessoas e grupos", clique no campo vazio "Adicionar pessoas e grupos". Comece a digitar o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar o arquivo. Clique no e-mail do usuário para adicioná-lo às suas permissões.

3. Deixe a caixa "Notificar as pessoas" marcada para que elas recebam um e-mail sobre a planilha do Google Sheets compartilhada.

4. Digite uma mensagem no espaço "Mensagem" se quiser adicionar alguma informação. Os usuários vão receber essa mensagem no corpo do e-mail. Quando terminar, clique em "Enviar".

Até aqui, você viu as duas formas de compartilhar uma planilha do Google Sheets. Agora vamos ver como compartilhá-la permitindo a edição.

Como compartilhar uma planilha do Google Sheets e permitir a edição?

Se você quer que sua planilha do Google Sheets seja totalmente colaborativa, precisa garantir que o documento compartilhado possa ser editado. Veja como compartilhar sua planilha do Google Sheets e permitir a edição.

1. Repita as etapas 2 e 3 de Como compartilhar sua planilha do Google Sheets obtendo o link.

2. Na janela "Compartilhar com pessoas e grupos", clique no menu suspenso ao lado do e-mail de cada usuário e selecione "Editor" para dar permissão de edição a cada um.

Os editores podem alterar qualquer célula. Para manter fórmulas ou intervalos importantes seguros, o ideal é proteger células ou páginas no Google Sheets antes de compartilhar.

Como compartilhar o Google Sheets com todo mundo?

Observe que "todo mundo" normalmente significa todas as pessoas de um grupo ou organização. Essa opção é recomendada para equipes que têm um espaço de trabalho ou um drive compartilhado no Google Drive, onde qualquer documento criado nesse drive fica acessível para todos. Veja como compartilhar sua planilha do Google Sheets com todas as pessoas da sua organização ou grupo.

1. Repita as etapas 2 e 3 de Como compartilhar sua planilha do Google Sheets obtendo o link.

2. Na caixa de configuração "Obter link", clique no texto com link "Compartilhar com [nome da sua organização ou grupo]".

3. O Google vai pedir que você escolha entre três opções: "Restrito", "[Sua organização ou grupo]" e "Qualquer pessoa com o link". Selecione a opção "[Sua organização ou grupo]".

4. Nesse momento, você pode alterar a permissão de edição de todas as pessoas da organização no menu suspenso. Clique em "Editor".

5. Agora todas as pessoas do seu grupo podem editar. Para atualizar a permissão, clique em "Concluído".

Se quiser voltar a restringir o acesso a usuários específicos, mude a opção para "Restrito" na janela "Compartilhar com pessoas e grupos" onde você adicionou os e-mails.

Como tornar uma planilha do Google Sheets pública?

Essa opção é recomendada principalmente se você quer tornar sua planilha do Google Sheets pública para usuários que não têm conta do Google. Mesmo assim, é aconselhável deixá-la somente para visualização ou leitura para evitar alterações indesejadas e manter a privacidade dos dados. Veja como tornar uma planilha do Google Sheets totalmente pública.

1. Repita as etapas 1 e 2 da seção anterior.

2. Selecione "Qualquer pessoa com o link" no menu suspenso.

3. Clique no menu suspenso de permissões. O Google mostra três opções: "Leitor", "Comentarista" e "Editor". Clique em "Leitor" para dar apenas permissão de visualização ou somente leitura.

4. Quando terminar, clique em "Concluído" para atualizar as permissões de compartilhamento.

Como criar uma planilha do Google Sheets e compartilhá-la

Se você está começando do zero, pode criar a planilha e compartilhá-la em poucos cliques:

1. Digite sheets.new na barra de endereços do navegador ou abra o Google Drive e clique em Novo e depois em Google Sheets.
2. Clique em "Planilha sem título", no canto superior esquerdo, e digite um nome para o arquivo.
3. Clique no botão "Compartilhar" no canto superior direito.
4. Adicione os endereços de e-mail das pessoas que precisam de acesso e escolha Leitor, Comentarista ou Editor para cada uma. Para compartilhar um link, mude "Restrito" em "Acesso geral" para "Qualquer pessoa com o link" e clique em "Copiar link".
5. Clique em "Enviar" ou em "Concluído".

Dê um nome ao arquivo antes de compartilhá-lo. Caso contrário, ele vai aparecer na caixa de entrada das pessoas como "Planilha sem título".

Como encontrar as planilhas do Google Sheets compartilhadas com você

As planilhas que outras pessoas compartilham com você não aparecem em Meu Drive. Para encontrá-las:

1. Abra o Google Drive e clique em "Compartilhados comigo" no menu à esquerda.
2. Abra o filtro "Tipo" na parte de cima e escolha "Planilhas" para ver apenas as planilhas do Google Sheets.

Você também pode acessar a tela inicial do Google Sheets em sheets.google.com, abrir o menu suspenso "De qualquer proprietário" e selecionar "Não pertencentes a mim".

Para manter um arquivo compartilhado sempre à mão, clique com o botão direito nele em "Compartilhados comigo" e escolha Organizar e depois Adicionar atalho, para criar um atalho em Meu Drive.

Conclusão

O Google Sheets oferece possivelmente as formas mais rápidas e simples de compartilhar um arquivo. É justamente por isso que é importante conhecer todas as opções disponíveis para colaborar melhor. A menos que você não se importe em deixar sua planilha do Google Sheets totalmente pública e editável, é fundamental saber o que acontece em cada etapa.

Agora você já sabe como compartilhar uma planilha do Google Sheets com qualquer uma das opções: obtendo o link e copiando-o no seu canal de comunicação preferido ou adicionando diretamente o e-mail dos usuários nas opções de compartilhamento do Google Sheets. Você também viu as permissões disponíveis, da visualização à edição, conforme queira tornar o documento totalmente público ou restringi-lo às contas de e-mail da sua organização.

Se várias equipes precisam dos mesmos dados, o Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, pode enviar a cada equipe apenas as linhas de que ela precisa a partir de uma planilha mestre, assim você não precisa compartilhar o arquivo inteiro com todo mundo. Para saber mais sobre os recursos de colaboração do Google Sheets e do Excel, estes artigos do blog serão úteis:

• Como compartilhar um arquivo do Excel com vários usuários?
• Como visualizar o histórico de edições no Planilhas Google?
• Rastrear alterações no Planilhas Google: Como registrar valores históricos