TCTC : Un processus automatisé d'établissement de rapports sur les élèves pour un district scolaire de plus de 20 ans dans l'Ohio

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Grâce à Sheetgo, le Trumbull Career and Technical Center (TCTC) économise désormais 10 heures par mois avec un processus personnalisé de rapports sur les élèves pour plus de 20 écoles du comté.

Le TCTC dispose ainsi d'une solution de reporting entièrement automatisée et fiable qui préserve la confidentialité et la sécurité des données des étudiants.

Transfert manuel des données de 1 000 élèves vers plus de 20 écoles

• Difficulté à consolider des données provenant de 20 sites sources
• Création d'un calendrier d'apprentissage pour plus de 1 000 étudiants inscrits
• Lutte pour la confidentialité des données personnelles des étudiants

Offrant aux étudiants de plus de 20 écoles différentes la possibilité de suivre de nouveaux cours dans son centre technique, le TCTC a dû traiter une énorme quantité de données sur les étudiants afin de les inscrire, de planifier les cours, de programmer leurs leçons et d'organiser les examens. Comme le TCTC ne délivre pas lui-même les diplômes aux étudiants, il doit également communiquer les informations relatives aux performances de chacun d'entre eux aux 20 écoles différentes.

Le principal problème consistait à intégrer automatiquement les informations relatives aux écoles dans leurs feuilles de calcul, à les consolider et à exporter les résultats des élèves vers les écoles.

Le TCTC traitait environ 1 000 étudiants, ce qui signifiait que beaucoup de temps était consacré à la saisie manuelle de ces données et à leur transfert là où elles devaient aller. Cela devenait encore plus difficile lorsqu'il s'agissait de partager ces données avec l'extérieur, car il était primordial que les données des étudiants restent confidentielles.

C'est pourquoi ils ont fait appel à Sheetgo, afin de trouver une solution automatique qui leur permette de garder le contrôle sur la façon dont les données des élèves sont consolidées et partagées.

Une solution sûre et sécurisée pour gérer les données des élèves

• Fusionner des fichiers pour gérer les données de plus de 20 écoles en un seul endroit
• Diviser les données pour contrôler la manière dont les informations privées sont renvoyées aux écoles
• Maintenir les sources de vérité pour identifier les données relatives aux élèves

Grâce à Sheetgo, le TCTC est en mesure de gérer l'ensemble de ses étudiants dans le cadre d'un flux de travail unique et automatisé. Le TCTC fusionne désormais ses milliers de lignes de données d'étudiants provenant de plus de 20 écoles différentes dans une base de données unique.

Ici, ils ont le contrôle total de ces données privées, ainsi qu'un enregistrement clair de la source de données pour chaque ligne de données de l'élève. De plus, ils peuvent facilement contrôler les performances des élèves à partir d'un seul endroit.

Le TCTC utilise ensuite la fonction Split pour diviser cette feuille principale en nouvelles feuilles de calcul pour chaque école, de sorte que chaque école ne reçoive que les résultats des tests de ses élèves, prêts pour la remise des diplômes.

Cela signifie qu'aucune information privée sur les élèves n'est partagée avec d'autres écoles, et que les plus de 20 écoles du district reçoivent les données de performance correctes dans un seul fichier de feuille de calcul.

Gagner 10 jours par mois pour se concentrer davantage sur le bien-être des étudiants

• 120 heures économisées par an
• 100% intégrité des données relatives aux étudiants
• Gestion de plus de 20 écoles en un seul endroit

Grâce à Sheetgo, le TCTC économise aujourd'hui environ 10 jours par mois en remplaçant ses tâches manuelles d'établissement de rapports sur les étudiants par un système entièrement automatisé.

En connectant plus de 20 sources de données avec Sheetgo, le TCTC peut centraliser les données des étudiants pour une gestion plus facile dans l'ensemble du district.

Le TCTC n'a plus à se préoccuper de la sécurité des informations relatives aux étudiants. Il a désormais 100% le contrôle de ses données et peut facilement renvoyer des informations spécifiques aux écoles correspondantes.

Désormais, le TCTC peut se concentrer sur d'autres domaines de son école grâce à un flux de travail autonome et fiable pour gérer les rapports des étudiants.