Latitude 59 : Automatisation de la gestion des événements pour une plateforme européenne d'événements technologiques

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Grâce à Sheetgo, Latitude59 économise environ 380 heures de travail par an en utilisant un flux de travail personnalisé qui relie les données de présence de ses utilisateurs aux informations sur les tables rondes afin de créer des calendriers d'événements uniques en un seul endroit. Ils disposent ainsi d'une solution entièrement automatisée qui leur donne 4 jours de plus par mois pour se concentrer sur les actions clés de leur organisation à but non lucratif.

Trouver un moyen efficace de gérer un volume important de données

Difficulté à traiter d'énormes volumes de données
Difficile de centraliser des centaines de tables rondes
La saisie manuelle prenait trop de temps

Les organisateurs de Latitude59 cherchaient un moyen de rationaliser leurs processus de données pour une solution de gestion d'événements efficace. Avec plus de 100 tables rondes à gérer sur plusieurs jours, et des milliers de demandes de participation de la part des participants, il était hors de question de traiter manuellement ces demandes.

“C'était la première fois que nous organisions des tables rondes en ligne. En quatre jours, environ 120 de ces sessions ont eu lieu simultanément”.”

Kadri Sundja, responsable du programme et du mentorat à Latitude59

L'équipe avait besoin d'un moyen de filtrer cette grande quantité de données d'événements en fonction de l'horaire, d'approuver toutes les inscriptions des clients et enfin de créer des listes de présence à partager directement avec ces clients. Latitude59 a fait appel à Sheetgo pour créer une solution de workflow personnalisée capable de fonctionner avec ses outils existants tels que Google Forms, qu'elle utilisait pour recueillir les inscriptions des participants.

Une solution personnalisée d'organisation d'événements à l'aide d'outils existants

Connecter des centaines de formulaires et feuilles Google
Filtrer automatiquement les données en fonction de critères spécifiques
Diviser les données pour créer un itinéraire unique par participant

Avec l'aide des experts de Sheetgo, Latitude59 a construit et mis à l'échelle une solution de gestion d'événements entièrement personnalisée. Le flux de travail relie les réponses des formulaires Google aux feuilles de calcul Google des tables rondes afin de déterminer quels participants souhaitent assister à chaque table ronde. Ces connexions sont combinées avec des fonctions de tableur telles que QUERY, ARRAY et VLOOKUP pour faire correspondre le participant à l'événement souhaité. Ces données sont ajoutées à une nouvelle feuille d'approbation.

“Comme lors d'un lancement bêta habituel, nous n'avions que des idées approximatives sur les processus et nous n'étions pas prêts à gérer une telle quantité de données. Grâce à Sheetgo, nous avons pu rapidement en venir à bout.”

Kadri Sundja, responsable du programme et du mentorat à Latitude59

La feuille d'approbation est ensuite analysée par les organisateurs d'événements afin d'approuver le nombre de participants pour chaque table ronde. Une fois l'approbation obtenue, Sheetgo utilise la fonction Fractionnement pour créer un programme d'événements unique pour chaque participant, qui se trouve dans un dossier de leur système, prêt à être envoyé à leur guise. Enfin, Latitide59 utilise la fonction d'automatisation intelligente pour maintenir le flux de travail à jour à intervalles réguliers pendant cette période, de sorte qu'ils disposent toujours des informations les plus récentes et les plus récentes sur les événements.

Gagner 1 jour de travail par semaine pour se concentrer sur la gestion des événements

380 heures économisées chaque année
4 jours de travail économisés chaque mois
100% informations actualisées pour toutes les informations relatives à l'événement

Les organisateurs de Latitude59 disposent désormais d'une solution de gestion d'événements entièrement automatisée qui leur permet de voir facilement le nombre d'événements et de participants qu'ils doivent organiser et gérer. Ils économisent environ 380 heures en n'ayant plus besoin de saisir et de mettre à jour manuellement les informations relatives aux événements. En conséquence, ce qui était auparavant une semaine très stressante et sous haute pression, est maintenant un processus fluide grâce à Sheetgo.

“Nous avions besoin d'un moyen d'améliorer la gestion des tables rondes, avant même le processus d'inscription. Nous disposons désormais d'informations vraiment fiables pour organiser des événements que les gens souhaitent réellement.”

Sally Hill | Responsable des tables rondes, Latitude59

Grâce à une communication rationalisée, des mises à jour en temps réel et des données centralisées, l'efficacité et la qualité de la gestion des événements ont considérablement augmenté. De plus, Sheetgo a utilisé les outils et les processus existants et les a optimisés de manière à leur faire économiser beaucoup d'argent et à simplifier leur travail. Cette solution sur mesure est également extrêmement évolutive, de sorte qu'elle grandira en même temps que Latitude59.

Latitude59 est l'événement phare de la technologie numérique et de l'entrepreneuriat organisé chaque année à Tallinn, en Estonie. Il offre 99% de services gouvernementaux en ligne et un programme de résidence électronique, permettant aux non-Estoniens de gérer une entreprise en ligne depuis n'importe où dans le monde.



Estonie



https://latitude59.ee/

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Caractéristiques utilisées

Google Sheets