L'entreprise d'organisation d'événements rationalise les réservations et la facturation grâce à l'automatisation

Crew Supply, une société de recrutement de personnel pour l'audiovisuel et la production d'événements, était confrontée à d'importantes inefficacités au sein de son service de réservation en raison du traitement manuel des commandes, de la génération de documents et de la facturation. En mettant en œuvre Sheetgo, ils ont transformé un flux de travail lourd et sujet aux erreurs en un système entièrement automatisé, améliorant la précision des données, accélérant l'exécution des commandes et réduisant considérablement le temps consacré aux tâches administratives pour les opérations événementielles critiques.

Le service de réservation de Crew Supply était confronté à un processus de gestion des commandes clients très manuel et sujet aux erreurs. Les informations initiales sur les commandes des clients, collectées via Jotform, devaient être transférées manuellement vers une feuille Google centrale, ce qui entraînait des retards et des divergences potentielles dans les données. Les étapes suivantes, notamment la création de confirmations de commande, la génération de documents spécialisés pour les chefs de projet et les chefs d'équipe, et le rapprochement des heures de travail du personnel à partir de soumissions Jotform distinctes, étaient toutes exécutées manuellement. Ce flux de travail fragmenté empêchait une synchronisation efficace des données, ce qui augmentait le risque d'erreur humaine et avait un impact significatif sur la productivité. Le dernier obstacle était un processus de facturation manuel qui prenait beaucoup de temps et qui impliquait d'extraire les données des feuilles de calcul et de les réintroduire dans QuickBooks, ce qui créait des goulets d'étranglement et limitait la capacité du département à développer ses opérations.

Sheetgo a fourni au service de réservation de Crew Supply une solution d'automatisation complète qui a révolutionné le traitement des commandes. En intégrant de manière transparente les soumissions Jotform, Sheetgo a automatiquement transféré les informations relatives aux commandes des clients directement dans leur Google Sheet central, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et les erreurs qui y sont associées. Grâce aux fonctionnalités de flux de travail de Sheetgo, des confirmations de commande personnalisées et des documents essentiels pour les chefs de projet et les chefs d'équipe ont été automatiquement générés à partir des données consolidées. La plateforme a encore rationalisé les opérations en automatisant le transfert des heures de travail du personnel à partir de soumissions Jotform distinctes vers la feuille principale de suivi des commandes. Enfin, Sheetgo a facilité la génération automatique de fichiers CSV à partir de la feuille Google, permettant une importation directe et efficace dans QuickBooks, automatisant ainsi entièrement le processus de facturation. Ces flux de travail intégrés ont considérablement amélioré l'efficacité, la précision des données et ont permis à l'équipe de gagner un temps précieux pour se concentrer sur la coordination de l'événement.