La empresa de personal para eventos agiliza las reservas y la facturación con la automatización

Crew Supply, una empresa de personal audiovisual y de producción de eventos, se enfrentaba a importantes ineficiencias en su Departamento de Reservas debido al procesamiento manual de pedidos, la generación de documentos y la facturación. Al implementar Sheetgo, transformaron un flujo de trabajo engorroso y propenso a errores en un sistema totalmente automatizado, mejorando la precisión de los datos, acelerando el cumplimiento de los pedidos y reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas para operaciones de eventos críticos.

El departamento de reservas de Crew Supply se enfrentaba a un proceso muy manual y propenso a errores para gestionar los pedidos de los clientes. La información inicial de los pedidos de los clientes, recopilada a través de Jotform, debía transferirse manualmente a una hoja central de Google, lo que provocaba retrasos y posibles discrepancias en los datos. Los pasos posteriores, como la creación de confirmaciones de pedidos, la generación de documentos especializados para jefes de proyecto y jefes de equipo, y la conciliación de las horas de trabajo del personal a partir de distintos envíos de Jotform, se realizaban manualmente. Este flujo de trabajo fragmentado dificultaba la sincronización eficaz de los datos, lo que aumentaba el riesgo de error humano y afectaba significativamente a la productividad. El último obstáculo era un largo proceso de facturación manual, que implicaba extraer datos de hojas de cálculo y volver a introducirlos en QuickBooks, lo que creaba cuellos de botella y limitaba la capacidad del departamento para ampliar sus operaciones.

Sheetgo proporcionó al departamento de reservas de Crew Supply una solución de automatización integral que revolucionó su procesamiento de pedidos. Gracias a la perfecta integración de los envíos de Jotform, Sheetgo transfirió automáticamente la información de los pedidos de los clientes directamente a su hoja central de Google, eliminando la introducción manual de datos y los errores asociados. Aprovechando las capacidades de flujo de trabajo de Sheetgo, se generaron automáticamente confirmaciones de pedidos personalizadas y documentos críticos para los gestores de proyectos y jefes de equipo a partir de los datos consolidados. La plataforma agilizó aún más las operaciones mediante la automatización de la transferencia de las horas del personal de las presentaciones separadas de Jotform a la hoja principal de seguimiento de pedidos. Por último, Sheetgo facilitó la generación automática de archivos CSV a partir de la hoja de Google, lo que permitió una importación directa y eficiente a QuickBooks, automatizando así por completo el proceso de facturación. Estos flujos de trabajo integrados mejoraron drásticamente la eficiencia, aumentaron la precisión de los datos y liberaron un tiempo valioso para que el equipo se centrara en la coordinación básica del evento.