Comment utiliser les formulaires Google et les feuilles de calcul pour votre inventaire ?

Il existe une grande variété d'options lorsqu'il s'agit de créer un système complet de gestion des stocks pour les opérations de votre entreprise. Des simples feuilles de calcul aux systèmes SaaS complexes et coûteux, les entreprises ont désormais la possibilité de développer une solution personnalisée qui leur convient.

Alors, plus grand signifie-t-il meilleur ? Les solutions les plus compliquées et les plus coûteuses sont-elles les meilleures pour votre entreprise ? Pas nécessairement. Dans cet article, nous vous montrons comment créer un système de gestion des stocks entièrement personnalisé et développé avec les produits Google. Cela inclut un processus étape par étape sur la façon d'utiliser Formulaires Google et des feuilles de calcul pour votre inventaire.

Combiner Google Forms et Google Sheets pour gérer les stocks

Nombreux sont ceux qui ne réalisent pas l'étendue de la puissance des produits Google lorsqu'ils interagissent les uns avec les autres. Non seulement ces outils optimisent la productivité et améliorent l'efficacité, mais ils peuvent être entièrement personnalisés pour s'adapter à votre gestion des stocks.

En outre, cela ne coûte qu'une fraction du prix d'un système de gestion des stocks entièrement développé ! Il suffit de combiner Google Forms et Google Sheets pour créer un système complet du début à la fin.

En outre, vous avez accès à des centaines de modules complémentaires Google qui optimisent encore davantage votre système !

Voyons ce que Google Forms et Google Sheets ont à offrir dans le cadre de votre système.

Qu'est-ce que Google Sheets ?

Google Sheets est l'outil de feuille de calcul de Google basé sur le cloud qui offre une variété de fonctionnalités dynamiques. Ce tableur en ligne est gratuit pour toute personne disposant d'un compte Google, et il est accessible à partir de presque n'importe quel appareil et à n'importe quel moment.

Google Sheets est déjà un outil populaire pour la gestion des stocks. Même les utilisateurs inexpérimentés de tableurs sont en mesure de suivre avec succès les articles entrants et sortants et de calculer le stock disponible. Par ailleurs, les utilisateurs de tableurs plus expérimentés sont en mesure de créer des solutions Google Sheets qui mesurent d'autres paramètres, tels que le retour sur investissement, le chiffre d'affaires et la marge brute.

En outre, de nombreux utilisateurs ont recours à des modules complémentaires de Google Sheets pour optimiser leurs systèmes de gestion des stocks. Pour en savoir plus, consultez notre article sur notre Les 10 meilleurs modules complémentaires de Google Sheets pour l'inventaire.

Qu'est-ce que les formulaires Google ?

Google Forms est un autre outil de Google entièrement gratuit pour les détenteurs d'un compte. Il permet aux utilisateurs de créer des enquêtes gratuites qu'ils peuvent distribuer à la fois en privé et en public aux destinataires de leur choix. Ces formulaires sont entièrement personnalisables pour répondre à de nombreux objectifs. Par exemple, ces formulaires peuvent être utilisés pour les quiz d'une classe, les commentaires des clients d'une entreprise ou même pour s'inscrire à un événement.

Grâce à cette flexibilité totale, il est possible d'utiliser les formulaires Google de nombreuses façons pour développer votre système d'inventaire. Par exemple, utilisez un formulaire pour saisir des données d'inventaire qui sont directement envoyées à vos feuilles de calcul pour obtenir des informations de gestion immédiates.

Voyons maintenant comment les entreprises relient ces deux outils puissants pour créer leur système complet de gestion des stocks.

Comment les entreprises combinent-elles Google Forms et Google Sheets pour gérer leurs stocks ?

Il est important de construire vos Google Forms et Google Sheets en fonction de l'ampleur de votre inventaire. La complexité de votre combinaison dépend vraiment de la manière dont elle sera utilisée et de ce à quoi elle servira. Par exemple, à petite échelle, utilisez cette combinaison pour simplement enregistrer ou retirer des articles, tels que des livres dans une bibliothèque scolaire.

D'autre part, pour les opérations d'inventaire de grande envergure, utilisez ce système pour suivre et gérer l'ensemble des opérations de l'entrepôt, du début à la fin. Vous pouvez ainsi envoyer des données à différents services et relier l'ensemble des processus.

D'une manière générale, Google Forms permet de collecter des données enregistrées, telles que les transactions, les ventes, les entrées et les sorties. Ces données sont ensuite envoyées à Google Sheets, où vous pouvez suivre et analyser l'ensemble de votre processus d'inventaire. Voyons comment vous pouvez mettre cela en place.

1. Tout d'abord, créez votre feuille de calcul d'inventaire

Créez une nouvelle feuille de calcul Google Sheets et organisez un modèle pour chacun de vos processus.

Sheetgo dispose d'un système entièrement développé et prêt à l'emploi. modèle de gestion des stocks que vous pouvez utiliser. Inscrivez-vous à Sheetgo, installez-le gratuitement et commencez à gérer vos stocks. 

2. Créez vos champs de formulaire pour saisir automatiquement les données

Ensuite, créez vos formulaires pour saisir et enregistrer les données. Pour ce faire, il suffit de sélectionner Outils > Créer un formulaire. Ici, créez des UGS ou des numéros de produits individuels pour créer des entrées individuelles.

En outre, créez des actions telles que reçu, expédié ou retourné pour spécifier si les articles entrent ou sortent.

3. Partagez vos formulaires pour faire fonctionner votre système de gestion des stocks

Maintenant que vous avez mis en place vos différents formulaires, commencez à les partager avec les membres à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.

En conséquence, vous devriez recevoir des mises à jour instantanées dans votre feuille de calcul principale. C'est ici que vous pouvez désormais suivre et analyser les dernières informations relatives à votre inventaire !

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d'optimiser votre gestion des stocks, consultez nos articles connexes ci-dessous !