Modèle de budget d'entreprise dans Google Sheets

Aperçu du modèle de budget de Sheetgo

Ce système est conçu pour qu'un directeur financier ou un contrôleur de gestion recueille les données budgétaires des chefs de service d'une entreprise afin de créer un budget pour l'ensemble de l'entreprise. Il comprend un budget central pour le directeur financier ou le contrôleur de gestion et des fiches budgétaires individuelles que les chefs de service rempliront avec leur demande de dépenses. Il consolide les données de tous les départements pour créer un tableau de bord centralisé avec la ventilation du budget négociée avec chaque département. Sa configuration ne prend que quelques minutes et nécessite quelques entrées simples.

Pour commencer

Installez le modèle en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Flux de données

L'image ci-dessous montre le flux de données de base de cette solution budgétaire. Le directeur financier ou le contrôleur de gestion crée un Master Budget dans lequel il définit le budget total, la répartition entre services, les responsables et les catégories de coûts.

Le système enverra automatiquement des courriels individuels au responsable de chaque département avec un lien vers une feuille de calcul du budget individuel du département.

Une fois les budgets des services remplis, le directeur financier ou le contrôleur consolide avec Sheetgo les données de tous les services dans le Master Budget, qui comprend un tableau de bord avec une vue d'ensemble du budget de l'entreprise et une analyse rapide.

Mise en œuvre du modèle de budget

Une fois que vous avez un compte G Suite et que vous avez installé Sheetgo, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1) Créez votre budget principal

Installer le modèle en créant un compte Sheetgo. 

Étape 2) Complétez les données de votre entreprise

Aller à la page Entrées de votre Master Budget nouvellement créé et remplacer les données fictives fournies, en remplissant les données suivantes pour personnaliser votre système :

• Catégories budgétaires
• Noms des départements
• E-mails de contact pour le chef de chaque département
• Budget alloué à chaque service
• L'année du budget
• Le budget total de l'entreprise

Étape 3) Envoi des demandes de budget à chaque service

Une fois que les catégories finales et les allocations budgétaires pour chaque département ont été saisies, vous pouvez demander les budgets au chef de département. Pour ce faire, sélectionnez Budget > Envoyer des demandes de budget à partir de l'élément de menu que nous avons créé spécifiquement pour ce modèle.

La première fois que vous exécuterez ce script, vous recevrez probablement un avertissement indiquant que “Cette application n'est pas vérifiée” car nous ne l'avons pas encore certifiée auprès de Google. Afin de contourner cet avertissement et d'envoyer les demandes de budget à vos collègues, cliquez sur Avancé et Aller à Budget (non sécurisé).

Étape 4) Les gestionnaires remplissent une demande de budget

Envoyer des demandes de budget créera automatiquement un nouveau dossier dans l'emplacement du disque où se trouve votre budget principal, appelé Budgets des départements. À l'intérieur, vous trouverez les feuilles de calcul individuelles pour le département.

Chaque chef de service responsable recevra un courriel contenant un lien vers la feuille de calcul de son service, avec le budget attribué et prêt à être rempli.

Étape 5) Créer une connexion pour consolider les budgets des départements

Vous allez maintenant utiliser Sheetgo pour consolider tous les budgets des départements dans un seul onglet de votre budget principal. Pour ce faire, vous devez créer une connexion Consolider à partir d'un dossier.

1. Ouvrez Sheetgo en cliquant sur Compléments > Sheetgo > Démarrage et survolez le +pour créer une nouvelle connexion d'importation.
2. Recherchez votre dossier source, Budgets des départements, qui a été créé automatiquement auparavant.
3. Au lieu de choisir un seul fichier, cliquez sur Sélectionner ce dossier.
4. Une fois les onglets chargés, choisissez l'option Demande de budget comme source.
5. En Paramètres il est IMPORTANT que vous changiez le nom de la connexion, il doit être Demande de budget SG_Budget.
6. Sélectionnez l'option Filtrer l'activer, sélectionner Langage de requête et collez le texte suivant : SÉLECTIONNER A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M.
7. Sauvegardez la connexion en cliquant sur la coche verte.

Une fois terminée, votre connexion devrait ressembler à l'image ci-dessous.

De cette manière, Sheetgo ne créera qu'un seul nouvel onglet dans le budget principal avec les données consolidées de la feuille de calcul de chaque département.

Étape 6) Mise à jour des données budgétaires de chaque service

FÉLICITATIONS ! Votre système budgétaire est maintenant terminé. Une fois que les chefs de chaque département ont terminé leur budget, il vous suffit d'exécuter Sheetgo dans votre budget principal et de mettre à jour la connexion de consolidation que nous avons créée à l'étape précédente.

Une fois la mise à jour effectuée, vous pourrez consulter les statistiques de l'entreprise concernant votre budget dans la rubrique Tableau de bord l'onglet du budget directeur.