Plantilla de presupuesto de empresa en Google Sheets

Visión general de la plantilla presupuestaria de Sheetgo

Este sistema está diseñado para que el director financiero o el interventor recojan las entradas presupuestarias de los jefes de departamento de una empresa, de modo que puedan crear un presupuesto para toda la empresa. Incluye un presupuesto central para el CFO / controller y hojas de presupuesto individuales que los jefes de departamento rellenarán con su solicitud de gasto. Consolida las entradas de todos los departamentos para crear un cuadro de mando centralizado completo con el desglose del presupuesto negociado con cada departamento. Sólo se tarda unos minutos en configurarlo y requiere unas pocas entradas sencillas.

Cómo empezar

Instale la plantilla haciendo clic en el botón de abajo:

Flujo de datos

La imagen siguiente muestra el flujo de datos básico de esta solución de presupuestos. El director financiero o el responsable de presupuestos crea un Master Budget en el que define el presupuesto total, el reparto entre departamentos, los responsables y las categorías de gasto.

El sistema enviará automáticamente correos electrónicos individuales al responsable de cada departamento con un enlace a una hoja de cálculo individualizada del presupuesto del departamento.

Cuando los departamentos han rellenado sus presupuestos, el director financiero o el responsable consolida con Sheetgo los datos de todos los departamentos en el Master Budget, que incluye un dashboard con una visión general del presupuesto de la empresa y un análisis rápido.

Aplicación de la plantilla presupuestaria

Una vez que tengas una cuenta de G Suite y hayas instalado Sheetgo sigue los siguientes pasos.

Paso 1) Cree su presupuesto maestro

Instale la plantilla creando una cuenta en Sheetgo. 

Paso 2) Rellene los datos de su empresa

Ir a la Entradas de tu Master Budget recién creado y sobrescriba los datos ficticios proporcionados, rellenando los siguientes datos para personalizar su sistema:

• Categorías presupuestarias
• Nombres de los departamentos
• Correos electrónicos de contacto del director de cada departamento
• Asignación presupuestaria para cada departamento
• Año del presupuesto
• El presupuesto total de la empresa

Paso 3) Enviar las solicitudes de presupuesto a cada departamento

Una vez introducidas las categorías finales y las asignaciones presupuestarias para cada departamento, puede proceder a solicitar los presupuestos al jefe de departamento. Para ello, seleccione Presupuesto > Enviar solicitudes de presupuesto del elemento de menú que hemos creado específicamente para esta plantilla.

La primera vez que ejecute esta secuencia de comandos es probable que reciba una advertencia de que “Esta aplicación no está verificada”, ya que aún no hemos certificado con Google, con el fin de eludir esta advertencia y enviar las solicitudes de presupuesto a sus colegas a continuación, haga clic en Avanzado y Ir a Presupuesto (inseguro).

Paso 4) Los gestores rellenan la solicitud de presupuesto

Enviar solicitudes de presupuesto creará automáticamente una nueva carpeta en la misma ubicación de Drive donde se encuentra su Presupuesto Maestro, llamada Presupuestos de los departamentos. Dentro encontrará las hojas de cálculo individuales del departamento.

Cada jefe de departamento responsable recibirá un correo electrónico con un enlace a la hoja de cálculo de su departamento, con el presupuesto asignado y listo para rellenar.

Paso 5) Crear una conexión para consolidar los presupuestos de los departamentos

Ahora utilizará Sheetgo para consolidar todos los presupuestos de departamento en una única pestaña de su Presupuesto Maestro. Para ello, debe crear una conexión Consolidar desde carpeta.

1. Abra Sheetgo haciendo clic en Complementos > Sheetgo > Inicio y pase el ratón por encima de +para crear una nueva conexión de Importación.
2. Busca tu carpeta de origen, Presupuestos de los departamentos, que antes se creaba automáticamente.
3. En lugar de elegir un único archivo, haga clic en Seleccione esta carpeta.
4. Una vez que cargue las fichas, elija la opción Solicitud de presupuesto como fuente.
5. En Ajustes es IMPORTANTE que cambies el nombre de la conexión, debe ser SG_Solicitud de presupuesto.
6. Seleccione Filtrar habilitarla, seleccione Lenguaje de consulta y pega el siguiente texto: SELECCIONE A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M.
7. Guarde la conexión haciendo clic en el botón verde de verificación.

Una vez finalizada, la conexión debería parecerse a la imagen siguiente.

De esta forma Sheetgo creará sólo una nueva pestaña en el Presupuesto Maestro con los datos consolidados de la hoja de cálculo de cada departamento.

Paso 6) Actualizar los datos presupuestados de cada departamento

¡¡¡FELICIDADES!!! Ya tiene completado su sistema de Presupuestos. Una vez que los jefes de cada departamento completen sus presupuestos, sólo tiene que ejecutar Sheetgo en su Presupuesto Maestro y actualizar la conexión de consolidación que creamos en el paso anterior.

Una vez actualizado, podrá ver las estadísticas de la empresa de su presupuesto en el Cuadro de mandos del Presupuesto General.