Comment utiliser VLOOKUP (RECHERCHEV) depuis une autre feuille ou un autre fichier dans Google Sheets

Lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données, les informations sont souvent réparties entre plusieurs feuilles de calcul. Google Sheets vous permet d'utiliser la fonction VLOOKUP (RECHERCHEV) pour trouver des données entre différentes feuilles ou différents fichiers. Cependant, même si cette fonction est utile, l'utiliser entre plusieurs fichiers présente certains inconvénients, en particulier si vous l'utilisez régulièrement ou si vous avez besoin de nombreuses instances. Heureusement, il existe une solution simple qui contourne ces limites : Sheetgo, une plateforme d'automatisation des données basée sur l'IA. Cet article vous montre comment utiliser la fonction VLOOKUP dans Google Sheets pour identifier et déplacer rapidement vos données. Vous apprendrez aussi à combiner VLOOKUP avec IMPORTRANGE, et à utiliser Sheetgo pour éviter les inconvénients d'IMPORTRANGE.

VLOOKUP depuis une autre feuille (un autre onglet du même fichier)

La formule VLOOKUP est l'abréviation de "vertical lookup" (recherche verticale). Cela signifie que la formule recherche une clé dans la première colonne d'une plage donnée. Elle renvoie ensuite la valeur de la cellule indiquée dans cette ligne de la plage.

Google Sheets vous permet de faire un VLOOKUP depuis une autre feuille du même fichier, ou depuis un tout autre fichier Google Sheets. Commençons par décomposer la formule dans Google Sheets.

Syntaxe de VLOOKUP dans Google Sheets

• search_key : désigne la clé ou la valeur que vous recherchez.
• range : désigne les données prises en compte pour la recherche. La search_key est recherchée dans la première colonne de la plage sélectionnée.
• l'index : désigne la colonne de la plage qui contient la valeur à renvoyer. L'index correspond à la position de la colonne : 1, 2, 3, etc.
• [is_sorted] : indique si la première colonne de la recherche est triée. Comme sa valeur par défaut est "true", qui renvoie la correspondance la plus proche, vous devez indiquer "false" pour rechercher une correspondance exacte.

Voyons comment fonctionne la formule VLOOKUP dans Google Sheets avec un exemple concret.

Imaginons que je sois responsable d'un programme de stages international. Pour cela, je dois collecter, structurer et mettre à jour les données des étudiants, des universités et des entreprises qui accueillent les stagiaires. Je mets actuellement à jour la feuille 'STUDENT INFO' de mon fichier Google Sheets. J'y ai réparti les données des étudiants entre trois onglets ou feuilles nommés 'MAIN', 'FILE' et 'PROGRAM'.

Comme j'utiliserai le premier onglet pour la plupart des tâches quotidiennes, je veux y garder les informations de base sur chaque étudiant : son identifiant, son université et son adresse e-mail. Voyons comment récupérer l'adresse e-mail avec VLOOKUP dans Google Sheets depuis mon autre onglet, 'FILE'.

1. Ouvrez le fichier Google Sheets dans lequel vous voulez ajouter les résultats de VLOOKUP. Dans cet exemple, j'ajoute mes données au fichier 'STUDENT INFO', dans une colonne nommée 'Email'.

2. Le 'Student ID' sera la clé de recherche (search_key) : il suffit de cliquer sur la cellule A2 pour l'ajouter comme premier argument de la formule VLOOKUP.

3. Pour définir le range, allez dans l'onglet qui contient vos données et sélectionnez une plage de cellules qui inclut votre clé_de_recherche et valeur_cible. Dans cet exemple, je vais dans mon onglet 'FILE' et je sélectionne une plage de cellules qui inclut les colonnes 'Student ID' et 'Email'.

4. Saisissez l'index, c'est-à-dire le numéro de position de la colonne qui contient la valeur cible. Comme nous voulons la colonne 'Email', nous saisissons '5'.

5. Nous voulons une correspondance exacte, nous saisissons donc 'false' dans le [is_sorted] paramètre.

6. Une fois tous les arguments ajoutés, appuyez sur Entrée : la formule renvoie automatiquement la première valeur.

7. Pour appliquer la formule VLOOKUP au reste des cellules, sélectionnez le coin inférieur droit de la cellule et faites-le glisser vers le bas.

Nous avons vu ici VLOOKUP dans Google Sheets avec un exemple à critère unique. Cependant, Google Sheets vous permet aussi d'utiliser VLOOKUP sur plusieurs colonnes avec plusieurs critères. Vous pouvez ainsi récupérer plusieurs valeurs réparties dans différentes colonnes. L'usage le plus courant consiste à réunir les prénoms et les noms dans une seule colonne. Si vous n'avez besoin que d'une cellule d'un autre onglet, vous pouvez faire référence à une cellule d'une autre feuille sans VLOOKUP.

Une autre excellente façon de gagner du temps consiste à utiliser la fonction VLOOKUP pour transférer des données depuis une autre feuille de calcul Google Sheets. Voyons maintenant comment procéder.

VLOOKUP depuis une autre feuille de calcul (un fichier distinct)

Voici deux méthodes pour utiliser VLOOKUP entre deux fichiers Google Sheets différents. D'abord, vous apprendrez à combiner VLOOKUP avec IMPORTRANGE. Cependant, cette méthode présente quelques inconvénients. La seconde méthode utilise Sheetgo, dont les automatisations basées sur l'IA évitent les limites liées à la combinaison de ces fonctions.

Comment utiliser VLOOKUP entre différents fichiers Google Sheets avec IMPORTRANGE

Imaginons que je veuille maintenant ajouter des données sur l'entreprise dans la feuille de calcul 'STUDENT INFO'. Or, toutes les informations sur les entreprises se trouvent dans une autre feuille, nommée 'INTERNSHIP INFO'. Vous pouvez facilement faire un VLOOKUP sur une autre feuille de calcul en le combinant avec la formule IMPORTRANGE. Pour en savoir plus sur cette formule, consultez notre article Comment utiliser IMPORTRANGE dans Google Sheets ? Nous vous conseillons de le lire avant de passer aux étapes suivantes.

Syntaxe de la formule IMPORTRANGE dans Google Sheets

• spreadsheet_url : désigne l'URL du fichier Google Sheets dont les données seront importées. Elle doit être placée entre guillemets ou être une référence à une cellule qui contient l'URL d'une feuille de calcul.
• range_string : la plage à importer, écrite sous la forme du nom de la feuille, d'un point d'exclamation et de la plage de cellules (par exemple, MAIN!A2:B101). Elle peut être placée entre guillemets ou être une référence à une cellule.

Voyons cela plus clairement avec l'exemple.

1. Ouvrez votre fichier d'origine et commencez à saisir la formule VLOOKUP à l'endroit où vous voulez placer vos données. Dans cet exemple, j'ouvre mon fichier 'STUDENT INFO' et je saisis la formule dans la cellule sous ma nouvelle colonne 'Company'.

2. Cliquez maintenant sur la cellule qui sera votre clé_de_recherche. Dans ce cas, il s'agit de la première cellule (A2) de la colonne 'Student ID'.

3. Après la virgule, ajoutez la formule IMPORTRANGE. Google Sheets vous suggère la formule comme précédemment : il vous suffit de cliquer dessus pour l'ajouter.

4. Ouvrez les guillemets.

5. Ajoutez l'argument tableur_url en copiant le lien de "…d/" jusqu'à "/edit…".

6. Fermez les guillemets, puis ouvrez-les à nouveau pour ajouter la chaîne_de_gamme. Vous devez ici indiquer le nom de la feuille, suivi d'un point d'exclamation et de la plage de cellules ("MAIN!$A$2:$B$101") et placez le signe dollar devant l'index de la cellule pour éviter toute modification du contenu des cellules.

7. Fermez la parenthèse pour compléter la syntaxe d'IMPORTRANGE, ajoutez une virgule, puis saisissez l'argument index. Dans ce cas, il s'agit du numéro de la colonne 'Company' dans l'autre feuille de calcul (2).

8. Après avoir saisi l'argument index, ajoutez l'argument [is_sorted] avec la valeur 'false', car nous voulons une correspondance exacte. Appuyez sur Entrée.

9. Il est fréquent d'obtenir une erreur "#REF" si vous avez oublié de partager l'autre feuille de calcul ou si vous n'avez pas l'autorisation d'y accéder. Si l'option "Autoriser l'accès" ne s'affiche pas quand vous cliquez sur "#REF", vérifiez que le fichier est enregistré au format Google Sheets et non comme une feuille de calcul Microsoft Excel.

10. Une fois le fichier enregistré au format Google Sheets, appuyez sur Entrée : l'option "Autoriser l'accès" s'affiche.

11. Une fois l'accès autorisé, les formules VLOOKUP et IMPORTRANGE fonctionnent et renvoient dans la cellule C2 la valeur que vous vouliez importer.

12. Pour appliquer les formules aux autres cellules, il suffit de les faire glisser vers le bas depuis le coin inférieur droit de la cellule.

Pour remplir toute une colonne de clés de recherche avec une seule formule, ou pour corriger les erreurs que cette formule peut renvoyer, consultez notre guide sur VLOOKUP avec IMPORTRANGE.

Comment utiliser VLOOKUP entre différents fichiers Google Sheets avec Sheetgo

Utiliser Sheetgo, une plateforme d'automatisation des données basée sur l'IA, vous permet d'éviter les inconvénients de VLOOKUP entre différents fichiers Google Sheets. Connectez instantanément vos fichiers Google Sheets pour transférer les données là où vous en avez besoin. Plus besoin de vous soucier d'exposer des données sensibles, de dégrader les performances ou de réparer sans cesse des formules cassées.

1. Sélectionnez le fichier source.

2. Sélectionnez le fichier de destination et enregistrez.

3. Votre fichier de destination contient maintenant une feuille avec les données du fichier source.

4. Ci-dessous, j'ai utilisé VLOOKUP pour obtenir l'entreprise correspondant à chaque identifiant d'étudiant.

Conclusion

Vous savez maintenant comment utiliser VLOOKUP dans un même fichier Google Sheets, et comment le combiner avec IMPORTRANGE pour l'utiliser entre différents fichiers. Vous savez aussi qu'IMPORTRANGE présente certains inconvénients. Heureusement, vous connaissez Sheetgo, une solution basée sur l'IA qui vous permet de connecter instantanément vos fichiers et d'éviter les limites des recherches entre différents fichiers.

Pour la syntaxe et d'autres exemples, consultez notre guide sur la fonction VLOOKUP dans Google Sheets. Pour renvoyer une valeur d'une colonne située à gauche de vos clés de recherche, ce que VLOOKUP ne permet pas, utilisez XLOOKUP dans Google Sheets au lieu de cela.