Consolidation automatique des fichiers Excel

Combien de classeurs Excel différents ouvrez-vous en une seule journée ? Si vous êtes un gestionnaire ou un administrateur qui doit collecter des informations dans l'ensemble de l'entreprise, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps à rassembler et à collationner des données provenant de plusieurs fichiers. Excel possède de puissantes capacités de stockage et de gestion des données.

Un seul classeur peut contenir des millions de cellules et des centaines de feuilles, la seule limite étant la mémoire de votre ordinateur. Une fois que vos feuilles de calcul sont stockées en ligne, vous pouvez utiliser la fonction fonction de co-auteur pour partager des fichiers et collaborer avec des collègues en même temps. Mais lorsque vous souhaitez consolider des fichiers Excel en un seul, il n'existe pas de solution intégrée simple.

Au lieu de rechercher des fichiers et de copier-coller manuellement des informations d'un classeur à l'autre, vous pouvez automatiser ce processus en créant des connexions entre les feuilles de calcul. Sheetgo est un outil sans code qui vous permet de consolider les feuilles de calcul Excel de plusieurs classeurs en un seul fichier central. Cela signifie que vous pouvez

• Combiner plusieurs fichiers Excel en un seul
• Créer un flux de travail automatisé, sans code, qui s'exécute de lui-même
• Gagner du temps et éliminer le travail manuel
• Rassembler des données en temps réel provenant de sources multiples dans une feuille maîtresse centrale
• Partagez des données avec vos collègues - sans partager votre feuille de calcul

Pourquoi utiliser Sheetgo pour consolider des fichiers Excel ?

Si vous souhaitez fusionner des fichiers Excel et combiner les données de plusieurs feuilles de calcul en une seule feuille, vous pouvez envisager de copier-coller les données ou d'utiliser la fonction de consolidation.

Cependant, aucune de ces options ne semble être une solution viable. Si le copier-coller n'est ni pratique ni évolutif, la fonction "consolider" d'Excel n'est pas non plus la meilleure solution si vous souhaitez fusionner des données provenant de plusieurs feuilles de calcul.

La fonction de consolidation vous permet de résumer les données de plusieurs feuilles de calcul en utilisant l'une des fonctions disponibles : SOMME, COMPTE, MOYENNE, etc. Elle ne vous permet pas de fusionner plusieurs feuilles de calcul en transférant toutes les données des fichiers sources dans une feuille de calcul de destination.

Avec Sheetgo, vous pouvez connecter plusieurs feuilles de calcul et consolider les données automatiquement sans copier-coller ni formules complexes. Vous pourrez créer des connexions et automatiser la gestion des données en quelques clics. 

Pour découvrir d'autres façons d'automatiser les tâches répétitives dans Excel, des macros VBA à Power Automate, consultez notre guide sur l'automatisation d'Excel.

Comment consolider des fichiers Excel en un seul

Lorsque vous créez des connexions Sheetgo, chaque fois qu'un membre de l'équipe modifie sa propre feuille de calcul, les données sont automatiquement transférées dans votre feuille principale. Vous obtenez des données actualisées et consolidées, prêtes à générer des tableaux de bord ou des rapports automatisés pour la direction.

Un flux de travail consolidé dans Excel est une solution automatisée qui permet de gagner du temps pour de nombreux processus commerciaux, notamment les ventes, la finance et la gestion de projet. Il vous permet de collecter des données en un seul clic et de maintenir le flux de données en cours d'exécution automatiquement. De plus, des feuilles de calcul connectées signifient des fichiers plus légers, un meilleur contrôle d'accès et plus d'autonomie pour les membres de l'équipe. Voici comment l'installer :

Étape 1 : Utiliser Sheetgo pour consolider les fichiers

Inscrivez-vous à Sheetgo en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Étape 2 : Sélectionner plusieurs fichiers Excel comme source de données

Choisir Fichiers multiples comme source de données. Les fichiers sources sont les feuilles de calcul que vous souhaitez utiliser. l'importation et combiner de données. Notez que Sheetgo extrait les données de vos fichiers sources tout en les laissant intactes. Il ne supprimera pas les données des fichiers sources d'origine.

Cliquez sur +Sélectionner le fichier pour trouver les fichiers Excel dans votre solution de stockage en nuage.

Dans cet exemple, j'utilise les feuilles de temps de mes collègues :

Sélectionnez l'onglet source

Sheetgo envoie des données d'un onglet (feuille ou feuille de calcul) à un autre. Si vos feuilles de calcul sources contiennent plusieurs onglets (feuilles), il est important que vous sélectionniez l'onglet source correct. Vos onglets sources doivent avoir la même structure afin que Sheetgo puisse consolider, ou combiner, les données correctement dans votre feuille maîtresse. Par exemple, si vous avez une colonne appelée “Nom”, elle doit se trouver dans l'onglet "Nom". même position dans chaque onglet source.

Étape 3 : Identifier la source (facultatif)

Aller à Paramètres.

Lorsque vous combinez des données provenant de plusieurs fichiers, il est utile d'activer l'option Identifier la source afin que vous puissiez facilement retracer vos données. Sheetgo crée une colonne supplémentaire dans votre fichier de destination, afin d'identifier l'origine des données. Vous pouvez identifier les données par l'emplacement de la source, le nom du fichier, la date de création du fichier ou la date de mise à jour du fichier.

Dans cet exemple, j'ai choisi Nom du fichier. Cela me permet de savoir de quelle feuille de temps de l'employé provient chaque rapport.

Étape 4 : Choisissez votre fichier de destination

Cliquez sur Continuer.

Choisissez ensuite votre fichier de destination (votre feuille maîtresse ou le fichier dans lequel vous souhaitez fusionner vos feuilles Excel). Il peut s'agir d'une feuille de calcul existante déjà stockée dans votre espace de stockage sur le cloud, ou si vous souhaitez utiliser une nouvelle feuille de calcul, Sheetgo en créera une pour vous automatiquement.

Ici, je vais consolider plusieurs feuilles Excel dans un nouveau fichier Excel. Je donne un nom à cette feuille de calcul (“Feuilles de temps de l'équipe 1”) et je choisis également un nom pour l'onglet de destination. Il s'agit de l'onglet (feuille) où toutes les données consolidées apparaîtront (“Feuilles de temps consolidées”).

Étape 5 : Automatiser le flux de travail

Dernier point, mais certainement pas le moindre, automatiser votre flux de travail. Ainsi, votre fichier de destination sera automatiquement et régulièrement alimenté par les dernières modifications apportées à vos fichiers sources dans la feuille maîtresse.

Allez dans la barre de menu flottante de votre flux de travail et cliquez sur Automatiser. Choisissez de mettre à jour les connexions toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.

Consolidation automatisée des données dans Excel

C'est ainsi que vous consolidez automatiquement les données de plusieurs classeurs Excel en un seul - avec une simple configuration unique, votre flux de travail automatisé fonctionne comme une horloge.

Si vous souhaitez découvrir d'autres façons de travailler de manière plus intelligente et plus productive avec les fichiers Excel, lisez la section suivante comment annexer Excel et créer un historique de vos données.

Pour automatiser des tâches Excel dans Microsoft 365, comme récupérer les données d'un tableau ou les exporter vers SharePoint, consultez ces exemples de Power Automate et Excel.