Consolidar arquivos do Excel automaticamente

Quantas pastas de trabalho diferentes do Excel você abre em um único dia? Se você é um gerente ou administrador que precisa coletar informações de toda a empresa, é provável que tenha passado um bom tempo reunindo e agrupando dados de vários arquivos. O Excel tem recursos avançados de armazenamento e gerenciamento de dados.

Uma única pasta de trabalho pode conter milhões de células e centenas de planilhas, limitadas apenas pela memória de seu computador. E quando suas planilhas estiverem armazenadas on-line, você poderá usar o função de coautoria para compartilhar arquivos e colaborar com colegas ao mesmo tempo. No entanto, quando você deseja consolidar arquivos do Excel em um só, não há uma solução simples incorporada.

Em vez de procurar arquivos e copiar e colar manualmente informações de uma pasta de trabalho para outra, você pode automatizar esse processo criando conexões entre planilhas. O Sheetgo é uma ferramenta sem código que permite consolidar planilhas do Excel de várias pastas de trabalho em um arquivo central. Isso significa que você pode

Combine vários arquivos do Excel em um só
Crie um fluxo de trabalho automatizado, sem código, que seja executado por si só
Economize tempo e elimine o trabalho manual
Extraia dados em tempo real de várias fontes para uma planilha mestre central
Compartilhe dados com colegas - sem compartilhar sua planilha

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Por que usar o Sheetgo para consolidar arquivos do Excel?

Se quiser mesclar arquivos do Excel e combinar dados de várias planilhas em uma única planilha, considere copiar e colar os dados ou usar o recurso de consolidação.

Entretanto, nenhuma dessas opções parece ser uma solução viável. Embora copiar e colar não seja prático nem escalável, a função consolidar do Excel também não é a melhor solução se você quiser mesclar dados de várias planilhas.

O recurso de consolidação permite resumir dados de várias planilhas utilizando uma das funções disponíveis: SUM, COUNT, AVERAGE etc. Isso não permite mesclar várias planilhas, transferindo todos os dados dos arquivos de origem para uma planilha de destino.

Com o Sheetgo, você pode conectar várias planilhas e consolidar dados automaticamente sem copiar e colar ou fórmulas complexas. Você poderá criar conexões e automatizar o gerenciamento de dados com apenas alguns cliques.

Como consolidar arquivos do Excel em um só

Imagine que você é um gerente de RH e supervisiona as planilhas de horas de uma equipe de funcionários. Cada funcionário controla as horas trabalhadas e as tarefas concluídas em seu próprio arquivo do Excel. Para ter uma visão geral clara das planilhas de horas de todos os seus funcionários, você deseja mesclar esses arquivos individuais do Excel em um só.

Quando você cria conexões com o Sheetgo, toda vez que um membro da equipe edita sua própria planilha, os dados fluem automaticamente para sua planilha principal. Você obtém dados atualizados e consolidados, prontos para gerar painéis de controle automatizados ou relatórios para a gerência.

Um fluxo de trabalho consolidado do Excel é uma solução automatizada e que economiza tempo para muitos processos de negócios, incluindo vendas, finanças e gerenciamento de projetos. Ele permite que você reúna dados com um clique e mantenha o fluxo de dados funcionando automaticamente. Além disso, planilhas conectadas significam arquivos mais leves, melhor controle de acesso e mais autonomia para os membros da equipe. Veja como configurá-lo:

Etapa 1: Use o Sheetgo para consolidar os arquivos

Inscreva-se no Sheetgo clicando no botão abaixo:

CANTAR DE GRAÇA

Uma vez dentro do aplicativo da Web, clique em +Criar fluxo de trabalho > Conectar.

Etapa 2: Selecione vários arquivos do Excel como sua fonte de dados

Escolha Vários arquivos como sua fonte de dados. Os arquivos de origem são as planilhas que você deseja importação e combinar dados de. Observe que o Sheetgo extrairá os dados dos arquivos de origem, mantendo-os intactos. Ele não excluirá os dados dos arquivos de origem originais.

Clique em +Selecionar arquivo para localizar os arquivos do Excel em sua solução de armazenamento em nuvem.

Seus arquivos estão armazenados no seu computador?

Se quiser conectar arquivos armazenados localmente (no seu computador), você pode configurar um sistema automatizado para fazer backup e sincronizar arquivos do seu desktop com o serviço de armazenamento em nuvem on-line.

Isso permite que você crie fluxos de dados automatizados usando o Sheetgo. Ele também mantém seus arquivos seguros e permite acessá-los de qualquer lugar. Saiba mais.

Selecione um arquivo e clique em +Adicionar outro arquivo de origem até que todos os seus arquivos de origem sejam carregados.

Neste exemplo, estou usando as planilhas de horas de meus colegas:

Selecione a guia fonte

O Sheetgo envia dados de uma guia (planilha ou folha de trabalho) para outra. Se as planilhas de origem contiverem várias guias (planilhas), é importante que você selecione a guia de origem correta. As guias de origem devem ter a mesma estrutura para que o Sheetgo possa consolidar ou combinar os dados corretamente na planilha mestre. Por exemplo, se você tiver uma coluna chamada “Nome”, ela deverá estar na guia mesma posição em cada guia de origem.

Conecte, mescle, filtre ou divida seus planilhas

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Etapa 3: Identificar a fonte (opcional)

Ir para Configurações.

Quando estiver combinando dados de vários arquivos, é útil ativar a função Identificar a fonte para que você possa rastrear seus dados facilmente. O Sheetgo cria uma coluna extra em seu arquivo de destino para identificar a origem dos dados. Você pode identificar os dados por Local de origem, Nome do arquivo, Data de criação do arquivo ou Data de atualização do arquivo.

Neste exemplo, escolhi Nome do arquivo. Isso me mostra de qual planilha de horas do funcionário cada relatório se origina.

Etapa 4: Escolha o arquivo de destino

Clique em Continuar.

Agora, escolha o arquivo de destino (sua planilha mestre ou o arquivo no qual deseja mesclar as planilhas do Excel). Pode ser uma planilha existente já armazenada em seu armazenamento na nuvem ou, se você quiser usar uma nova planilha, o Sheetgo criará uma automaticamente para você.

Aqui, consolidarei várias planilhas do Excel em um novo arquivo do Excel. Dou um nome a essa planilha (“Planilhas de horas da equipe 1”) e também escolho um nome para a guia de destino. Essa é a guia (planilha) em que todos os dados consolidados aparecerão (“Consolidated Timesheets”).

Clique em Finalize e salve. O Sheetgo agora consolidará ou mesclará os dados dos seus arquivos Excel de origem na planilha de destino.

Etapa 5: Automatizar o fluxo de trabalho

Por último, mas definitivamente não menos importante, automatizar seu fluxo de trabalho. Isso garantirá que o arquivo de destino seja regularizado automaticamente, transferindo as alterações mais recentes dos arquivos de origem para a planilha mestre.

Vá até a barra de menu flutuante em seu fluxo de trabalho e clique em Automatizar. Escolha atualizar as conexões por hora, diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Consolidação automatizada de dados no Excel

É assim que você consolida automaticamente os dados de várias pastas de trabalho do Excel em uma só - com uma configuração única e simples, seu fluxo de trabalho automatizado funciona como um relógio.

Se estiver interessado em mais maneiras de trabalhar de forma mais inteligente e produtiva com arquivos do Excel, leia como anexar o Excel e criar um registro histórico de seus dados.