Trouver un moyen de créer une fusion de courriers directement à l'aide de Google Docs est très utile pour de nombreux processus d'entreprise. Qu'il s'agisse d'envoyer des lettres personnalisées à des destinataires ou des contrats privés à de nouveaux employés, une fusion de courrier vous permet d'envoyer en masse des courriels personnalisés en quelques minutes, sans sacrifier la qualité du travail.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes façons de créer une fusion de courriers à partir de Google Docs et expliquer pourquoi la création d'une fusion de courriers à partir de Google Sheets peut être une meilleure alternative pour votre entreprise, car elle constitue un moyen plus simple, plus personnalisable et plus efficace d'envoyer des courriers électroniques personnalisés en masse.
Comment créer une fusion de courriers à partir de Google Docs ?
Contrairement à Microsoft Word, Google Docs ne dispose pas d'une fonction native de fusion de courrier. Cela signifie que pour créer un publipostage à l'aide de Google Docs, vous devez l'associer à d'autres fonctions et outils.
Il existe deux façons principales de créer une fusion de courrier à l'aide de Google Documents :
- Codage : Si vous avez suffisamment d'expérience en matière de codage, vous pouvez utiliser Script Google Apps ou Google Docs API pour créer votre fusion de courrier.
- Modules complémentaires de tiers : Vous pouvez utiliser les applications de la plateforme Google Workspace qui vous permettent de créer une fusion de courrier à partir de Google Docs. Il s'agit notamment de modules complémentaires tels que Publipostage pour Google Docs, G Merge Plus, Autocrate et Smartsheet pour Google Docs.
Pourquoi utiliser le publipostage à partir de Google Sheets ?
Contrairement à Google Docs, la création d'une fusion de courrier à partir de Google Sheets est une alternative beaucoup plus accessible et simple qui offre encore plus d'avantages. Vous pouvez prendre chaque ligne de données de la feuille de calcul et la transférer directement dans votre courrier électronique, créant ainsi des courriels personnalisés prêts à être envoyés aux destinataires.
Avec Sheetgo, vous pouvez aller plus loin et automatiser l'ensemble du processus. En un simple flux de travail, Sheetgo vous permet de créer une fusion de courriers via Gmail de deux manières différentes, l'une d'entre elles incluant également vos documents Google !
1. Envoi d'un courriel de masse
Sheetgo vous permet de créer des courriels de masse personnalisés directement dans l'outil en ligne. Vous pouvez créer un flux de travail personnalisé contenant votre feuille de calcul remplie de données personnalisées et choisir de générer un modèle d'e-mail. Sheetgo transforme chaque colonne de votre feuille de calcul en étiquette intelligente - vous pouvez les ajouter à votre modèle d'e-mail et Sheetgo remplacera les étiquettes par les données dynamiques de votre feuille de calcul.
Vous pouvez ainsi envoyer des centaines d'e-mails personnalisés en quelques minutes, sans avoir à utiliser Google Docs.
2. Envoi de données à partir d'un document Google existant
Si votre contenu se trouve déjà dans un document Google existant, Sheetgo vous offre également la possibilité de le partager sous la forme d'un courrier électronique groupé. Vous pouvez créer un modèle de document Google avec vos données spécifiques et l'envoyer en pièce jointe aux destinataires via Gmail.
Il suffit de connecter votre feuille de calcul remplie de données à votre modèle de document Google. Sheetgo transfère les données dynamiques de votre feuille de calcul vers le modèle de document et crée un nouveau document Google pour chaque ligne de données.
Les destinataires recevront ainsi un document personnalisé en pièce jointe au courriel.
Comment créer une fusion de courriers à l'aide de Google Docs ?
Il est extrêmement utile de trouver un moyen de créer une fusion de courriers utilisant Google Docs, en particulier lorsque votre contenu se trouve déjà dans un Google Doc, par exemple une lettre.
Dans cet exemple, disons que je suis responsable des ressources humaines d'une école. Je dois envoyer des lettres aux parents concernant l'assiduité de leurs enfants. Je dispose déjà du contenu principal de la lettre dans un document Google et de toutes les données relatives à l'assiduité des élèves dans une feuille Google.
Grâce à la plateforme en ligne Sheetgo, je peux créer un flux de travail qui relie ces deux fichiers, transfère les données dans le document Google, convertit le document au format PDF (à des fins de sécurité), puis envoie le document en pièce jointe via Gmail directement à chaque destinataire - le tout de manière automatique !
Étape 1 : S'inscrire à Sheetgo
Pour vous inscrire à Sheetgo, cliquez sur le bouton ci-dessous. Vous pouvez vous inscrire en utilisant votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
Étape 2 : Préparer votre feuille de calcul et votre modèle Docs
Vous devriez avoir deux fichiers différents prêts à être connectés à un flux de travail :
1. Données de base du tableur
Votre feuille de calcul doit contenir toutes les données dynamiques que vous souhaitez transférer dans votre modèle de document.
Par exemple, ma feuille de calcul contient des données sur l'assiduité de chaque élève, y compris son nom, son pourcentage d'assiduité, le nombre de jours de maladie, etc. Cela me permettra de créer des lettres personnalisées pour chaque élève.
2. Modèle de document
Votre modèle de document doit contenir le texte que vous souhaitez voir apparaître sur tous les documents générés. Ensuite, utilisez les balises Sheetgo (les en-têtes des colonnes de votre feuille de calcul) à l'endroit où vous souhaitez transférer les données dynamiques. N'oubliez pas de formater chaque balise avec des doubles crochets - {{tag}} - pour que cela fonctionne.
Comme vous pouvez le voir ci-dessous, mon modèle de lettre est prêt, avec le texte principal tapé et les balises intelligentes où je souhaite ajouter des données dynamiques.
Étape 3 : Créer un nouveau flux de travail
Maintenant que vos fichiers sont prêts, il est temps de créer votre flux de travail.
Tout d'abord, rendez-vous sur l'application web Sheetgo. Dans l'espace de travail, cliquez sur +Nouveau flux de travail.
Étape 4 : Connecter vos fichiers
Il est temps de télécharger vos fichiers. Sous Sélectionner la source cliquez sur l'icône Fichier unique pour télécharger votre feuille de calcul.
Dans le menu déroulant ci-dessous, sélectionnez l'onglet de la feuille de calcul où se trouvent vos données. Appuyez ensuite sur Suivant.
Afin de s'assurer qu'un seul document est généré pour chaque ligne de données de votre feuille de calcul (c'est-à-dire pour éviter la duplication), assurez-vous que l'option Vérifier les documents générés est activée.
Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, cliquez sur Suivant.
Étape 5 : (Facultatif) Générer des versions PDF
Sheetgo vous permet non seulement d'envoyer directement vos documents Google Docs sous forme de pièces jointes ou de liens d'accès, mais aussi de les convertir automatiquement au format PDF. C'est une excellente option pour ceux qui ont des documents mieux adaptés au format PDF pour le partage, tels que des contrats, des rapports ou des factures. En effet, le format PDF est universellement compatible et plus sûr. Pour en savoir plus sur la conversion de Google Docs en PDF, cliquez sur le lien suivant.
Afin de convertir les documents nouvellement générés en PDF, sous l'onglet Générer clic de section PDF (EN ANGLAIS).
Une fois l'opération terminée, cliquez sur Suivant.
Étape 6 : Partager via Gmail
Maintenant que vous disposez des documents (et des PDF) nouvellement générés, vous pouvez préparer la partie courrier de la fusion de courrier !
En vertu de la Partager sélectionnez Gmail.
- Partager des fichiers et envoyer des liens d'accès : Envoyez des liens d'accès à vos Google Docs pour que les destinataires puissent accéder au fichier en ligne. Modifiez leur niveau d'autorisation en tant que visionneur ou éditeur.
- Ajouter des fichiers en pièces jointes : Envoyez des documents Google Docs en tant que pièces jointes Word ou des PDF en tant que pièces jointes, que les destinataires peuvent télécharger pour accéder au fichier.
Comme j'ai déjà les courriels des parents dans ma feuille de calcul. Je peux choisir les Obtenir dynamiquement à partir d'une colonne option. Dans le menu déroulant, sélectionnez la colonne où se trouvent les adresses électroniques. Dans cet exemple, je choisirai la colonne A.
Une fois l'opération terminée, cliquez sur Terminer et sauvegarder.
Fusion de courriers Google Docs
Et le tour est joué ! Avec Sheetgo, vous pouvez mettre en place une fusion de courrier en utilisant vos Google Docs en quelques minutes. À partir d'une simple feuille de calcul, vous pouvez transférer vos données dynamiques dans votre document et les envoyer sous forme de pièce jointe ou de lien d'accès aux destinataires, le tout automatiquement !
Après avoir suivi ces étapes, vous devriez être en mesure d'envoyer par courrier électronique des documents personnalisés qui ressemblent à ceci :
Vous pouvez également regarder la vidéo ci-dessous pour apprendre à envoyer des courriels personnalisés à plusieurs destinataires.
Comment réaliser une fusion de courriers à partir de Google Docs ?
Vous souhaitez automatiser la génération de documents importants dans le cadre de vos processus d'entreprise ? Pourquoi ne pas consulter notre article sur Comment créer un générateur de contrat en PDF et dans Gmail ??
Vous pouvez également lire d'autres articles de blog sur le sujet ci-dessous !
English 
Español 
Português do Brasil 
Français