Comment créer un générateur de contrat en PDF et dans Gmail ?

La génération de contrats est un processus documentaire extrêmement fréquent et important que les entreprises ne peuvent pas se permettre de négliger. Chaque entreprise doit générer ce type de documents régulièrement, et ce processus peut prendre beaucoup de temps lorsque vous devez créer manuellement ces contrats à partir de zéro.

L'utilisation d'un générateur de contrats est une excellente solution pour votre organisation, qui vous permet de gagner un temps précieux. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur d'autres aspects importants de votre entreprise.

La génération automatique de contrats au format PDF est idéale pour les entreprises qui doivent créer et envoyer fréquemment de nombreux contrats. Par exemple, supposons que votre entreprise compte un grand nombre d'entrepreneurs indépendants qui l'aident à réaliser des projets individuels chaque mois.

Plutôt que de créer manuellement plusieurs contrats à partir de zéro, vous pouvez ajouter automatiquement les données des entrepreneurs à un modèle de contrat et l'envoyer en quelques minutes.

Examinons plus en détail la génération automatique de contrats et la manière dont vous pouvez générer automatiquement des contrats au format PDF.

Pourquoi utiliser un générateur de contrats ?

La génération automatique de contrats permet non seulement à votre entreprise de gagner du temps, mais elle présente également les avantages suivants :

• Élimine l'erreur humaine : En ajoutant automatiquement vos données à un modèle de contrat de base, ce processus de génération élimine toute marge d'erreur humaine et garantit l'exactitude de chaque contrat.
• Rendement maximal, effort minimal : Grâce à un processus de génération automatique de contrats, vous pourrez créer et partager de nombreux documents contractuels avec vos destinataires en quelques clics seulement.
• Transferts automatiques de données : En utilisant une application autonome comme Sheetgo, vos connexions de fichiers peuvent être continuellement transférées pour créer automatiquement des contrats dès que de nouvelles données sont introduites dans votre système.

La conversion de vos documents contractuels en PDF présente également de nombreux avantages. La version PDF de votre contrat est encore plus facile à partager avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation, en raison de sa portabilité optimisée et de sa compatibilité universelle.

Maintenant que nous connaissons les innombrables avantages de la génération automatique de contrats au format PDF, voyons comment vous pouvez les générer pour votre entreprise.

Comment générer automatiquement des contrats en PDF

Avec l'application Sheetgo, vous pouvez générer automatiquement plusieurs contrats à partir d'une seule source. Sheetgo connecte vos fichiers dans un flux de travail unique et génère automatiquement les documents pour vous. De plus, l'application Sheetgo vous permet également de partager automatiquement vos documents avec les destinataires de votre choix via Gmail. Cela signifie que l'ensemble de votre processus de génération de contrats commence et se termine automatiquement, en un seul flux de travail.

Avant de commencer, vous aurez besoin de deux ressources. Tout d'abord, vous aurez besoin d'un fichier de feuilles de calcul contenant vos données sources. Deuxièmement, un modèle de document contenant le contenu que vous souhaitez transférer dans chaque document, qui contient également les espaces réservés aux variables. Vous trouverez plus d'informations sur cette partie du processus dans notre rubrique article sur la génération de documents.

Maintenant que tout est en place, voyons étape par étape comment créer automatiquement des contrats avec Sheetgo.

Étape 1 : S'inscrire à Sheetgo

Inscrivez-vous à Sheetgo en cliquant sur le bouton bleu ci-dessous.

Utilisez votre compte Google, Dropbox ou Microsoft pour ce faire.

Étape 2 : Élaborer votre flux de travail

Dans l'application Sheetgo, sélectionnez Créer un flux de travail.

Pour commencer à construire votre flux de travail, cliquez sur Connecter des fichiers.

Étape 3 : Sélectionnez votre fichier source

Il est temps de sélectionner vos données sources. Celles-ci doivent avoir le nom données dynamiques que vous souhaitez ajouter à votre modèle de contrat.

Chaque nouvelle ligne de données créera un nouveau contrat.

Comme vous pouvez le constater, notre feuille de calcul contient toutes les données que nous souhaitons transférer aux contrats indépendants.

Nous l'ajouterons à notre flux de travail sous la rubrique Données de source en s'assurant que le bon fichier et le bon onglet sont sélectionnés. Appuyez ensuite sur Continuer.

Étape 4 : Télécharger votre modèle de document

Il est maintenant temps d'ajouter votre modèle de document.

Vous trouverez ci-dessous notre modèle de document, y compris toutes les informations générales que nous souhaitons transférer dans chaque nouveau document contractuel, ainsi que le formulaire de demande d'informations. les caractères de remplacement des variables, que Sheetgo remplacera par les données spécifiques de notre feuille de calcul.

En outre, vous pouvez choisir de les ajouter à un nouveau dossier ou à un dossier existant dans votre Drive.

Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Continuer.

Étape 5 : Générer des contrats en format PDF

Votre fichier source et votre modèle devraient maintenant être connectés. Pour transformer ces contrats en PDF, il suffit de sélectionner l'option PDF (EN ANGLAIS) dans la section ‘Générer’ et choisissez une destination pour vos contrats PDF.

Ensuite, appuyez sur Continuer.

Étape 6 : Partager des contrats via Gmail

Sheetgo dispose également d'une fonctionnalité qui vous permet d'envoyer ces nouveaux PDF à leurs destinataires. Dans la section ‘Partage’ de votre flux de travail, sélectionnez Courriel.

Choisissez de partager le lien d'accès à vos fichiers et de les affecter à la visualisation ou à l'édition, ou de les envoyer simplement sous forme de pièce jointe à un courrier électronique. Vous pouvez également envoyer les documents aux destinataires dynamiques dans le fichier source de votre feuille de calcul.

Par exemple, pour envoyer les contrats aux adresses électroniques figurant dans notre feuille de calcul, il suffit de sélectionner Colonne B comme colonne des destinataires. Enfin, vous pouvez personnaliser l'objet des courriels en fonction de vos besoins.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminer et sauvegarder pour enregistrer votre flux de travail.

Étape 7 : Automatiser votre flux de travail

Retourner à la page Flux de travail et cliquez sur Automatiser pour programmer des transferts automatiques vers votre générateur de contrats.

Dans le champ Automatisation, choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que Sheetgo exécute le flux de travail et vérifie si de nouveaux contrats ont été générés et envoyés.

Dans cet exemple, nous avons programmé le flux de travail pour qu'il s'exécute une fois par jour entre 16 et 17 heures, et uniquement du lundi au vendredi.

Au final, vous devriez disposer d'un dossier de contrats sous forme de Google Docs, d'un dossier de contrats sous forme de PDF, ainsi que d'e-mails envoyés aux destinataires avec les contrats en pièce jointe.

Comme votre feuille de calcul et votre modèle sont désormais liés par votre flux de travail, chaque fois que vous ajoutez de nouvelles données à la feuille de calcul, un nouveau document contractuel est automatiquement créé, téléchargé au format PDF et partagé via Gmail.

Générateur de contrats Sheetgo

Et voilà ! Un générateur automatique de contrats au format PDF est un excellent moyen de faire gagner du temps à votre entreprise tout en gardant une trace de vos différents nouveaux contrats chaque mois.

L'application Sheetgo vous aide non seulement à générer vos documents en quelques clics, mais vous fournit également les outils nécessaires pour créer continuellement de nouveaux contrats et les partager instantanément.

Pour en savoir plus sur les capacités d'automatisation de Sheetgo, consultez les articles ci-dessous !