Encontrar la forma de crear una combinación de correspondencia directamente con Google Docs es muy útil para muchos procesos empresariales. Tanto si envías cartas personalizadas a destinatarios, como contratos privados a nuevos empleados, una combinación de correspondencia te permite enviar correos electrónicos personalizados de forma masiva en cuestión de minutos, sin sacrificar un alto nivel de trabajo.
En este artículo, vamos a explorar las formas en que puedes crear una combinación de correspondencia desde Google Docs, y por qué crear una combinación de correspondencia desde Google Sheets puede ser una mejor alternativa para tu empresa para obtener una forma más directa, personalizable y eficaz de enviar correos electrónicos personalizados de forma masiva.
Cómo crear una combinación de correspondencia desde Google Docs
A diferencia de Microsoft Word, Google Docs no dispone de una función nativa de combinación de correspondencia. Esto significa que, para crear una combinación de correspondencia con Google Docs, debes combinarla con otras funciones y herramientas.
Existen dos formas principales de crear una combinación de correspondencia con Google Docs:
- Codificación: Si tiene suficiente experiencia en codificación, puede utilizar Script de Google Apps o API de Google Docs para crear su combinación de correspondencia.
- Complementos de terceros: Puedes utilizar aplicaciones de la plataforma Google Workspace que te permitan crear una combinación de correspondencia desde Google Docs. Entre ellas se incluyen complementos como Combinación de correspondencia para Google Docs, G Fusión Plus, Autócrata y Smartsheet para Google Docs.
Por qué deberías combinar correspondencia desde Google Sheets
A diferencia de Google Docs, crear una combinación de correspondencia desde Google Sheets es una alternativa mucho más accesible y sencilla que ofrece aún más ventajas. Puedes tomar cada fila de datos de la hoja de cálculo y transferirla directamente a tu correo electrónico, creando correos personalizados listos para enviar a los destinatarios.
Con Sheetgo, puedes ir un paso más allá y automatizar todo el proceso. Con un simple flujo de trabajo, Sheetgo te permite crear una combinación de correspondencia a través de Gmail de 2 formas diferentes, ¡una de ellas incluyendo también tus documentos de Google Docs!
1. Enviar un correo electrónico masivo
Sheetgo le permite crear correos electrónicos masivos personalizados directamente dentro de la herramienta en línea. Puede crear un flujo de trabajo personalizado que contenga su hoja de cálculo llena de datos personalizados, y elegir generar una plantilla de correo electrónico. Sheetgo convierte cada columna de su hoja de cálculo en una etiqueta inteligente: puede añadirlas a su plantilla de correo electrónico y Sheetgo sustituirá las etiquetas por los datos dinámicos de su hoja de cálculo.
Como resultado, puedes enviar cientos de correos electrónicos personalizados en cuestión de minutos, sin tener que utilizar Google Docs.
2. Envío de datos desde Google Doc existente
Si ya tienes tu contenido en un Google Doc existente, Sheetgo también te ofrece una forma de compartirlo como correo electrónico masivo. Puedes crear una plantilla de Google Doc con tus datos específicos y enviarla como archivo adjunto a los destinatarios a través de Gmail.
Simplemente conecta tu hoja de cálculo llena de datos a tu plantilla de Google Doc. Sheetgo transferirá los datos dinámicos de tu hoja de cálculo a la plantilla Doc, y creará un nuevo Google Doc para cada fila de datos.
Como resultado, los destinatarios recibirán un documento personalizado como archivo adjunto al correo electrónico.
Cómo crear una combinación de correspondencia con Google Docs
Encontrar una forma de crear una combinación de correspondencia que utilice Google Docs es extremadamente útil, especialmente cuando el contenido ya se encuentra en un documento de Google Doc, como una carta.
En este ejemplo, supongamos que soy director de RRHH de un colegio. Necesito enviar cartas a los padres sobre la asistencia de sus hijos a clase. Ya tengo el contenido principal de la carta en un documento de Google y todos los datos de asistencia de los alumnos en una hoja de Google.
Gracias a la plataforma en línea Sheetgo, puedo crear un flujo de trabajo que conecte estos dos archivos, transfiera los datos a Google Doc, convierta el documento a PDF (por motivos de seguridad) y, a continuación, envíe el documento como archivo adjunto a través de Gmail directamente a cada destinatario, todo ello de forma automática.
Paso 1: Registrarse en Sheetgo
Para registrarte en Sheetgo, haz clic en el botón de abajo. Puedes registrarte utilizando tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
Paso 2: Preparar la hoja de cálculo y la plantilla Docs
Debería tener dos archivos diferentes listos para conectarse a un flujo de trabajo:
1. Datos fuente de la hoja de cálculo
La hoja de cálculo debe contener todos los datos dinámicos que desea transferir a la plantilla de documento.
Por ejemplo, mi hoja de cálculo contiene datos sobre la asistencia de cada alumno, incluido su nombre, porcentaje de asistencia, número de días de baja por enfermedad, etc. Esto me permitirá crear cartas personalizadas para cada alumno.
2. Plantilla de documento
Su plantilla de documento debe contener el texto que desea tener en todos sus documentos generados. A continuación, utilice las etiquetas de Sheetgo (las cabeceras de las columnas de su hoja de cálculo) a las que desea transferir los datos dinámicos. No olvide formatear cada etiqueta con corchetes dobles - {{tag}} - para que funcione.
Como puedes ver a continuación, tengo mi plantilla de carta lista, con el texto principal escrito, y las etiquetas inteligentes donde quiero añadir datos dinámicos.
Paso 3: Crear un nuevo flujo de trabajo
Ahora que tus archivos están listos, es hora de crear tu flujo de trabajo.
En primer lugar, dirígete a la aplicación web Sheetgo. En el espacio de trabajo, haz clic en +Nuevo flujo de trabajo.
Paso 4: Conecta tus archivos
Es hora de subir tus archivos. En Seleccionar fuente haga clic en el botón Archivo único para cargar su hoja de cálculo.
En el desplegable de abajo, selecciona la pestaña de la hoja de cálculo donde se encuentran tus datos. A continuación, pulse Siguiente.
Para garantizar que sólo se genera un documento por cada fila de datos de la hoja de cálculo (es decir, para evitar la duplicación), asegúrese de que el campo Comprobar los documentos generados está activado.
Cuando estés satisfecho con los cambios, haz clic en Siguiente.
Paso 5: (Opcional) Generar versiones PDF
Sheetgo no sólo te permite enviar directamente tus documentos de Google Docs como archivos adjuntos o enlaces de acceso, sino que también los convierte a PDF automáticamente. Esta es una gran opción para aquellos que tienen documentos más adecuados para compartir en PDF, como contratos, informes o facturas. Esto se debe a que PDF es un formato universalmente compatible y más seguro - haz clic en el siguiente enlace para leer más sobre la conversión de Google Docs a PDF para obtener más información.
Para convertir los documentos recién generados en PDF, en la sección Genere sección clic PDF.
Cuando haya terminado, pulse Siguiente.
Paso 6: Compartir a través de Gmail
Ahora que ya tiene los documentos (y PDF) recién generados, puede preparar la parte de correo de la combinación de correspondencia.
En virtud de la Compartir seleccione Gmail.
- Comparte archivos y envía enlaces de acceso: Envía enlaces de acceso a tus Google Docs para que los destinatarios accedan al archivo online. Edita su nivel de permiso como Visualizador o Editor.
- Añadir archivos como adjuntos: Envía Google Docs como archivo adjunto de Word o PDF como archivo adjunto, que los destinatarios pueden descargar para acceder al archivo.
Como ya tengo los correos electrónicos de los padres en mi hoja de cálculo. Puedo elegir los Obtener dinámicamente de la columna opción. En el menú desplegable, seleccione la columna donde se encuentran las direcciones de correo electrónico. En este ejemplo, elegiré la columna A.
Cuando haya terminado, pulse Terminar y guardar.
Combinación de correspondencia de Google Docs
Y ya está. Con Sheetgo, puedes configurar una combinación de correspondencia utilizando tu Google Docs en cuestión de minutos. A partir de una simple hoja de cálculo, puedes transferir tus datos dinámicos a tu Doc y enviarlos como archivo adjunto o enlace de acceso a los destinatarios, ¡todo automáticamente!
Después de seguir estos pasos, debería poder enviar por correo electrónico masivo documentos personalizados con un aspecto similar al siguiente:
También puede ver el siguiente vídeo para aprender a enviar mensajes de correo electrónico personalizados a varios destinatarios.
Cómo hacer una combinación de correspondencia desde Google Docs
¿Quiere automatizar la generación de documentos importantes en sus procesos empresariales? Consulte nuestro artículo sobre Cómo crear un generador de contratos en PDF y Gmail?
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