Exporter plusieurs ensembles de données vers plusieurs feuilles de calcul

Lorsque les ordinateurs personnels ont été inventés, l'une des principales raisons de leur attrait était l'application tableur. Et aujourd'hui, il est presque impossible d'imaginer notre travail sans tableurs. Initialement, ils étaient principalement utilisés par un seul utilisateur en mode hors ligne. Avec Google Sheets, la transition se fait en mode multi-utilisateur en ligne. Certes, la vie est grandement facilitée par de telles avancées. L'une de ses utilisations les plus bénéfiques est la collaboration. Nous pouvons les stocker en ligne et les gérer au sein de l'équipe en utilisant des contrôles d'accès appropriés. Bien que nous ayons parcouru un long chemin avec cette innovation, il reste encore une marge de progression. Par exemple, nous ne pouvons pas encore exporter à partir de Google Sheets. Sans parler de l'exportation automatique de plusieurs ensembles de données vers plusieurs feuilles de calcul en même temps.

Pourquoi exporter depuis Google Sheets ?

Veronica est opératrice informatique dans un lycée local. Chaque semaine, l'école organise des tests sur papier dans toutes les classes pour évaluer les performances des élèves. Les élèves répondent à ces tests sur des feuilles de réponse basées sur l'OMR. Une fois le test terminé, Veronica reçoit les feuilles de réponse de tous les élèves et les traite avec son logiciel. Cela générera les scores de chaque élève et les consolidera dans un fichier CSV, qui ressemble à ceci :

Pour les avantages dont nous avons parlé au début de ce message, elle stocke ce fichier CSV sur son Google Drive. Parce qu'elle peut y accéder avec l'application Google Sheets depuis n'importe où. Ainsi, chaque fois que Veronica a un nouveau fichier CSV, elle copie les données dans Google Sheets.

Maintenant, à la fin de ce processus, chaque enseignant principal doit accéder aux notes de ses élèves. Pour illustrer cela, considérons les notes des élèves dans trois classes – 3, 4 et 5. Garrett, Henry et Theresa sont les enseignants principaux respectivement. Garrett s'intéresserait aux notes de la 3e année, et il n'a pas vraiment besoin des notes des autres années. Il en va de même pour Henry et Theresa. La ségrégation manuelle des données et leur partage en conséquence avec les parties prenantes requises est une option, mais pas idéale. De plus, lorsqu'elle doit le faire avec une plus grande fréquence et lorsqu'il y a de nombreuses classes à gérer.

Solution : automatiser le processus avec Sheetgo

Le module complémentaire Sheetgo pour Google Sheets fait passer la connexion entre feuilles de calcul à un autre niveau. Il permet d'importer, d'exporter, de fusionner ou d'empiler des données, et prend en charge automatiquement tout le travail que Veronica devait faire à la main. Nous pouvons l'installer dans Google Sheets avec le bouton ci-dessous :

Une fois cela fait, nous pouvons configurer l'export de plusieurs jeux de données depuis Google Sheets selon la fréquence et les conditions de filtre prédéfinies. L'export se fait de la feuille de calcul actuelle vers d'autres feuilles, les nôtres comme celles d'autres utilisateurs.

Configuration : Étapes pour exporter depuis Google Sheets

Aux fins de démonstration, nous utiliserons quatre feuilles de calcul telles que listées ci-dessous.

1. Toutes les notes – Scores
2. Troisième année – Notes
3. Quatrième année – Notes
4. Cinquième année – Notes

Nous allons essayer de configurer la fonctionnalité d'exportation automatique à partir de Toutes les notes – Scores fichier aux trois fichiers suivants. Mais avant cela, Veronica importe les données de scores en utilisant la procédure expliquée dans ce poster. Voici à quoi cela ressemble après avoir importé les données du fichier CSV à l'aide du complément Sheetgo.

Veuillez noter que les fichiers correspondant aux classes de troisième, quatrième et cinquième années sont des fichiers externes (c'est-à-dire que d'autres utilisateurs les ont partagés avec un contrôle d'accès en édition).

Nous essaierons avec le Troisième année – Notes Fichier d'abord. Ci-dessous se trouve la séquence des étapes pour ce faire.

1. Démarrez Sheetgo et initiez une connexion de lien d'exportation

Si ce n'est pas déjà fait, allez dans Modules complémentaires > Sheetgo > Démarrer, pendant que nous sommes sur Toutes les notes – Scores fichier, pour lancer le module complémentaire Sheetgo. Cela ouvrira la barre latérale Sheetgo, similaire à celle montrée dans le deuxième instantané. Placez le pointeur de la souris sur le cercle vert avec un plus, et cliquez sur Exporter option.

2. Lier la feuille source au fichier de destination auquel nous devons envoyer les données

Cliquez sur le bouton Connecter option. Cela nous mènera par défaut à la liste des fichiers mis à jour le plus récemment. Si nous ne voyons pas le fichier que nous voulons, nous pouvons rechercher le fichier dans Google Drive en utilisant la fonction de recherche. Pour cet exemple, nous sélectionnons Troisième année – Notes fichier de la ‘ Feuille de calcul de destination ’, puis pour la ‘ Feuille source ’, choisissez Student_Test_Scores.csv.

Nous arrivons alors à l'écran des paramètres. Ici, nous pouvons sélectionner la fréquence des mises à jour dans le Mise à jour automatique section. Nous la changeons en Hebdomadaire car Véronique met à jour le CSV chaque semaine. Pour éviter toute confusion avec les connexions à venir, changeons le nom de la connexion en Notes_Troisième_Année.

3. Ajoutez la condition de filtre pour l'exportation sélective des données et créez une connexion

Pour ce faire, nous devrons peut-être faire défiler un peu la barre latérale jusqu'à ce que nous voyions Filtrer par Par défaut, il affiche “ Aucun filtre actif ”. Cliquez sur modifier pour ajouter une condition. D'après l'image précédente, nous nous rendons compte que le champ Note se trouve dans la colonne B. Puisque nous devons créer un filtre basé sur la Note, nous nous assurons qu'il s'agit de “ Colonne B : Note ” dans le premier menu déroulant. Ensuite, nous nous assurons que la deuxième et la troisième option sont respectivement “ Le nombre est égal à ” et “ 3 ”. Ensuite, nous cliquons sur OK.

La section Filtrer par affiche maintenant “ Le nombre de la colonne B est égal à 3 ”. Enfin, pour établir le lien qui permet d'exporter plusieurs jeux de données, nous cliquons CONNECTER bouton.

Ce faisant, nous remarquons qu'en quelques secondes Sheetgo crée une nouvelle connexion dont le statut affiche “ Dernière mise à jour : Il y a un instant ”.

Félicitations ! Nous venons d'exporter une liste filtrée de notes spécifiques à la troisième année ! Vérifions la Troisième année – Notes fichier pour voir si les données ont été transférées.

Oui, c'est le cas ! Nous voyons que Sheetgo crée une nouvelle feuille (le nom sera le même que celui de la connexion), et y place en conséquence uniquement les données de la troisième année.

Créer d'autres connexions

Nous répétons les étapes ci-dessus pour créer des connexions pour d'autres fichiers, afin d'exporter plusieurs ensembles de données, mais avec quelques différences.

• Nous choisissons Quatrième année – Notes et Cinquième année – Notes fichiers à exporter des données spécifiques aux quatrième et cinquième années.
• Les critères de filtrage pour les fichiers des quatrième et cinquième années dans le Filtrer par Les sections sont respectivement “ Le nombre de la colonne B est égal à 4 ” et “ Le nombre de la colonne B est égal à 5 ”.

Une fois terminé, voici à quoi ressemble la liste des connexions.

Ci-dessous figurent les captures d'écran des autres fichiers avec les données mises à jour pour chaque niveau scolaire.

Ainsi, nous avons configuré le module complémentaire Sheetgo pour exporter plusieurs ensembles de données, sur une base hebdomadaire, sous réserve de critères de filtrage de notes spécifiques. Avec cette configuration en place, tout ce que Veronica a à faire maintenant est de mettre à jour le fichier CSV. Et, elle n'a plus à s'inquiéter d'autres choses.